Vous pouvez en tout temps modifier les paramètres d'un rapport personnalisé et enregistrer ce dernier en conservant son nom. Vous pouvez également utiliser l'un de vos propres rapports comme modèle pour créer un rapport semblable comportant des paramètres légèrement différents.

Pour modifier un rapport qui se trouve dans votre liste Mes rapports :

  1. Dans la page Accueil du manager, cliquez sur l’icône Rapports.

  2. Dans la section Mes rapports, cliquez sur le bouton Modifier le rapport situé à gauche du rapport que vous souhaitez modifier. La fenêtre Modifier le rapport s'ouvrira; vous y verrez les paramètres actuels du rapport.

  3. Passez ces paramètres en revue et apportez-y les modifications nécessaires. Le tableau ci-dessous donne des renseignements généraux sur les champs et les paramètres que l'on trouve le plus souvent sur la page Modifier le rapport.

Remarque : Les champs et les paramètres décrits dans ce tableau ne s'appliquent pas à tous les types de rapports. Si un champ décrit ne figure dans votre écran Modifier le rapport, passez simplement à la ligne suivante dans le tableau.

Nom

Modifiez le nom de votre rapport selon vos besoins.

Remarques :
Le nom que vous entrez dans ce champ s'affichera dans la section Mes rapports de la page Rapports.
Au moment d'enregistrer le rapport, vous devrez indiquer si le nom modifié désigne un rapport qui existait déjà, ou s'il s'agit d'un nouveau rapport (voir plus bas).

Titre du rapport

Modifiez le titre du rapport de sorte qu'il s'affiche exactement comme vous le voulez dans l'en-tête du rapport (et sur la page titre si vous avez choisi d'en inclure une).

Description

Modifiez la description du rapport pour qu'elle reflète les changements que vous avez apportés à celui-ci.

Astuce : Si le rapport porte sur une période en particulier ou si vous comptez y appliquer un filtre, vous gagnerez à l'indiquer dans la description, car celle-ci paraîtra dans la liste Mes rapports. La description peut vous aider à distinguer deux rapports semblables (par exemple, deux versions d'un même rapport de base qui ne diffèrent que par la période qu'ils couvrent ou par le filtre utilisé).

Inclure une page de présentation

Cochez cette case si vous voulez que la version PDF de votre rapport comporte une page de présentation décrivant avec exactitude les filtres qui ont été appliqués lors de sa création.

Période

Cliquez sur le bouton Flèche pointant vers le bas et choisissez parmi les options de la liste la période pour laquelle vous voulez afficher les données.

Remarques :
Si vous sélectionnez l'option Définir lors de l'exécution, vous aurez à remplir les champs « Du » et « Au » chaque fois que vous voudrez visualiser ou télécharger le rapport. Pour en savoir davantage à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Définition de la période couverte par un rapport lors de l'exécution.

Le menu Période n'est pas accessible pour tous les rapports.

Champs disponibles/Champs sélectionnés

Utilisez les boutons Flèche pointant vers la droite et Flèche pointant vers la gauche pour déplacer les champs de la case Champs disponibles à la case Champs sélectionnés, ou de la case Champs sélectionnés à la case Champs disponibles, jusqu'à ce que seuls les champs que vous souhaitez voir figurer dans le rapport se trouvent dans la case Champs sélectionnés. Servez-vous ensuite des boutons Flèche pointant vers le haut et Flèche pointant vers le bas pour modifier l'ordre d'affichage des champs dans le rapport.

Remarques :
Pour déplacer un champ, mettez-le en surbrillance (en cliquant dessus), puis cliquez sur le bouton approprié (Flèche pointant vers la droite, Flèche pointant vers la gauche, Flèche pointant vers le haut ou Flèche pointant vers le bas). Vous pouvez sélectionner et déplacer un seul champ à la fois lorsque vous utilisez les boutons Flèche pointant vers le haut et Flèche pointant vers le bas, mais il vous est possible d'en sélectionner et d'en déplacer plusieurs à la fois à l'aide des boutons Flèche pointant vers la droite et Flèche pointant vers la gauche. Pour sélectionner plusieurs champs, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez sur chacun des champs que vous souhaitez déplacer.

