Utilisation du Gestionnaire des fiches de présence

Renseignements sur l’employé

Pour consulter ou imprimer l'information configurée pour un employé dans ezLaborManager, cliquez sur le bouton .

Outils de sélection des intervalles pour les dates de paie

Servent à indiquer ou à modifier la période pour laquelle vous souhaitez afficher des renseignements. Le menu déroulant vous permet de passer de la période de paie courante à la période de paie suivante et inversement.

Menu déroulant et lien Préférences

Servent à configurer les paramètres qui contrôlent l'apparence du Gestionnaire des fiches de présence. Les paramètres les plus couramment utilisés sont énumérés dans le menu déroulant. Pour visualiser et configurer ces paramètres, cliquez sur le bouton . Pour accéder à des réglages plus avancés, cliquez sur le lien Préférences.

Lien Ajouter des dates

Ouvre une fenêtre contextuelle qui vous permet de sélectionner une ou plusieurs dates pour lesquelles vous souhaitez ajouter de nouvelles rangées à la fiche de présence.

Remarque : Ce lien ne s'affiche que si vous avez sélectionné les préférences Cacher les jours non prévus à l'horaire ou Rangées par jour (0) dans le Gestionnaire des fiches de présence. La fenêtre contextuelle affichera seulement les dates faisant partie de la plage de dates précisée dans le champ Intervalle pour les dates de paie du Gestionnaire des fiches de présence et qui ne figurent pas déjà dans ce dernier.

Lien Version imprimable

Ouvre la fenêtre Affichage de la fiche de présence de (nom de l'employé), qui offre une version imprimable de la fiche de présence de cet employé. Pour imprimer le contenu de la fenêtre, cliquez sur le bouton Imprimer.

Lien Sommaire de paie

Ouvre une fenêtre contextuelle qui contient le sommaire de paie de l'employé sélectionné pour la période active dans le Gestionnaire des fiches de présence.

Lien Horaires

Ouvre la page Horaire mensuel, qui présente l'horaire d'un employé pour quatre semaines comprenant la date ou la plage de dates actives dans le Gestionnaire des fiches de présence.

Lien Gains supplémentaires

Ouvre la page Gains supplémentaires, que vous pouvez utiliser pour entrer, visualiser ou modifier l'information relative aux gains supplémentaires des employés. Veuillez consulter la section Aperçu relatif aux gains supplémentaires pour plus de détails.

Le lien Gains supplémentaires ne vous sera accessible que si votre entreprise a activé la fonction relative aux gains supplémentaires.

Colonne Sélectionner

Permet d'effectuer des opérations dans plusieurs rangées à la fois, telles que le marquage d'entrées en vue de leur suppression. Cochez tout simplement la case située dans la colonne Sélectionner en regard de chaque rangée à laquelle vous souhaitez appliquer une action, puis cliquez sur le bouton d'action approprié (Insérer, Copier, Coller, Effacer) au bas de la page. Pour sélectionner toutes les rangées du Gestionnaire des fiches de présence, cochez la case Sélectionner dans l'en-tête de la colonne.

Si vous modifiez une rangée, un triangle bleu s'affichera dans le coin inférieur droit de la cellule correspondant à cette rangée, dans la colonne Sélectionner, jusqu'à ce que les données aient été enregistrées.

Colonne État

Contient des icônes qui indiquent l'état du traitement de chaque entrée dans la fiche de présence. Vous pouvez cliquer sur une icône pour ouvrir la fenêtre contextuelle Détails sur les paires de poinçons, qui présente de l'information détaillée sur l'état d’une entrée (ce qui s'avère particulièrement utile lorsqu'une erreur ou un avertissement y est associé). Voici la description des icônes les plus fréquentes :

Colonnes Approbation du superviseur et Approbation de prêt

Permettent d'approuver les paires de poinçons de l'employé sélectionné. La case à cocher située dans la colonne Approbation du superviseur n'est active que si l'employé est membre d'un groupe de sécurité auquel vous avez accès ou s'il vous a été prêté. La case à cocher dans la colonne Approbation de prêt sera active si l'employé qui vous a été prêté a imputé des heures à une catégorie de centre de coût dont vous êtes responsable.

Remarque : Si votre entreprise a décidé de masquer la colonne Approbation du superviseur, elle ne figurera pas dans le Gestionnaire des fiches de présence.

Seules les paires de poinçons qui ont été traitées avec succès peuvent être approuvées. Si une paire de poinçons n'a pas été traitée ou a connu une erreur durant son traitement, les cases à cocher situées dans la colonne Approbation ne seront pas actives.

Indicateur de rangée active

Lorsque vous cliquez sur un champ ou sur un autre élément d'une rangée, une bordure noire apparaît autour de celle-ci pour indiquer qu'elle est en cours de modification.

