Votre employeur peut exiger que vous indiquiez sur votre fiche de présence les heures qui étaient prévues à votre horaire de travail normal, mais durant lesquelles vous n'avez pas travaillé. Pour entrer du temps non travaillé, vous devez indiquer les heures non travaillées sur la fiche de présence et leur assigner le code de gain approprié, par exemple Vacances ou Maladie.

Remarques : Si votre entreprise utilise la fonction Demandes de temps non travaillé, toute demande de congé approuvée sera automatiquement appliquée à votre horaire. Si votre entreprise n'utilise pas la fonction Demandes de temps non travaillé, votre superviseur pourra créer manuellement des horaires non travaillés pour vos congés prévus, par exemple vos vacances.

Que vos horaires de congé aient été créés manuellement par votre superviseur ou entrés automatiquement grâce à la fonction Demandes de temps non travaillé, si votre entreprise utilise la fonction de génération automatique pour les heures non travaillées, vos heures de congé prévues et approuvées seront enregistrées automatiquement lorsque le jour du congé arrivera. Par conséquent, si ces fonctions sont activées dans l'application de votre entreprise, vous n'aurez à suivre la procédure décrite ci-dessous que pour vos absences non prévues (par exemple, un congé de maladie ou de deuil).

Pour entrer des heures d'absence pour cause de maladie, des vacances, un congé pour fonctions de juré, un congé de deuil, etc., effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur l’onglet Mes renseignements personnels.

2. Dans la page Mon accueil,  l’icône Ma fiche de présence.

3. Si la journée pour laquelle vous entrez de l'information n'est pas affichée sur la fiche de présence, servez-vous des outils de sélection de dates pour afficher les renseignements de la plage de dates voulue.

   Astuces :
   Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour sélectionner une plage de dates prédéfinie, ou vous servir des champs Date de début et Date de fin (ou des boutons ) pour définir une plage de dates de votre choix. Si vous sélectionnez une plage de dates prédéfinie, la fiche de présence s'actualisera immédiatement. Si vous entrez manuellement des dates de début et de fin ou si vous utilisez les boutons , vous devrez cliquer sur Trouver pour rafraîchir la fiche de présence de façon à y afficher les données correspondant aux dates choisies.
   
   Bien que vous puissiez utiliser les outils de sélection de dates pour visualiser l'information entrée dans la fiche de présence pour d'autres dates, vous ne pouvez y entrer des données que pour les dates comprises dans la période de paie courante ou suivante.

4. Si aucune rangée vierge n’est disponible pour la date voulue, cliquez sur le bouton dans une rangée existante pour créer une nouvelle rangée associée à la même date.

   Astuce : Vous pouvez également ajouter de nouvelles rangées au moyen du bouton Insérer.

5. Dans la colonne Heures d'une rangée vierge correspondant à la journée voulue, entrez votre nombre total d’heures d'absence pour la date sélectionnée.

6. Cliquez sur le bouton dans la colonne Codes de gain et sélectionnez dans la fenêtre contextuelle le code approprié (comme Vacances ou Maladie).

7. Si vous voulez ajouter des précisions à propos du temps non travaillé que vous êtes en train d'enregistrer, cliquez sur le bouton dans la partie droite de la page, entrez une remarque dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur le bouton Terminé.

Remarques :
Lorsque vous cliquez sur le bouton de remarque, la fenêtre Remarques s'ouvre au-dessus de la rangée et cette dernière est mise en surbrillance pour que vous sachiez que la remarque créée, consultée ou modifiée s'y rattache. Il existe cinq versions de ce bouton, qui dénotent différentes situations :

- Il n'existe aucune remarque relative à la rangée. Il s'agit également de l'icône de remarque par défaut qui s'affiche avant l'ajout d'une remarque dans une rangée.

- Tout le texte d'une fenêtre de remarque a été supprimé, mais la page n'a pas été soumise depuis la suppression de ce texte.

- Une remarque existe pour la rangée, et la page a été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

- Une remarque existe pour la rangée, mais la page n'a pas encore été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

7. Pour entrer un autre jour ou d'autres heures d'absence dans une catégorie différente, répétez les étapes 1 à 6.

8. Cliquez sur le bouton Soumettre pour enregistrer les données.

Si les données entrées respectent les exigences de validation de base, la fiche de présence s'actualisera et le message « Opération réussie » s'affichera en haut de l'écran.

Remarques :
La fiche de présence affiche de l'information sur l'état de chaque entrée qui y est faite. Veuillez consulter la rubrique Comment lire votre fiche de présence pour obtenir de plus amples renseignements sur les icônes qui servent à indiquer l'état.

Si vous devez revenir pour modifier une entrée sur votre fiche de présence, rappelez-vous que votre entreprise a peut-être configuré le système de façon à verrouiller les entrées qui ont été approuvées par un superviseur (que ce soit le vôtre ou un autre superviseur pour qui vous avez travaillé temporairement). Si l'application de votre entreprise a été configurée de cette façon, vous pourrez uniquement modifier les entrées qui n'ont pas encore été approuvées par votre superviseur (d'attache ou temporaire). Si une ou plusieurs des entrées ont été verrouillées pour cette raison, le message suivant s'affichera dans le haut de votre fiche de présence : « Les rangées sont peut-être désactivées car l'approbation de votre superviseur a déjà eu lieu. »

Si l'application de votre entreprise n'est pas configurée ainsi, vous pourrez modifier les entrées de votre fiche de présence même si elles ont déjà été approuvées par votre superviseur. Toutefois, une telle action aura pour effet d'annuler les approbations, de sorte que vous et/ou votre superviseur devrez approuver de nouveau la fiche de présence.

Quelle que soit la configuration de l'application de votre entreprise en ce qui concerne les entrées de la fiche de présence, vous pouvez seulement modifier les entrées qui font partie de la période de paie courante ou suivante.

Si vous avez des questions sur la modification des entrées sur votre fiche de présence, parlez-en à votre superviseur.