Pour vous aider à vous rappeler d'effectuer  les opérations préparatoires de la mise en paiement au moment prescrit, vous pouvez activer des avis relatifs au cycle de paie. Vous pouvez aussi configurer l’application ezLaborManager de sorte qu’elle envoie ces avis par courriel aux personnes de votre choix.

ezLaborManager peut générer deux types d’alertes relatifs au cycle de paie :

• Avertissement - . La date de la prochaine période de paiement est proche, vous devez donc vous préparer au paiement et avancer aussi rapidement que possible à la période de paie suivante. Si ces tâches ne sont pas accomplies avant la date affichée dans la colonne Prochaine période, ezLaborManager ne sera plus en mesure d’accepter les données timecard.

• ERREUR - La date affichée dans la colonne Fin de la prochaine période est dépassée. Les temps ne peuvent plus être rentrés pour les dates postérieures à la date de fin de la période suivante, si bien que les employés ne peuvent plus entrer leurs horaires quotidiens. Diverses procédures d’ezLaborManager ont été désactivées et ne seront pas exécutables, sauf si vous avancez le cycle de paie à la période de paie suivante.

Pour configurer des avis relatifs au cycle de paie :

1. Dans la page Accueil du gestionnaire, C cliquez sur l’icône Préparation au paiement. Le statut actuel des avis relatifs au cycle de paie est affiché à côté des Options de notification pour chaque cycle de paie listé sur la page qui s’ouvre. Le statut peut être Activé ou Désactivé.

2. Cliquez sur le lien Options à côté des Options de notification pour configurer les avis relatifs à un cycle de paie. La page Options de notification du cycle de paie s’ouvre.

3. Si vous voulez que des avis relatifs au cycle de paie soient produits, cochez la case Avis activés. Les avis s'afficheront à la page Fin de la période et dans la section Avis destinés aux administrateurs de l'onglet Accueil à la fin du cycle de paie, lorsque les limites définies auront été atteintes.

4. Dans le champ Adresses de courriel des destinataires des avis, entrez l'adresse complète de la personne à qui vous voulez faire parvenir les avis relatifs au cycle de paie, sélectionnez la culture à privilégier pour ce destinataire dans le menu déroulant prévu à cette fin et cliquez sur le bouton Ajouter. La page s'actualisera et vous verrez que l'adresse de courriel aura été ajoutée à la liste. Répétez cette étape autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres destinataires.

Astuce : Si vous ne souhaitez pas que le système génère des avis, décochez la case Notifications activées  puis cliquez sur le bouton Soumettre. Si vous procédez ainsi, sautez les autres étapes de la procédure décrite ci-dessous.

5. Dans le champ Adresses de courriel des destinataires des avis, entrez l'adresse complète de la personne à qui vous voulez faire parvenir les avis relatifs au cycle de paie, sélectionnez la culture à privilégier pour ce destinataire dans le menu déroulant prévu à cette fin et cliquez sur le bouton Ajouter. La page s'actualisera et vous verrez que l'adresse de courriel aura été ajoutée à la liste. Répétez cette étape autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres destinataires.

   Remarque : Il n'est pas obligatoire d'entrer des adresses de courriel. Si vous n'entrez pas d'adresses, les avis ne seront pas envoyés par courriel, mais ils s'afficheront dans la section Avis destinés aux administrateurs de l'onglet Accueil.

6. Pour retirer un destinataire, cliquez sur son adresse, puis cliquez sur le bouton Supprimer pour l'enlever de la liste.

7. Si vous voulez changer le moment où seront générés les avis, précisez dans la case Début des avis le nombre de jours ouvrables qui doivent séparer la fin de la période de paie suivante du moment où le système produira ces avis.

   Remarques :
   Cette case n'aura d'incidence que sur les avertissements générés pour le cycle de paie. Les messages d'erreur, quant à eux, sont toujours générés à la date de fin de la période suivante.
   
   La valeur entrée dans cette case représente le nombre de jours ouvrables et non le nombre total de jours civils.

8. Cliquez sur le bouton Soumettre.