Lorsque vous travaillez dans la fiche de présence d'un employé, vous pouvez l'afficher dans sa version imprimable.

Pour imprimer la fiche de présence d'un employé :

1. Dans la page des Services aux administrateurs, cliquez sur l'onglet Administration.

2. Sous le titre Fiche de présence de l'onglet de deuxième niveau Maintenance, cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence pour ouvrir la page du même nom. (Si le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvre en mode Employés multiples, cliquez sur le lien Afficher un seul employé, dans le coin supérieur droit de la page.)

3. Cliquez sur le bouton (devant le bouton Trouver). La page Consultation – ID de l'employé s'ouvrira.

Astuces :
La fenêtre Consultation – ID de l'employé énumère uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le dossier. Les éléments de la liste s'affichent dans l'ordre défini par le filtre d'employé. Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'affichage en cliquant sur le titre de la colonne Nom, Prénom ou ID de l'employé.

Pour trouver le nom d'un employé en particulier, sélectionnez d'abord l'élément Nom dans le menu déroulant Colonne, puis entrez le nom de l'employé dans le champ Recherche et cliquez sur le bouton . Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton , l'option de recherche (Nom dans cet exemple) sera enregistrée comme valeur par défaut du champ Colonne pour toutes les fenêtres de consultation par ID d'employé. Bien sûr, vous pouvez aussi sélectionner les éléments Prénom ou ID de l'employé dans le menu déroulant Colonne, et entrer l'information correspondante avant de cliquer sur le bouton . Quel que soit votre choix, il deviendra la nouvelle valeur par défaut.

Si vous ne parvenez pas à trouver l'employé voulu, vérifiez les paramètres du filtre d'employé actif.

4. Sélectionnez l'employé dont vous voulez imprimer la fiche de présence.

5. Dans le menu Intervalle pour les dates de paie, sélectionnez la période comprenant les données que vous voulez imprimer. Vous pouvez choisir une plage de dates prédéfinie (par exemple, Période de paie en cours ou Période de paie précédente) ou utiliser les boutons pour définir une plage de dates personnalisée. Si vous optez pour une plage prédéfinie, le Gestionnaire des fiches de présence s'actualisera dès que vous aurez fait votre choix. Toutefois, si vous entrez une plage de dates personnalisée, vous devrez cliquer sur le bouton Trouver pour mettre à jour la page après avoir indiqué les dates de début et de fin.

6. Cliquez sur le lien Version imprimable dans le haut de la page du Gestionnaire des fiches de présence pour ouvrir la fenêtre Affichage de la fiche de présence de (nom de l'employé).

Remarques :
La version imprimable d'une fiche de présence contient l'information suivante :

- Période couverte par la fiche de présence
- Nom du superviseur de l'employé
- ID de la paie de l'employé
- Code d'entreprise de l'employé
- Sommaire des heures
- Détails sur la fiche de présence
- Sommaire des gains supplémentaires
- Détails sur les gains supplémentaires
- Section Signatures (pour approuver manuellement la fiche de présence)

Vous pouvez réduire une section de la fenêtre en cliquant sur le bouton en regard de la section voulue. Les sections réduites ne seront pas imprimées. Pour développer une section réduite, cliquez sur le bouton en regard du titre de cette section.

La section Signatures prévoit un espace pour permettre à l'employé et à son superviseur de signer une copie imprimée de la fiche de présence, ce qui s'avère utile lorsqu'une approbation manuelle est requise. La section Signatures est réduite par défaut. Pour imprimer cette section, cliquez sur le bouton avant d'imprimer la fiche.

Si la fiche de présence n'a pas encore été traitée par le système, un message s'affichera en haut de l'écran pour vous indiquer que l'information qu'elle contient risque de changer lors du traitement.

7. Pour imprimer la fiche de présence de l'employé, cliquez sur le bouton Imprimer, tout en haut de la fenêtre.