Colonnes Jour et Date d'entrée

Indiquent le jour et la date d'entrée de la paire de poinçons. Si vous souhaitez insérer une rangée supplémentaire pour une date en particulier, cliquez sur le bouton . Si vous avez réglé vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence sur « Ne pas effacer lors de l'insertion », la nouvelle rangée contiendra une copie de toutes les valeurs de la rangée originale (sauf les remarques). Si vous préférez insérer une rangée vide, sélectionnez plutôt « Effacer lors de l'insertion » avant de cliquer sur .

Colonnes de données principales

Permettent d'afficher/d'entrer l'information sur les heures de travail de l'employé. Les colonnes affichées diffèrent en fonction du mode d'entrée des heures utilisé par l'employé, de vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence et des politiques de votre entreprise en matière d'entrée des heures.

Colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ – Permettent d'afficher/d'accepter les heures d'arrivée, de départ et de sortie pour le repas. Ces colonnes ne seront visibles que pour les employés qui pointent et dont la rémunération est fondée sur les heures. Si l'employé s'est vu attribuer un horaire, les heures d'arrivée et de départ prévues seront affichées dans ces colonnes sous forme de texte gris clair pour les journées prévues à l'horaire qui n'ont pas encore fait l'objet d'un pointage d'heures.

Colonne Heures – Permet d'afficher/d'accepter le nombre total d'heures travaillées (pour les employés dont la rémunération est fondée sur le temps de travail) ou indique le total calculé des heures correspondant à la paire de poinçons (pour les employés qui pointent et dont la rémunération est fondée sur les heures). Si un employé dont la rémunération est fondée sur le temps de travail s'est vu attribuer un horaire, l'horaire prévu sera affiché dans la colonne Heures sous forme de texte gris clair pour les journées prévues à l'horaire qui n'ont pas encore fait l'objet d'une entrée de temps.

Remarque : Il n'existe que deux cas où la colonne Heures peut être utilisée pour entrer des données pour des employés dont la rémunération est fondée sur les heures : lorsque vous utilisez des codes de gain fondés sur le temps (comme lors de l’entrée d'heures non travaillées) ou lorsque vous consignez un quart de travail de 24 heures (pour ce faire, il suffit d'entrer la même heure dans les colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ et d'entrer « 24 » dans la colonne Heures).

Colonne Totaux quotidiens – Indique le nombre total d'heures enregistrées pour chacune des dates de la période de paie. Le total quotidien s'affiche dans la même rangée que la dernière paire de poinçons de chaque journée. Les dates sont alternativement présentées ombrées et sans ombrage pour vous permettre de mieux les distinguer.

Remarques :
Les règles suivantes s'appliquent à la colonne Totaux quotidiens :

- Dans le cas des paires de poinçons traitées, les nombres qui figurent dans cette colonne se rapportent à ceux calculés dans la colonne Heures, qui tiennent compte des repas ayant été déduits ou payés.

- Dans le cas des paires de poinçons non traitées, les nombres qui figurent dans cette colonne se rapportent à la période s'étant réellement écoulée entre deux poinçons, ce qui donne un total non arrondi.

- Quand un utilisateur modifie une heure d'arrivée ou une heure de départ, le total correspondant se met à jour automatiquement. Il n'est pas nécessaire de cliquer sur Soumettre.

- Les dates de paie pour lesquelles il manque un poinçon d'arrivée ou un poinçon de départ s'affichent en rouge avec un point d'interrogation.

- Les ajustements de la paie ne sont pas totalisés.

Colonne Type de départ – Indique si l'heure de départ correspond à un « Poinçon de repas » ou à un poinçon de départ normal (colonne vide). Pour les employés qui pointent ou dont la rémunération est fondée sur les heures et dont l'entreprise procède automatiquement à la déduction des heures de repas, la configuration « Pas de repas » indique qu'aucune déduction ne doit être appliquée à la paire de poinçons. Cette colonne n'est visible que pour les employés qui pointent et dont la rémunération est fondée sur les heures.

Colonne Code de gain – Permet d'imputer des heures de l'employé à un code de gain précis (p. ex. Fonctions de juré ou Vacances), lorsque cela s'avère nécessaire. Si un employé s'est vu attribuer un code de gain par défaut, celui-ci s'affichera dans cette colonne sous forme de texte gris clair pour toutes les lignes où les données réelles n'ont pas encore été entrées.

Colonnes Centres de coût – Permettent d'imputer les heures de l'employé à une catégorie de centre de coût précise. Le numéro et le nom des colonnes de centres de coût diffèrent selon les besoins de votre entreprise et vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Si un employé s'est vu attribuer des codes de centres de coût par défaut, ceux-ci s'afficheront dans ces colonnes sous forme de texte gris clair pour toutes les lignes où les données réelles n'ont pas encore été entrées.

Colonne Modificateur de taux – Permet de remplacer ou d'ajuster le taux de salaire de l'employé. Cette colonne ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Pour remplacer le taux de salaire d'un employé, vous devez entrer un code valide dans cette colonne ou utiliser le bouton pour en sélectionner un.

