Pour créer un ajustement de la paie pour un employé qui appartient à un groupe de sécurité auquel vous avez accès :

1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Ajustement de la paie et annulation de l'approbation.

3. Dans la page Ajustement de la paie et annulation de l'approbation, cliquez sur le bouton , à côté du bouton Trouver. Dans la page Consultation - ID de l'employé qui s'ouvrira, sélectionnez l'employé dont vous voulez ajuster les données de paie.

Astuces :
La fenêtre Consultation – ID de l'employé énumère uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le dossier. Les éléments de la liste s'affichent dans l'ordre défini par le filtre d'employé. Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'affichage en cliquant sur le titre de la colonne Nom, Prénom ou ID de l'employé.

Pour trouver le nom d'un employé en particulier, sélectionnez d'abord l'élément Nom dans le menu déroulant Colonne, puis entrez le nom de l'employé dans le champ Recherche et cliquez sur le bouton . Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton , l'option de recherche (Nom dans cet exemple) sera enregistrée comme valeur par défaut du champ Colonne pour toutes les fenêtres de consultation par ID d'employé. Bien sûr, vous pouvez aussi sélectionner les éléments Prénom ou ID de l'employé dans le menu déroulant Colonne, et entrer l'information correspondante avant de cliquer sur le bouton . Quel que soit votre choix, il deviendra la nouvelle valeur par défaut.

Si vous ne parvenez pas à trouver l'employé voulu, vérifiez les paramètres du filtre d'employé actif.

4. Dans la page Ajustement de la paie et annulation de l'approbation, cliquez sur le bouton Créer un ajustement.

5. Dans le champ Date de paiement de la page Créer un ajustement, cliquez sur le bouton et sélectionnez une date s'inscrivant dans la période de paie courante ou suivante. Ce champ est obligatoire.

   Remarques :
   La date de paiement est la date à laquelle vous voulez que l'ajustement soit effectué dans le dossier de l'employé. Elle doit s'inscrire dans la période de paie courante ou dans la suivante. Le paiement ou la déduction sera appliqué(e) à la paie de l'employé pour la période dans laquelle s'inscrit la date de l'ajustement.
   
   Pour connaître les dates de la période de paie courante de l'employé, cliquez sur le bouton en regard de son nom pour ouvrir la page Renseignements sur l'employé. Faites défiler la page jusqu'à la section Configuration située au bas de la fenêtre. Vous trouverez les dates de la période de paie courante dans le champ Dates de cycle de paie. Pour imprimer le contenu de la fenêtre Renseignements sur l'employé, cliquez sur le bouton Imprimer, tout en haut de la fenêtre.

6. Cliquez sur le bouton en regard du champ Code de gain. Sélectionnez ensuite le code de gain que vous voulez associer avec l'ajustement de la paie que vous vous apprêtez à effectuer. Ce champ est obligatoire.

   Remarque : Le système n'utilise pas le taux associé au code de gain entré pour calculer le montant de l'ajustement de la paie. Ce code de gain ne sert donc qu'à des fins de comptabilité. Vous devrez entrer le taux à utiliser pour l'ajustement lors d'une étape subséquente.

7. Dans le champ Date d'ajustement de la transaction, entrez la date à laquelle s'est produite la transaction que vous voulez corriger. Ce champ est obligatoire.

   Remarque : Par défaut, le champ Date d'ajustement de la transaction contiendra la valeur que vous avez entrée dans le champ Date de paiement. Modifiez-le pour préciser la date exacte à laquelle s'est produite l'erreur à corriger, par exemple l'omission d'entrer des heures de travail. La date d'ajustement de la transaction doit s'inscrire dans une période de paie passée puisque les erreurs commises pendant la période de paie courante ou suivante peuvent être corrigées dans le Gestionnaire des fiches de présence avant le traitement de la paie.

8. Utilisez les champs Heures, Taux et Dollars pour entrer ou calculer le montant de l'ajustement de la paie. Vous devez au moins remplir le champ Heures ou Dollars.

