Remarque : Dans cette section, l'on suppose que vous êtes le superviseur désigné comme évaluateur principal de l'employé demandeur, mais la marche à suivre serait presque identique si vous étiez appelé à évaluer une demande en n'étant pas l'évaluateur principal. La différence principale réside dans le fait que les évaluateurs principaux reçoivent des avis dans leur boîte de réception chaque fois que l'état des demandes de leurs employés change. Dans certains cas, un évaluateur général pourrait recevoir un message dans sa boîte de réception pour lui demander de passer en revue une demande qui n'a pas encore été traitée par l'évaluateur principal. Toutefois, la plupart du temps, seul le superviseur immédiat du demandeur recevra les messages concernant les demandes de temps non travaillé de celui-ci.

Lorsqu'un employé crée une nouvelle demande de temps non travaillé, vous recevez un message dans votre boîte de réception (et possiblement aussi un courriel, tout dépendant des paramètres définis pour votre entreprise et de vos préférences pour votre boîte de réception) pour vous informer que la demande est prête à être examinée. ezLaborManager vous permet de passer en revue la demande afin de l'approuver, partiellement ou entièrement, ou de la refuser.

Pour passer en revue une demande de temps non travaillé présentée par un employé :

1. Dans le corps du message livré dans votre boîte de réception de ezLaborManager pour vous indiquer qu'une demande est prête à être examinée, vous trouverez un lien qui vous permettra d'ouvrir la demande dans la page Demande de temps non travaillé. Cliquez sur ce lien.

Astuce : Pour atteindre une demande de temps non travaillé sans passer par le lien fourni dans un message de votre boîte de réception, rendez-vous d'abord à l'onglet Accueil. Puis, ouvrez l'onglet de deuxième niveau Maintenance, repérez le menu Employé et cliquez sur le lien Demandes de temps non travaillé. La page Demandes de temps non travaillé s'ouvrira. Par défaut, vous y trouverez les demandes des employés qui appartiennent aux groupes de sécurité auxquels vous avez accès. Pour ouvrir lune de ces demandes afin de la passer en revue, cliquez simplement sur son numéro dans la colonne de gauche.

2. Dans la page Demande de temps non travaillé, cochez la case Approuver ou Refuser en regard de chacune des rangées du tableau. Pour approuver ou refuser en une seule étape toutes les rangées de la demande, cochez la case appropriée dans l'en-tête de la colonne.

Astuces : Le bouton figurant dans une rangée vous permet d'ouvrir une fenêtre contextuelle dans laquelle s'afficheront tous les congés déjà prévus à l'horaire des autres employés et qui tombent en même temps que les heures de congé demandées dans cette rangée. Cette information peut vous aider à déterminer s'il vous sera possible d'accorder le congé au demandeur.

Si votre entreprise effectue le suivi des avantages sociaux cumulés à laide de ezLaborManager, vous trouverez dans le coin supérieur droit de la page un tableau des cumuls contenant de l'information potentiellement utile à propos des soldes cumulés de l'employé. Notez bien que ezLaborManager n'empêche pas les employés de demander des congés susceptibles de se traduire par des soldes de cumuls négatifs. Le tableau des cumuls se compose des colonnes suivantes :

• Description du cumul — Nom de chaque cumul applicable à l'employé.

• Codes de gain — Code de gain utilisé pour attribuer les heures de l'employé à chaque cumul et pour en signaler l'emploi. Un cumul peut comprendre des heures attribuées à plus d'un code de gain. Par exemple, votre entreprise utilise peut-être plus d'un type de « congés payés », dont elle effectue le suivi à laide codes de gain différents. Lorsque plus d'un code de gain est associé à un cumul, une icône représentant un dossier () s'affiche dans cette colonne; le chiffre en regard de l'icône indique combien de codes de gain correspondent à ce cumul. Si vous cliquez sur le dossier, une liste des différents codes de gain s'ouvrira.

• Solde  — Solde actuel de chacun des cumuls de l'employé, au moment du dernier traitement de la paire de poinçons correspondante. Les soldes présentés dans cette colonne se rapportent seulement aux transactions liées aux cumuls et aux paires de poinçons déjà enregistrées.

• Prévues — Total d'heures non travaillées qui ont été prévues à l'horaire mais qui n'ont pas encore été enregistrées comme des paires de poinçons, pour chaque cumul énuméré. Ce total englobe les heures non travaillées prévues à compter du jour suivant celui où la dernière transaction de cumul a été enregistrée, ou à compter du premier jour de la période de paie en cours (en prenant la dernière échéance). Ce total ne tient pas compte des heures non travaillées faisant partie des horaires répétitifs normaux.

• Demande approuvée — Nombre d'heures approuvées pour chaque catégorie de cumul visées par la demande. Les valeurs contenues dans cette colonne varieront à mesure que vous approuverez ou refuserez chaque rangée du tableau des cumuls.

• Définition — Code abrégé se rapportant au cumul dans ezLaborManager.

Les valeurs contenues dans les colonnes Solde et Prévues équivalent aux valeurs figurant dans les colonnes du même nom, sous l'onglet Mes avantages sociaux de la section des Services aux employés. Vous retrouverez également ces mêmes valeurs sous l'onglet de deuxième niveau Avantages sociaux de l'onglet Mes employés, dans la section des Services aux superviseurs. Elles excluent les cumuls projetés qui n'ont pas encore été attribués.