Colonne Remplacer quart de travail - Permet de remplacer ou d'ajuster le calcul de la règle liée au quart de travail de l'employé qui est rattachée à la paire de poinçons. Cette colonne ne sera visible que si vous l'avez activée dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Pour remplacer la règle liée au quart de travail d'un employé, vous devez entrer un code valide dans cette colonne ou utiliser le bouton pour en sélectionner un.

Colonne Raison de la modification - Indique la raison qui a motivé la modification de chaque paire de poinçons. Même si cette colonne est uniquement visible quand vous activez le paramètre correspondant dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence, chaque modification apportée à une fiche doit être accompagnée d'une raison de modification. Si vous avez précisé un code de raison de modification par défaut dans vos options d'utilisateur, celui-ci sera automatiquement attribué à toute modification que vous effectuerez ultérieurement sur la fiche de présence d'un employé (à moins que vous n'entriez une autre raison de modification dans cette colonne). Si vous n'avez pas défini de code de raison de modification par défaut dans vos options d'utilisateur et que vous n'avez pas entré un code manuellement, c'est le code de raison de modification par défaut de votre entreprise qui sera utilisé.

Icônes de remarque

Figure à l'extrémité droite de chaque ligne du Gestionnaire des fiches de présence. Cette icône permet d'ajouter, de consulter ou de modifier une remarque dans la ligne de votre choix. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre Remarques s'ouvre au-dessus de la rangée et cette dernière est mise en surbrillance pour que vous sachiez que la remarque créée, consultée ou modifiée s'y rattache. Les icônes suivantes indiquent la présence d'une remarque et, le cas échéant, précisent si elle a été soumise ou non :

Boutons Enregistrer et calculer

Valide, enregistre et traite les paires de poinçons nouvelles et modifiées, ainsi que toute autre paire de poinçons sélectionnée. Une fenêtre contextuelle indiquera que le traitement est en cours. Si les entrées sont traitées avec succès, elles seront marquées de l'icône . S'il survient un problème avec une entrée lors de son traitement, l'icône d'erreur () ou l'icône d'avertissement () s'affichera en regard de l'entrée en question. Vous pouvez cliquer sur les icônes ou pour visualiser une brève description du problème.

Il y a deux boutons Enregistrer et calculer dans le Gestionnaire des fiches de présence : un en haut de la page et un autre au bas de la page. Tous deux ont la même fonction.

Bouton Insérer

Insère une ou plusieurs rangées dans la fiche de présence en cours d'affichage. Les nouvelles rangées créées en utilisant le bouton Insérer prennent pour modèle les rangées que vous avez sélectionnées ou, si aucune rangée n'est sélectionnée, la rangée dans laquelle se trouve votre curseur.

Pour insérer une ou plusieurs nouvelles rangées, cochez la case située dans la colonne Sélectionner en regard de chaque rangée que vous voulez prendre pour modèle, puis cliquez sur le bouton Insérer. Une nouvelle rangée apparaîtra immédiatement en dessous de chaque rangée sélectionnée.

Remarque : Si vous avez configuré vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence sur « Ne pas effacer lors de l'insertion », chaque nouvelle rangée que vous créerez avec le bouton Insérer contiendra les mêmes données que les rangées prises pour modèle (sauf les remarques). Pour insérer une nouvelle rangée vide n'ayant que la date en commun avec la rangée sélectionnée, choisissez plutôt « Effacer lors de l'insertion » avant de cliquer sur le bouton Insérer.

Boutons Copier et Coller

Permettent de copier et de coller des paires de poinçons provenant d'une autre journée ou de la fiche d'un autre employé. Veuillez consulter la rubrique Utilisation des boutons de modification du Gestionnaire des fiches de présence.

Bouton Effacer

Sert à effacer les données des champs Heure d'arrivée, Heure de départ, Type de départ, Heures et Code de gain, ce qui s'avère particulièrement utile lorsque vous avez besoin de corriger ou de supprimer des données que vous avez commencé à entrer, mais que vous n'avez pas encore enregistrées.

Remarque :
Le bouton Effacer ne supprime pas les données des colonnes Jour, Date, Centres de coût, Modificateur de taux, Remplacer quart de travail ou Raison de la modification, et ne supprime aucune note associée à la rangée ou aux rangées sélectionnée(s).

Le bouton Effacer sert à effacer les entrées que vous êtes en train de modifier, mais que vous n'avez pas encore enregistrées. Pour supprimer une paire de poinçons qui a déjà été enregistrée, utilisez plutôt le bouton Supprimer.

Bouton Supprimer

Marque les rangées sélectionnées en vue de leur suppression.

Remarque : L’icône apparaîtra dans la colonne d'état de toute rangée que vous marquerez en vue de sa suppression. Les données dans cette rangée seront affichées en rouge, mais elles ne seront supprimées qu'une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre. Si vous décidez de ne pas supprimer une rangée qui a été marquée en vue de sa suppression, cliquez sur la case à cocher en regard de cette rangée, puis cliquez de nouveau sur le bouton Supprimer.