L'interface des opérations de fin de période vous permet d'effectuer facilement toutes les tâches requises lors de la clôture d'une période de paie. Ces tâches se divisent en 7 étapes principales et sont présentées en ordre sur 7 pages distinctes. Cette page d’aide décrit l’exécution des opérations de fin de période étape par étape. Cependant, vous pouvez aussi exécuter les opérations de fin de période automatiquement.

À chaque étape, ezLaborManager vérifie les données de la période de paie pour y déceler des types d'erreurs ou d'exceptions particuliers. Tous les problèmes qui doivent être résolus sont recensés dans les pages Fin de la période, et sont présentés avec des liens, des boutons et/ou des instructions pour vous aider à les résoudre. Étant donné que les pages servant à exécuter les opérations de fin de période vous offrent des instructions détaillées à l'écran, nous vous donnerons uniquement de brèves descriptions de chacune d'elles dans les paragraphes qui suivent. Pour obtenir plus de détails à propos d'une étape, cliquez dessus afin d'afficher le texte déroulant qui s'y rapporte.

Remarques :
La procédure décrite ci-dessous ne doit être exécutée qu'après la date de fin de la période de paie. Elle vous permet de verrouiller la période de façon à ce qu'aucune modification ne puisse plus y être apportée. Assurez-vous que tous les employés ont eu l'occasion d'entrer leurs heures pour cette période de paie avant d'entreprendre les étapes décrites ci-dessous.

Si vous devez clore une période de paie et générer la paie avant la date de fin prévue de la période de paie en raison d'un congé, de la fermeture des bureaux ou d'un événement spécial, communiquez avec votre consultant ezLaborManager d’ADP. Celui-ci pourra vous permettre d'exécuter exceptionnellement les opérations de fin de période avant la fin de la période.

Si l'horaire de paie de votre entreprise fait en sorte que vous devez générer la paie de vos employés avant la fin de chaque période de paie, utilisez la fonction de projection de la paie. Pour en savoir plus à ce sujet, reportez-vous à la section Aperçu relatif à la projection de la paie. Pour que vous puissiez faire usage de cette fonction, votre consultant ezLaborManager d’ADP doit d'abord l'activer pour vous.

Pour effectuer les opérations de fin de période étape par étape :

  1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Fin de la période. La page Opérations de fin de période s'ouvrira.

  3. Dans la colonne Exécution de fin de période, cliquez sur le lien Étape par étape pour le cycle de paie que vous voulez préparer en vue du passage à la période suivante. La page Opérations de fin de période s'ouvrira à l'étape 1 : Vérifier les événements en attente.

Remarque : La page Opérations de fin de période présente une série d'étapes qui doivent être exécutées dans l'ordre. Si une étape ne s'applique pas en vertu de la configuration de ezLaborManager utilisée par votre entreprise, elle sera marquée comme étant une « Option non disponible » et sera sautée. Vous devez exécuter chaque étape dans l'ordre où elle se présente, mais vous pouvez au besoin revenir aux étapes complétées précédemment. Vous ne pouvez pas sauter d'étapes, et ce, même si vous aviez déjà accompli certaines d'entre elles. Vous devez passer d'une étape à l'autre au moyen du bouton Étape suivante. Ce bouton ne vous sera accessible que si toutes les conditions nécessaires pour passer à l'étape suivante ont été remplies.

  1. Si vous voulez verrouiller le cycle de paie, cliquez sur le bouton Verrouiller le cycle de paie à la page Étape 1 : Vérifier les événements en attente.

  2. À la page Étape 1 : Vérifier les événements en attente, résolvez tous les événements en attente (par exemple, les fiches de présence non traitées), puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

  3. À la page Étape 2 : Vérifier les exceptions liées à la paie, résolvez toutes les exceptions relatives à la paie (telles que les exceptions de type Approbation de la paie requise et Excède le nombre d'heures de cumul permis), puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarques : Vous n'avez pas besoin de résoudre les exceptions de type Employés dont la fiche de présence n'est pas approuvée.