Tout comme la colonne Demande approuvée du tableau de demande, le champ Total des heures approuvées situé dans le coin supérieur droit de la page, vous indique le total d'heures de congé que vous avez approuvées. Ce champ est visible même lorsque le tableau des cumuls ne lest pas.

3. Vous pouvez ajouter des commentaires ou de l'information supplémentaire concernant votre décision dans le champ Commentaires de l'évaluateur.

4. Lorsque vous aurez approuvé ou refusé toutes les rangées de la demande, le bouton à la gauche du bouton Annuler la demande deviendra accessible. Cliquez sur ce bouton pour soumettre votre révision. Le nom du bouton variera en fonction des décisions que vous avez rendues :
   
   • Si vous avez coché la case Approuver en regard de chacune des rangées, le nom du bouton sera Approuver la demande. Il vous permettra d'approuver la totalité de la demande. Les heures de congé que l'employé avait demandées seront appliquées à son horaire. (Si ces heures empiètent sur un horaire de travail prévu, toutes les heures de travail s'inscrivant dans cette période seront supprimées.) L'employé et vous recevrez tous deux un message pour vous indiquer que la demande de temps non travaillé a été approuvée et inscrite à l'horaire.
   
   • Si vous avez coché la case Refuser en regard de chacune des rangées, le nom du bouton sera Refuser la demande. Il vous permettra de refuser la totalité de la demande. L'employé et vous recevrez tous deux un message pour vous indiquer que la demande de temps non travaillé a été refusée.
   
   • Si vous avez coché au moins une case dans la colonne Approuver et au moins une dans la colonne Refuser, le nom du bouton sera Approuver partiellement la demande. Lorsque vous cliquerez dessus, un message sera envoyé au demandeur pour lui indiquer qu'il doit soit approuver l'approbation partielle de sa demande, soit annuler cette dernière.

Remarques : À titre d'évaluateur, vous ne pouvez pas modifier les demandes de temps non travaillé. Vous pouvez toutefois les approuver, en tout ou en partie, ou les refuser, mais vous ne pouvez pas modifier votre décision une fois que vous l'avez rendue.

Un demandeur peut préciser une date avant laquelle il aimerait que sa demande soit examinée. Cette date s'affichera en évidence dans la partie supérieure de la page Demande de temps non travaillé. Tout dépendant des politiques de votre entreprise et des paramètres définis par celle-ci, il se produira l'une des trois situations suivantes si une demande n'a pas été passée en revue à la date indiquée :

• Un message sera livré dans la boîte de réception de l'évaluateur général pour lui demander de passer en revue la demande. (Cette situation n'est possible qu'au sein des entreprises qui ont désigné comme évaluateurs principaux les superviseurs respectifs de chacun des employés.)

• ezLaborManager annulera automatiquement la demande.

• La demande demeurera en attente d'évaluation jusqu'à ce qu'un superviseur ou un administrateur la passe en revue ou l'annule, ou jusqu'à ce qu'elle soit annulée par le demandeur ou par ezLaborManager (cette dernière situation se produira lors de la clôture d'une période de paie dans laquelle s'inscrivait l'une des dates de la demande).

Les autres superviseurs et administrateurs ayant accès au groupe de sécurité approprié peuvent eux aussi passer en revue ou annuler les demandes des employés. Toutefois, seul l'évaluateur principal désigné (généralement le superviseur immédiat de l'employé) sera notifié lors de la soumission ou de la modification d'état d'une demande.

Une fois la demande approuvée, ou partiellement approuvée et ensuite acceptée, les heures de congé sont appliquées à l'horaire du demandeur sous la forme d'heures non travaillées. Les employés peuvent voir leurs heures non travaillées dans la section Horaire en un coup d'œil de la page d'accueil, dans l'onglet Mes travaux et dans leur horaire mensuel. Dans la section des Services aux superviseurs, les heures non travaillées créées à la suite d'une demande de temps non travaillé s'afficheront sous l'onglet Horaires, accompagnées d'une icône représentant un petit losange vert ().Ces horaires peuvent être consultés à la page Horaire mensuel, laquelle est accessible à partir du Gestionnaire des fiches de présence. Vous ne pouvez modifier ou supprimer ces horaires à partir de l'onglet Horaires, ni de la page Modifier l'horaire. En fait, la seule façon de modifier une demande est de l'annuler (voir Annulation d'une demande de temps non travaillé d'un employé). L'annulation d'une demande rétablit l'horaire tel qu'il était avant l'approbation totale ou partielle de la demande de temps non travaillé et son acceptation subséquente par le demandeur.

Lorsque des heures non travaillées sont appliquées à l'horaire d'un employé à la suite de l'approbation partielle ou complète d'une demande de temps non travaillé, ces heures remplacent automatiquement toutes heures de travail qui étaient prévues à son horaire pour cette période. Même si les heures non travaillées empiètent seulement sur une partie de l'horaire de travail prévu, toutes les heures de travail s'inscrivant dans cette période seront supprimées. Si vous vous attendez à ce que votre employé travaille pendant la portion restante de son horaire normal, vous devrez entrer ces heures de travail manuellement. En cas d'annulation d'une demande de temps non travaillé déjà approuvée et inscrite à l'horaire, les heures non travaillées seraient alors supprimées par le système, qui rétablirait au passage l'horaire normal de l'employé.