Veillez à ne pas dépasser le nombre maximal de champs permis; ce nombre est indiqué au-dessus de la case Champs disponibles. Outre les champs facultatifs que vous sélectionnez, chaque type de rapports comporte un certain nombre de champs préétablis qui figurent dans tous les rapports de ce type. Les champs disponibles varient selon les types de rapports. Pour certains, aucun champ facultatif ne sera disponible. Si tel est le cas, les cases mentionnées ci-dessus seront désactivées.

Statut de l'employé

Cette section vous permet de sélectionner les employés que vous souhaitez inclure dans un rapport en fonction de leur statut d'emploi. Vous pouvez sélectionner une option parmi les suivantes :

- Tous les employés actuels. Il s'agit du paramètre par défaut pour tous les rapports. Ce paramètre comprend les employés dont le statut est réglé à Actif, Inactif et Cessation d'emploi prévue. Seuls les employés dont le statut actuel correspond à l'un de ces types seront inclus dans le rapport. (Prenez note que les employés sont considérés comme actuels même si leur statut est réglé à Inactif ou à Cessation d'emploi prévue.)

- Tous les employés. Ce paramètre permet d'inclure dans le rapport tous les employés de votre entreprise, quel que soit leur statut.

- Inclure seulement les employés dont le statut est réglé à. Ce paramètre vous permet de sélectionner individuellement un ou plusieurs types de statuts. Seuls les employés dont le statut actuel correspond aux types sélectionnés sont inclus dans le rapport. Les statuts possibles sont les suivants : Actif, Inactif, Cessation d'emploi prévue et Cessation d'emploi.

Remarque : Si vous créez un rapport en utilisant le paramètre Tous les employés actuels et que vous sélectionnez une période passée, les employés dont le statut actuel est réglé à Cessation d'emploi ne seront pas inclus dans ce rapport, même s'ils étaient des employés actifs au cours de la période sélectionnée. Pour inclure dans un rapport des employés qui ont fait l'objet d'une cessation d'emploi, mais qui étaient actifs pendant la période sélectionnée, vous devez sélectionner soit le paramètre Tous les employés, soit le paramètre Inclure seulement les employés dont le statut est réglé à, en cochant au moins la case Cessation d'emploi.

  1. Si vous voulez restreindre la portée d'un rapport, cliquez sur le bouton Flèche pointant vers le bas dans la zone Créer nouveau filtre – Sélectionner un champ, puis sélectionnez la catégorie pour laquelle vous souhaitez créer un filtre.

    Remarque : Si, dans le Gestionnaire des fiches de présence, vous avez configuré vos préférences de manière à afficher les champs Modificateur de taux ou Remplacer quart de travail, vous pourrez sans doute inclure les données provenant de ces champs dans les rapports suivants : Rapport sur les fiches de présence, Rapport sur les fiches de présence, avec remarques, Rapport Fiche de présence combinée avec la paie et Rapport sur les exceptions aux fiches de présence. (Pour savoir si votre entreprise a configuré l'application de manière à inclure ces données dans ces rapports, veuillez communiquer avec votre administrateur.) Si vous souhaitez filtrer les données de ces champs, sélectionnez Modificateur de taux ou Remplacement de quart de travail dans le menu Créer nouveau filtre – Sélectionner un champ, puis passez à l'étape 5.

  2. Si un menu déroulant Qualificatif et un champ d'entrée de valeurs apparaissent à droite du champ de filtrage que vous avez sélectionné, utilisez-les pour préciser vos critères de filtrage.

    Remarque : Les champs de sélection des filtres varient en fonction du type de filtre et sont conçus de façon à ce que leur rôle soit évident. Reportez-vous aux directives générales qui suivent si vous avez besoin d'aide.

  3. Une fois que vous avez entré vos choix dans chacun des champs de définition du filtre disponibles, cliquez sur le bouton Ajouter un filtre.

    La page s'actualisera et vous trouverez votre nouveau filtre dans la section Nouveaux filtres (non enregistrés) de la page Modifier le rapport.

    Remarque : Les paramètres du filtre s'enregistreront lorsque vous enregistrerez le rapport tout entier.

  4. Si vous voulez définir un autre filtre pour ce rapport, répétez les étapes de 4 à 6.

    Astuce : Vous pouvez supprimer un filtre du rapport en cliquant sur le bouton Supprimer le filtre en regard du filtre voulu, dans la section Nouveaux filtres (non enregistrés) ou Filtres activés pour ce rapport de la page Modifier le rapport.