    Si votre entreprise utilise la fonction de demandes de congés et qu’il existe des demandes en attente pour des jours compris dans la période de paie que vous voulez clore, un message s’affichera à l’étape 2 du processus de fin de période pour vous indiquer que ces demandes seront annulées.

  4. À la page Étape 3 : Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons, résolvez toutes les exceptions aux paires de poinçons (comme les approbations des superviseurs manquantes et les poinçons manquants, les départs anticipés ou autres erreurs dans la fiche de présence). Une fois que vous avez réglé toutes les exceptions de ce type, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarque : Vous devez résoudre toutes les exceptions relatives aux paires de poinçons avant de pouvoir passer à l'étape suivante. Lorsque vous avez sélectionné les solutions appropriées et/ou modifié les paires de poinçons qui faisaient l'objet d'exceptions, cliquez sur 3. Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons dans le menu de gauche pour répéter les étapes et vérifier si toutes les exceptions ont bel et bien été enrayées. Le cas échéant, cliquez sur le bouton Étape suivante.

  5. À la page Étape 4 : Vérifier les exceptions concernant les présences, effectuez toutes les opérations nécessaires relativement aux présences. Une fois que vous avez réglé toutes les exceptions de ce type, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarque : Cette étape ne sera disponible que si votre entreprise a configuré l'application ezLaborManager de façon à ce qu'elle effectue le suivi des présences. Si ce n'est pas le cas, le système passera directement à l'étape 5 : Vérifier le rapprochement de paie lorsque vous cliquerez sur le bouton Étape suivante à partir de l'étape 3.

  6. À la page Étape 5 : Vérifier le rapprochement de paie, si le système vous indique qu'il existe des entrées non rapprochées, vous devrez accepter ou rejeter chaque entrée. S'il n'y a aucune entrée à passer en revue, cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarques :
    Le rapprochement est une fonction optionnelle de ezLaborManager, même pour les entreprises qui utilisent les fonctions de projection de la paie. Si l'application de votre entreprise n'a pas été configurée pour utiliser la fonction de rapprochement, cette étape sera sautée. Par contre, si cette fonction est activée, vous devrez passer en revue tous les rapprochements afin de les accepter ou de les rejeter avant de pouvoir passer à l'étape 6.

    Si vous effectuez le traitement de la première paie projetée d'un cycle de paie, il n'y aura pas d'entrées de rapprochement, car ces dernières sont fondées sur la paie projetée de la période de paie précédente.

  7. À la page Étape 6 : Vérifier l'exportation de la paie, vérifiez si toutes les exportations et tous les rapports requis ont bel et bien été générés pour la période de paie, puis cliquez sur le bouton Étape suivante.

    Remarques :
    Si vous n'avez pas encore verrouillé le cycle de paie, le système le fera automatiquement à l'étape 6 pour éviter que des changements y soient apportés après l'exportation de la paie.

    Si vous exécutez les opérations de fin de période pour un cycle de paie qui utilise la fonction de projection de la paie, NE cliquez PAS sur le lien Exécuter l'exportation de la paie pour créer une nouvelle exportation de paie pour cette période. Pour connaître la marche à suivre pour effectuer les opérations de fin de période pour les cycles de paie projetés, reportez-vous à la section Clôture d'une période d'un cycle de paie projeté.

  8. À la page Étape 7 : Passer à la période suivante, cochez les cases pertinentes pour confirmer que vous avez bel et bien effectué chaque étape du processus.

  9. Lorsque vous vous êtes assuré que toutes les étapes ont été exécutées avec succès, cliquez sur le bouton Passer à la période suivante. La page Fin de période s'ouvrira, affichant l'état « Passage à la période suivante en cours » pour la période de paie. Quand le passage aura été effectué avec succès, l'état changera à « Ouvert » et les dates de la période de paie courante et de la suivante s'actualiseront.

    Remarque :
    Le bouton Passer à la période suivante ne vous sera pas accessible tant que vous n'aurez pas coché la dernière case de l'étape 7 pour confirmer que vous avez bel et bien exporté la paie.

    Le fait de cliquer sur le bouton Passer à la période suivante ferme définitivement la période de paie et fait passer son désignatif de « période de paie en cours » à « période de paie passée ».