Pour préparer la paie avant la fin d'une période de paie, vous devez créer une exportation de la paie projetée comprenant les données réelles figurant sur les fiches de présence des employés pour les jours passés et les heures projetées pour les journées ultérieures. Cette exportation peut être faite à la date « Commencer la projection » définie pour votre cycle de paie projeté, ou ultérieurement. Si vous êtes incertain de la date à laquelle la projection de paie doit commencer, vérifiez dans le Calendrier des cycles de paie projetés.

Avant d'effectuer une exportation de la paie projetée, vous devez :

Une fois que vous avez exécuté la procédure décrite ci-dessus, effectuez les étapes suivantes pour exporter la paie projetée pour le cycle de paie voulu :

  1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Exportations.

  3. Dans la page Exportations, cliquez sur le bouton Nouvelle exportation, dans la partie droite de la page.

  4. Dans le champ dDescription de la page Nouvelle exportation, entrez une courte phrase pour identifier l'exportation. ADP recommande d'inclure le nom du cycle de paie exporté. Cette description devrait préciser que l'exportation contient des données relatives à la paie projetée et devrait mentionner le nom et la date du cycle de paie (par exemple, « Cycle de paie bihebdomadaire projeté, 6/9/06 »).

  5. Dans le menu déroulant Type d'exportation, sélectionnez le modèle d'exportation de la paie projetée que vous avez créé pour ce cycle de paie.

Remarque : Le modèle d'exportation utilisé doit être configuré pour exporter la paie projetée (et pas seulement les heures de travail déclarées). Pour en savoir plus à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Création d'un modèle d'exportation pour la paie projetée.

  1. Dans le champ Utilisateur averti par message après exécution, cliquez sur le bouton. Dans la fenêtre Consultation-utilisateur, sélectionnez les destinataires qui recevront le message à la fin de l’exportation. L’avis par courriel comprend le nombre d’enregistrements exportés, le nombre d’enregistrements sautés en raison d’erreurs, et un numéro de confirmation d’exportation. Ce champ est facultatif et par défaut les adresses spécifiées dans le modèle sont utilisées.

  2. Dans le champ Adresse courriel pour avis supplémentaire d’exécution, entrez ou modifiez l'adresse de courriel où sera envoyé l'avis lorsque l'exportation sera terminée. Cet avis indique le nombre d'entrées exportées, le nombre d'entrées sautées en raison de la présence d'erreurs et le numéro de confirmation de l'exportation. Ce champ est facultatif et contient par défaut l'adresse de courriel définie dans le modèle, le cas échéant.

  3. Cliquez sur le bouton Soumettre.

Remarques :
Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre, la page Exportations s'ouvrira. Vous trouverez l'exportation que vous venez d'effectuer en tête de la liste d'exportations, et vous verrez l'icône Non traitée dans la colonne d'état. Cette icône vous indique que le processus d'exportation n'a pas encore débuté. Après quelques minutes, cliquez sur l'élément Exportations du menu de gauche. L'icône Traitement effectué sans aucune erreur s'affichera dans la colonne d'état si l'exportation s'est déroulée avec succès.

Lorsque l'exportation aura été traitée, le nombre total d'erreurs (le cas échéant) qui se seront produites au cours du processus s'affichera dans la colonne Erreurs. Cliquez sur le chiffre figurant dans cette colonne pour obtenir des renseignements détaillés sur chacune des erreurs. Si les erreurs sont minimes, vous pourrez télécharger votre fichier exporté sans avoir à les corriger. Si vous devez corriger une ou plusieurs erreurs dans vos données exportées, supprimez le fichier d'exportation, effectuez les corrections nécessaires et créez un nouveau fichier d'exportation.

  1. Pour télécharger un fichier contenant les données exportées, cliquez sur l'icône Télécharger dans la colonne Télécharger.

  2. Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier, cliquez sur le bouton Enregistrer.

  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez l'emplacement où vous voulez enregistrer votre fichier, prenez-en note, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Astuce : Enregistrez le fichier à l'endroit d'où votre programme de traitement de la paie télécharge les importations de paie. Dans la plupart des cas, le chemin d'accès sera le suivant : C:/adptlmdata.

  1. Suivez la procédure d'importation de votre programme de traitement de la paie afin d'importer les données de la paie projetée et de générer la paie.

Remarque : Une fois que vous avez produit avec succès une exportation de la paie projetée et que vous avez utilisé l'importation correspondante pour générer la paie, il est très important que vous évitiez d'effectuer d'autres exportations pour ce cycle de paie. Si vous le faisiez, ezLaborManager ne pourrait pas effectuer le rapprochement de la paie projetée après la clôture de la période de paie.