  5. Lorsque vous avez modifié tous les paramètres et créé tous les filtres voulus pour votre rapport, cliquez sur le bouton de votre choix au bas de la page pour enregistrer et/ou voir un aperçu de votre nouveau rapport personnalisé. Chaque bouton produira l'effet décrit ci-dessous.

    Enregistrer

    Permet d'enregistrer le rapport avec le nom, le titre, la description, les paramètres et les filtres que vous avez définis.  

    Remarque : Si vous utilisez le bouton Enregistrer dans cette situation, le nouveau rapport s'enregistre à la place de l'ancien, même si vous en avez changé le nom. Par exemple, si vous remplacez le nom du Rapport 1 par « Rapport 2 » et que vous cliquez sur Enregistrer, votre liste Mes rapports ne retiendra que le Rapport 2. Si vous voulez faire une copie de votre ancien rapport et lui attribuer un nouveau nom, modifiez la valeur dans le champ Nom du rapport et utilisez le bouton Enregistrer en tant que nouveau document.

    Enregistrer en tant que nouveau document

    Permet d'enregistrer le rapport avec le nom, le titre, la description, les paramètres et les filtres que vous avez définis.

    Remarque : Pour que la fonction Enregistrer en tant que nouveau document fonctionne, vous devez d'abord modifier le nom du rapport. À défaut de le faire, le système vous donnera un message d'erreur et mettra le champ Nom en surbrillance. Pour corriger la situation, donnez un nouveau nom au rapport avant de cliquer de nouveau sur Enregistrer en tant que nouveau document.

    Aperçu

    Permet d'exécuter le rapport avec les nouveaux paramètres que vous avez définis et d'afficher le résultat en format PDF dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Ainsi, vous pouvez examiner votre rapport et déterminer si vous devez apporter d'autres modifications aux paramètres avant de les enregistrer.

    Remarques :
    Pour que vous puissiez visualiser un rapport de cette façon, le logiciel Adobe Acrobat Reader ou Adobe Acrobat doit être installé sur votre ordinateur. Si vous n'avez aucun de ces deux programmes, cliquez sur le bouton Enregistrer ou Enregistrer en tant que nouveau document, revenez à la page Rapports et cliquez sur le bouton Télécharger Acrobat Reader situé au bas de la page afin d'obtenir gratuitement ce logiciel.

    Vous pouvez imprimer le rapport PDF en cliquant sur le bouton Imprimer de votre navigateur ou en sélectionnant Fichier -> Imprimer dans la barre de menus.

    Vous pouvez enregistrer le rapport PDF en cliquant sur le bouton Enregistrer une copie ou en sélectionnant Fichier -> Enregistrer sous dans la barre de menus de votre navigateur.

    Le fait de cliquer sur le bouton Aperçu n'enregistre pas les paramètres de votre rapport. Si le rapport vous semble satisfaisant et que vous souhaitez en enregistrer les paramètres, fermez la fenêtre dans laquelle est affiché le rapport PDF et cliquez sur le bouton Enregistrer sur la page Modifier le rapport.

    Enregistrer et afficher un aperçu

    Permet d'enregistrer le rapport avec le nom, le titre, la description, les paramètres et les filtres que vous avez définis, puis d'exécuter le rapport et d'en afficher le résultat en format PDF dans une nouvelle fenêtre de navigateur.

    Remarques :
    Pour que vous puissiez visualiser un rapport de cette façon, le logiciel Adobe Acrobat Reader ou Adobe Acrobat doit être installé sur votre ordinateur. Si vous n'avez aucun de ces deux programmes, cliquez sur le bouton Enregistrer, revenez à la page Rapports et cliquez sur le bouton Télécharger Acrobat Reader situé au bas de la page afin d'obtenir gratuitement ce logiciel.

    Vous pouvez imprimer le rapport PDF en cliquant sur le bouton Imprimer de votre navigateur ou en sélectionnant Fichier -> Imprimer dans la barre de menus.

    Vous pouvez enregistrer le rapport PDF en cliquant sur le bouton Enregistrer une copie de votre navigateur ou en sélectionnant Fichier -> Enregistrer sous dans la barre de menus.