À la date « Commencer la prévision » définie pour votre cycle de paie projeté ou ultérieurement, vous pouvez effectuer une exportation de la paie projetée que vous importerez par la suite dans votre programme de traitement de la paie afin de générer la paie des employés. Pour réduire les risques d'erreur et le nombre d'ajustements de rapprochement requis après la clôture de la période, vous devriez effectuer les premières étapes du processus de fin de période avant de générer votre exportation de la paie projetée.

Chaque étape du processus de fin de période permet de vérifier si les données de la période de paie contiennent certains types d'erreurs ou d'exceptions bien précis. Dans les pages des opérations de fin de période, le système vous fera part de tout problème décelé et vous présentera des liens, des boutons et/ou des instructions pour vous aider à le résoudre. Étant donné que les pages servant à exécuter les opérations de fin de période vous offrent des instructions détaillées à l'écran, nous vous donnerons uniquement de brèves descriptions de chacune d'elles dans les paragraphes qui suivent. Pour obtenir plus de détails à propos d'une étape, cliquez dessus afin d'afficher le texte déroulant qui s'y rapporte.

Remarques :
La procédure décrite ci-dessous ne doit être exécutée que lorsque la projection de paie a été entamée pour un cycle de paie donné, ou ultérieurement. Si vous êtes incertain de la date à laquelle la projection doit commencer, vérifiez dans le Calendrier des cycles de paie projetés.

Même si la marche à suivre pour préparer votre cycle de paie en vue d'une exportation de la paie projetée est semblable aux étapes de fin de période, elle comporte certaines différences importantes par rapport à celles-ci. Par exemple, vous ne devez pas tenter de résoudre les exceptions relatives aux entrées non approuvées sur les fiches de présence des employés, car ces derniers continueront d'entrer des heures pour le reste de la période de paie et leurs approbations seront annulées par leurs entrées futures. De plus, veuillez noter que seules les exceptions relatives aux entrées de la fiche de présence pour les jours non projetés (c'est-à-dire les jours antérieurs à la date de début de la projection) doivent être résolues à cette étape du cycle de paie projeté. Si vous attendez qu'un superviseur résolve une exception pour un jour projeté, vous pouvez tout de même continuer le traitement de votre paie projetée. En effet, le système utilise uniquement les heures projetées à partir de la date de début de la projection et pour les jours qui suivent lorsqu'il effectue l'exportation de la paie projetée, et ce, même si ces journées comportent des paires de poinçons (et même des exceptions).

Lorsque vous effectuez la projection de la paie, évitez de verrouiller la période de paie ou de vous rendre au-delà de l'étape 5 des opérations de fin de période avant que la période de paie n'ait atteint sa date de fin et que vous soyez prêt à la fermer. Pour obtenir des renseignements concernant cette phase du processus de projection de la paie, reportez-vous à la rubrique Clôture d'une période d'un cycle de paie projeté.

Pour effectuer les vérifications de fin de période en vue de l'exécution d'une exportation de la paie projetée :

  1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Fin de la période.

  3. Dans la liste de cycles de paie de la page Fin de la période, cliquez sur le lien Une étape à la fois pour le cycle de paie pour lequel vous voulez préparer la paie projetée. La page Opérations de fin de période s'ouvrira à l'étape 1 : Vérifier les événements en attente.

Remarques :
Pour exécuter correctement cette procédure, n'utilisez pas le lien Automatiquement pour exécuter les étapes de Fin de période. Lorsque ce lien est utilisé, le processus peut dépasser l'étape 5 et causer le verrouillage du cycle de paie et la création d'un fichier d'exportation. Le cycle de paie doit rester déverrouillé jusqu'à l'échéance de la période de paie correspondante afin que les employés puisse entrer leurs heures et leurs présences. Si, par inadvertance, vous verrouillez le cycle de paie, cliquez tout simplement sur le bouton Déverrouiller le cycle de paie. Une fois l'étape 5 terminée, vous quitterez l'interface des opérations de fin de période et vous vous rendrez à la section Exportation de l'application afin de créer un fichier d'exportation de la paie projetée.

La page Opérations de fin de période présente une série d'étapes qui doivent être exécutées dans l'ordre. Si une étape ne s'applique pas en vertu de la configuration de ezLaborManager utilisée par votre entreprise, elle sera marquée comme une « Option non disponible » et sera sautée. Vous devez exécuter chaque étape dans l'ordre où elle se présente, mais vous pouvez au besoin revenir aux étapes précédentes.

  1. À la page Étape 1 : Vérifier les événements en attente, résolvez tous les événements en attente (par exemple, les fiches de présence non traitées), puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

  2. À la page Étape 2 : Vérifier les exceptions liées à la paie, résolvez toutes les exceptions relatives à la paie (telles que les exceptions de type Approbation de la paie requise et Excède le nombre d'heures de cumul permis), puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarques : À cette étape du processus de projection de la paie, ignorez simplement les exceptions de type Employés dont la fiche de présence n'est pas approuvée.

  3. À la page Étape 3 : Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons, résolvez toutes les exceptions aux paires de poinçons (comme les approbations des superviseurs manquantes et les poinçons manquants, les départs anticipés ou autres erreurs dans la fiche de présence). Une fois que vous avez réglé toutes les exceptions de ce type, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarque : Vous devez résoudre toutes les exceptions relatives aux paires de poinçons avant de pouvoir passer à l'étape suivante. Lorsque vous avez sélectionné les solutions appropriées et/ou modifié les paires de poinçons qui faisaient l'objet d'exceptions, cliquez sur 3. Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons dans le menu de gauche pour répéter les étapes et vérifier si toutes les exceptions ont bel et bien été enrayées. Le cas échéant, cliquez sur le bouton Étape suivante.

  4. À la page Étape 4 : Vérifier les exceptions concernant les présences, effectuez toutes les opérations nécessaires relativement aux présences. Une fois que vous avez réglé toutes les exceptions de ce type, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarque : Cette étape ne sera disponible que si votre entreprise a configuré l'application ezLaborManager de façon à ce qu'elle effectue le suivi des présences. Si ce n'est pas le cas, le système passera directement à l'étape 5 : Vérifier le rapprochement de paie lorsque vous cliquerez sur le bouton Étape suivante à l'étape 3.

  5. À la page Étape 5 : Vérifier le rapprochement de paie, si le système vous indique qu'il existe des entrées non rapprochées, vous devrez accepter ou rejeter chaque entrée.

    Remarques :
    NE cliquez PAS sur le bouton Étape suivante lorsque vous avez complété l'étape 5.

    Si vous effectuez le traitement de la première paie projetée d'un cycle de paie, il n'y aura pas d'entrées de rapprochement, car ces dernières sont fondées sur la paie projetée de la période de paie précédente.

Maintenant que vous avez enrayé toutes les exceptions relatives à la période de paie à ce jour, vous êtes prêt à effectuer l'exportation de la paie projetée. Cette exportation se fera en dehors des opérations de fin de période normales pour vous éviter d'avoir à verrouiller le cycle de paie. (Vous devez laisser le cycle de paie ouvert puisque les employés continueront d'enregistrer leurs heures dans le système jusqu'à la fin de la période de paie.)

Étape suivante : Génération des rapports avant d'exporter la paie projetée