Même si la projection de paie vous permet d'exporter des données de paie avant la fin d'une période, cette dernière doit demeurer ouverte jusqu'à la fin pour que les employés puissent continuer d'entrer leurs heures de travail réelles. Après la date de fin de la période de paie, vous devez verrouiller cette dernière afin de passer à la période suivante.

La procédure permettant de clore une période de paie est semblable à celle que vous avez suivie plus tôt dans le processus de traitement de la paie projetée. Avant d'exporter vos données de paie, vous avez exécuté les étapes 1 à 5 des opérations de fin de période afin de déceler et de corriger les erreurs qui auraient pu se glisser dans les données de la période de paie. Lorsque celle-ci prend fin, vous devez exécuter de nouveaux ces étapes pour vérifier l'intégrité des données et les changements apportés après la génération de la paie projetée. Vous devez aussi effectuer les étapes restantes des opérations de fin de période pour fermer votre période de paie, lesquelles comprennent le verrouillage de la période (étape 6) et le passage à l'étape suivante (étape 7).

Remarque : Même si vous devez effectuer l'étape 6 : Vérifier l'exportation de la paie pour verrouiller le cycle de paie et passer à l'étape 7, assurez-vous de ne pas générer une nouvelle exportation de la paie pour la période sur laquelle vous travaillez. La fonction de rapprochement de ezLaborManager compare la dernière exportation créée pour la période de paie aux heures réelles déclarées par vos employés. Par conséquent, si vous faites une nouvelle exportation, les ajustements de rapprochement créés par ezLaborManager ne seront pas exacts puisqu'ils ne seront pas fondés sur le rapport que vous avez utilisé pour générer la paie.

Chaque étape du processus de fin de période permet de vérifier si les données de la période de paie contiennent certains types d'erreurs ou d'exceptions bien précis. Dans les pages des opérations de fin de période, le système vous fera part de tout problème décelé et vous présentera des liens, des boutons et/ou des instructions pour vous aider à le résoudre. Étant donné que les pages servant à exécuter les opérations de fin de période vous offrent des instructions détaillées à l'écran, nous vous donnerons uniquement de brèves descriptions de chacune d'elles dans les paragraphes qui suivent. Pour obtenir plus de détails à propos d'une étape, cliquez dessus afin d'afficher le texte déroulant qui s'y rapporte.

Remarque : La procédure décrite ci-dessous ne doit être exécutée qu'après la date de fin de la période de paie. Elle vous permet de verrouiller la période de façon à ce qu'aucune modification ne puisse plus y être apportée. Assurez-vous que tous les employés ont eu l'occasion d'entrer leurs heures pour cette période de paie avant d'entreprendre les étapes décrites ci-dessous.

Pour effectuer les opérations de fin de période pour une période de paie projetée :

  1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Fin de la période.

  3. Dans la liste de cycles de paie de la page Fin de la période, cliquez sur le lien Une étape à la fois pour le cycle de paie pour lequel vous voulez préparer la paie projetée. La page Opérations de fin de période s'ouvrira à l'étape 1 : Vérifier les événements en attente.

Remarque : Ne pas utiliser le lien Automatiquement pour exécuter les étapes de Fin de période de cette procédure. Lorsque ce lien est utilisé, le processus peut dépasser l’étape 6 et empêcher de vérifier si le bon fichier d'exportation de la paie figure sans la liste de la page Vérification des exportations de paie.   

La page Opérations de fin de période présente une série d'étapes qui doivent être exécutées dans l'ordre. Si une étape ne s'applique pas en vertu de la configuration de ezLaborManager utilisée par votre entreprise, elle sera marquée comme étant « Option non disponible » et sera sautée. Vous devez exécuter chaque étape dans l'ordre où elle se présente, mais vous pouvez au besoin revenir aux étapes complétées précédemment.