   • Si vous voulez créer un ajustement fondé sur un certain nombre d'heures et sur un taux en particulier, entrez les valeurs appropriées dans les champs Heures et Taux. Le montant en dollars sera calculé automatiquement. Si l'ajustement vise à corriger un trop-payé, entrez une valeur négative dans le champ Heures.

   • Si vous voulez créer un ajustement pour un certain montant en dollars et que vous voulez aussi entrer le nombre d'heures correspondant et le taux applicable (par exemple, le taux normal d'un employé), entrez les valeurs appropriées dans les champs Taux et Dollars. La valeur à inscrire dans le champ Heures sera calculée automatiquement. Si l'ajustement vise à corriger un trop-payé, entrez une valeur négative dans le champ Dollars.

   • Si vous voulez créer un simple ajustement monétaire et que vous ne voulez pas avoir à préciser le nombre d'heures, entrez le montant approprié (positif ou négatif) dans le champ Dollars et n'entrez rien dans les champs Heures et Taux.

   • Si vous voulez créer un simple ajustement des heures et que vous ne voulez pas avoir à préciser le montant en dollars, entrez la valeur appropriée (positive ou négative) dans le champ Heures et n'entrez rien dans les champs Taux et Dollars.

   Remarques :
   Les ajustements de la paie peuvent se présenter sous la forme de valeurs négatives ou positives. Elles seront positives si vous voulez corriger un moins-payé et négatives dans le cas d'un trop-payé. Pour créer un ajustement de la paie négatif, entrez une valeur négative dans le champ Heures ou Dollars. Il est impossible d'entrer un taux négatif. Si un employé a été payé à un taux trop élevé, entrez dans le champ Taux la différence entre le taux correct et le taux utilisé, puis entrez dans le champ Heures le nombre d'heures payés au taux incorrect. Faites précéder ce nombre du signe moins.
   
   Pour les ajustements de la paie, l'application ezLaborManager utilise toujours le taux figurant dans le champ Taux, que vous l'ayez entré manuellement ou qu'il ait été calculé par le système lorsque vous avez entré des valeurs dans les champs Heures et Dollars. Aux fins du calcul des ajustements de la paie, les taux définis dans le dossier de l'employé ou pour les codes de gain, les taux de salaire et toute autre section de l'application ne sont jamais utilisés. Si vous entrez seulement une valeur dans le champ Dollars, l'ajustement sera effectué sans tenir compte du taux.

9. Si vous ne voulez pas que l'ajustement apparaisse sur le chèque de paie de l'employé, cliquez sur la flèche de déroulement () en regard du champ Chèque distinct et sélectionnez le code approprié.

   Remarque : Le menu déroulant énumère les codes qui ont été créés par votre entreprise. Si vous ne savez pas quel code utiliser, communiquez avec votre administrateur de la paie.

10. Dans le champ Remarques, entrez toute précision que vous voulez faire au sujet de l'ajustement. Ce champ est facultatif.

11. Si vous voulez entrer un code de raison différent du code par défaut pour votre ajustement de la paie, saisissez un code valide dans le champ Raison de la modification ou cliquez sur le bouton pour en sélectionner un dans la liste prédéfinie.

    Remarque : Si vous avez défini un code de raison de modification par défaut dans vos options d'utilisateur, celui-ci s'affichera automatiquement dans le champ Raison de la modification. Dans le cas contraire, vous trouverez dans ce champ le code par défaut défini par votre entreprise.

12. Sous le titre Champs de centres de coût, utilisez les boutons de consultation appropriés pour préciser à quelles catégories de centres de coût (le cas échéant) votre ajustement doit être imputé. Les champs de centres de coût et les valeurs disponibles varient d'une entreprise à l'autre. Il n'est pas nécessaire d'entrer un centre de coût.

13. Cliquez sur le bouton Soumettre. L'ajustement sera traité à la fin de la période comprenant la date de paiement.