Il importe de garder les cycles de paie à jour. Si vous omettez de clore définitivement un cycle de paie avant la date de fin de la période de paie suivante, les employés ne pourront plus entrer leurs heures de travail dans le système et certaines opérations de ezLaborManager se désactiveront. Pour vous aider à vous rappeler d'effectuer les opérations de fin de période et de passer au cycle de paie suivant au moment prescrit, vous pouvez activer et configurer des avis relatifs au cycle de paie. Ainsi, lorsque certaines conditions seront remplies, des avertissements et/ou des messages d’erreur s’afficheront à la page Fin de la période et dans la section Avis destinés aux administrateurs de l’onglet Accueil des Services aux administrateurs. Vous pouvez aussi configurer l’application ezLaborManager de sorte qu’elle envoie ces avis par courriel aux personnes de votre choix.

ezLaborManager peut générer deux types d’alertes relatifs au cycle de paie :

• Avertissement - Ces avis sont produits quelques jours avant la date de fin de la période de paie suivante. Vous pouvez définir le nombre de jours limite à partir de la page Options d'avis relatif au cycle de paie, et ce nombre peut être différent pour chaque période de paie. Ces messages rappellent aux administrateurs qu'ils doivent exécuter les opérations de fin de période avant la date de fin de la période de paie suivante. Les avertissements qui s'affichent dans la section Avis destinés aux administrateurs de l'onglet Accueil des Services aux administrateurs indiquent combien de jours il reste avant la fin de la période de paie suivante.

• ERREUR - Les avis d'erreur sont produits lorsque la date de fin de la période de paie suivante est dépassée. Ils indiquent qu'il est désormais impossible d'entrer les heures de travail des employés pour les dates ultérieures à la date de fin de la période et que divers processus de ezLaborManager ont été désactivés. Les avis de type ERREUR qui s'affichent dans la section Avis destinés aux administrateurs de l'onglet Accueil des Services aux administrateurs indiquent combien de jours se sont écoulés depuis la fin de la période de paie suivante.

Pour configurer des avis relatifs au cycle de paie :

1. Dans la page des Services aux administrateurs, cliquez sur l'onglet Administration.

2. Sous le titre Paie de l'onglet de deuxième niveau Maintenance, cliquez sur le lien Fin de la période.

3. Dans la colonne Options de notification de la page Fin de la période, cliquez sur le lien Désactivés ou Activés en regard de la période de paie pour laquelle vous voulez configurer les options des avis relatifs au cycle de paie. La page Options d'avis relatif au cycle de paie s'ouvrira.

4. Si vous voulez que des avis relatifs au cycle de paie soient produits, cochez la case Avis activés. Les avis s'afficheront à la page Fin de la période et dans la section Avis destinés aux administrateurs de l'onglet Accueil des Services aux administrateurs à la fin du cycle de paie, lorsque les limites définies auront été atteintes.

Astuce : Si cette case est cochée et que vous ne souhaitez pas que le système génère des avis, décochez-là, puis cliquez sur le bouton Soumettre. Si vous procédez ainsi, sautez les autres étapes de la procédure décrite ci-dessous.

5. Dans le champ Adresses de courriel des destinataires des avis, entrez l'adresse complète de la personne à qui vous voulez faire parvenir les avis relatifs au cycle de paie, sélectionnez la culture à privilégier pour ce destinataire dans le menu déroulant prévu à cette fin et cliquez sur le bouton Ajouter. La page s'actualisera et vous verrez que l'adresse de courriel aura été ajoutée à la liste. Répétez cette étape autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres destinataires.

   Remarque : Il n'est pas obligatoire d'entrer des adresses de courriel, et ce, même si vous avez activé les avis relatifs au cycle de paie. Si vous n'entrez pas d'adresses mais que vous avez coché la case Avis activés, les avis ne seront pas envoyés par courriel, mais ils s'afficheront dans la section Avis destinés aux administrateurs de l'onglet Accueil des Services aux administrateurs et à la page Fin de la période.

6. Pour retirer un destinataire, cliquez sur son adresse, puis cliquez sur le bouton Supprimer pour l'enlever de la liste.

7. Si vous voulez changer le moment où seront générés les avis, précisez dans la case Début des avis le nombre de jours ouvrables qui doivent séparer la fin de la période de paie suivante du moment où le système produira ces avis.

   Remarques :
   Cette case n'aura d'incidence que sur les avertissements générés pour le cycle de paie. Les messages d'erreur, quant à eux, sont toujours générés à la date de fin de la période suivante.
   
   La valeur entrée dans cette case représente le nombre de jours ouvrables et non le nombre total de jours civils.

8. Cliquez sur le bouton Soumettre.