  1. À la page Étape 1 : Vérifier les événements en attente, résolvez tous les événements en attente (par exemple, les fiches de présence non traitées), puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

  2. À la page Étape 2 : Vérifier les exceptions liées à la paie, résolvez toutes les exceptions relatives à la paie (telles que les exceptions de type Approbation de la paie requise et Excède le nombre d'heures de cumul permis), puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarque : Vous n'avez pas besoin de résoudre les exceptions de type Employés dont la fiche de présence n'est pas approuvée.

  3. À la page Étape 3 : Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons, résolvez toutes les exceptions aux paires de poinçons (comme les approbations des superviseurs manquantes et les poinçons manquants, les départs anticipés ou autres erreurs dans la fiche de présence). Une fois que vous avez réglé toutes les exceptions de ce type, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarque : Vous devez résoudre toutes les exceptions relatives aux paires de poinçons avant de pouvoir passer à l'étape suivante. Lorsque vous avez sélectionné les solutions appropriées et/ou modifié les paires de poinçons qui faisaient l'objet d'exceptions, cliquez sur 3. Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons dans le menu de gauche pour répéter les étapes et vérifier si toutes les exceptions ont bel et bien été enrayées. Le cas échéant, cliquez sur le bouton Étape suivante.

  4. À la page Étape 4 : Vérifier les exceptions concernant les présences, effectuez toutes les opérations nécessaires relativement aux présences. Une fois que vous avez réglé toutes les exceptions de ce type, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarque : Cette étape ne sera disponible que si votre entreprise a configuré l'application ezLaborManager de façon à ce qu'elle effectue le suivi des présences. Si ce n'est pas le cas, le système passera directement à l'étape 5 : Vérifier le rapprochement de paie lorsque vous cliquerez sur le bouton Étape suivante à partir de l'étape 3.

  5. À la page Étape 5 : Vérifier le rapprochement de paie, si le système vous indique qu'il existe des entrées non rapprochées, vous devrez accepter ou rejeter chaque entrée. S'il n'y a aucune entrée à passer en revue, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarques :
    Si l'application de votre entreprise n'a pas été configurée pour utiliser la fonction de rapprochement, cette étape sera sautée.

    Si vous effectuez le traitement de la première paie projetée d'un cycle de paie, il n'y aura pas d'entrées de rapprochement, car ces dernières sont fondées sur la paie projetée de la période de paie précédente.

  6. À la page Étape 6 : Vérifier l'exportation de la paie, vérifiez si l'exportation de la paie projetée que vous avez utilisée pour générer la paie plus tôt au cours de la période de paie est présente dans la liste, puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarques :
    NE     cliquez PAS sur le lien Exécuter l'exportation de la paie pour créer une nouvelle exportation de paie pour cette période. La fonction de rapprochement compare la dernière exportation créée pour la période de paie aux heures réelles déclarées par vos employés. Par conséquent, si vous faites une nouvelle exportation, les ajustements de rapprochement créés par ezLaborManager ne seront pas exacts puisqu'ils ne seront pas fondés sur le rapport que vous avez utilisé pour générer la paie.

    Si vous ne voyez aucune exportation de la paie dans la liste, c'est que vous n'avez pas effectué d'exportation de la paie projetée. Pour obtenir des instructions à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Génération de l'exportation de la paie projetée.

  7. À la page Étape 7 : Passer à la période suivante, cochez les cases pertinentes pour confirmer que vous avez bel et bien effectué chaque étape du processus.

  8. Lorsque vous vous êtes assuré que toutes les étapes ont été exécutées avec succès, cliquez sur le bouton Passer à la période suivante. La page Fin de période s'ouvrira, affichant l'état « Passage à la période suivante en cours » pour la période de paie. Quand le passage aura été effectué avec succès, l'état changera à « Ouvert » et les dates de la période de paie courante et de la suivante s'actualiseront.

    Remarque :
    Le bouton Passer à la période suivante ne vous sera pas accessible tant que vous n'aurez pas coché la dernière case de l'étape 7 pour confirmer que vous avez bel et bien exporté la paie.

    Le fait de cliquer sur le bouton Passer à la période suivante ferme définitivement la période de paie et fait passer son désignatif de « période de paie en cours » à « période de paie passée ».