Remarque : La fonction de suivi des exceptions concernant les présences est optionnelle. Si votre entreprise n'effectue pas le suivi des exceptions concernant les présences, l'information contenue dans cette page ne vous concerne pas.

Certaines entreprises choisissent de surveiller l'assiduité des employés en notant certains événements liés à leurs présences. Si votre entreprise utilise la fonction de suivi des présences de ezLaborManager, certains types de déviations en matière de présence (par exemple les heures d'absence pour cause de maladie, les retards, les départs avant l'heure ou autres absences) seront enregistrés comme des exceptions aux présences dans ezLaborManager. Certaines entreprises attribuent également des niveaux d'infractions (avertissements, mise à l'épreuve, etc.) lorsque les employés atteignent le nombre maximal d'infractions tolérées. Lorsque nécessaire, vous pouvez visualiser les exceptions concernant les présences et les niveaux d'infractions de vos employés et appliquer les mesures correctives qui s'imposent.

Pour visualiser l'historique des exceptions concernant les présences et connaître le niveau d'infractions actuel d'un employé :

1. Dans la page d’Accueil, cliquez sur le lien Présences aux employés.

2. Cliquez sur le bouton , à côté du bouton Trouver. Dans la page Consultation - ID de l'employé qui s'ouvrira, sélectionnez l'employé dont vous voulez consulter l'historique des exceptions concernant les présences.

Astuces :
La fenêtre Consultation – ID de l'employé énumère uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le dossier. Les éléments de la liste s'affichent dans l'ordre défini par le filtre d'employé. Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'affichage en cliquant sur le titre de la colonne Nom, Prénom ou ID de l'employé.

Pour trouver le nom d'un employé en particulier, sélectionnez d'abord l'élément Nom dans le menu déroulant Colonne, puis entrez le nom de l'employé dans le champ Recherche et cliquez sur le bouton . Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton , l'option de recherche (Nom dans cet exemple) sera enregistrée comme valeur par défaut du champ Colonne pour toutes les fenêtres de consultation par ID d'employé. Bien sûr, vous pouvez aussi sélectionner les éléments Prénom ou ID de l'employé dans le menu déroulant Colonne, et entrer l'information correspondante avant de cliquer sur le bouton . Quel que soit votre choix, il deviendra la nouvelle valeur par défaut.

Si vous ne parvenez pas à trouver l'employé voulu, vérifiez les paramètres du filtre d'employé actif.

3. Si le menu n'est pas déployé dans la sous-fenêtre de gauche de la section Historique - Avis d'absence, cliquez sur .

4. Dans le menu de la sous-fenêtre de gauche, cliquez sur Exceptions concernant les présences.

   Remarques :
   Un sommaire de toutes les exceptions aux présences récentes de l'employé, classées par code de suivi, s'affichera dans la section Exceptions concernant les présences. Les codes de suivi, propres à votre entreprise, et la période qui s'affiche par défaut sont définis par votre administrateur de système. Si votre entreprise attribue des points pour chaque exception en matière de présence, la colonne Points indiquera le nombre de points accumulés par l'employé sélectionné pour chaque code de suivi, ainsi que le total de ses points. (Si votre entreprise a décidé de ne pas dévoiler le nombre de points attribués aux employés, la colonne Points sera absente de la page.) La colonne Nombre d'entrées indique le nombre de transactions correspondant à chaque code de suivi.
   
   Il se peut que votre entreprise applique une politique en matière de présence selon laquelle des niveaux d'infractions sont attribués lorsque les problèmes d'assiduité d'un employé ou son nombre de points atteint la limite permise. Si votre entreprise suit une procédure en matière d'infractions, le niveau actuel de l'employé s'affichera dans le coin supérieur droit de la section Exceptions concernant les présences. (Si son dossier ne comporte aucune infraction, le système en fera aussi état.)

5. Pour n'afficher que les exceptions correspondant à un code de suivi donné, cliquez sur dans le champ Code de suivi et sélectionnez le code de suivi voulu. La page s'actualisera immédiatement.

6. Pour visualiser les exceptions s'inscrivant dans une autre période que celle qui s'affiche par défaut, utilisez l'outil de sélection de dates pour choisir une autre plage de dates.

   • Pour filtrer votre liste d'exceptions concernant les présences en utilisant une plage de dates prédéfinie, cliquez sur dans le champ Préciser la plage de dates et sélectionnez Toutes, Période de paie courante, Période de paie suivante ou Période de paie précédente. La liste des exceptions concernant les présences s'actualisera immédiatement de façon à afficher les renseignements correspondant à la nouvelle période sélectionnée.

   • Pour afficher les exceptions concernant les présences récentes, d'une date donnée jusqu'à la date du jour :

   • 1. Cliquez sur dans le champ Préciser la plage de dates et sélectionnez x dernières sélections de.

     2. Dans le champ suivant, cliquez sur et sélectionnez les unités (jours, semaines ou mois) de la plage de dates que vous souhaitez définir.

     3. Dans le champ suivant, entrez le nombre de jours, de semaines ou de mois pour lesquels vous voulez extraire l'historique de vos exceptions concernant les présences.

     4. Cliquez sur Trouver. La page Exceptions concernant les présences s'actualisera pour n'afficher que les données comprises dans la plage de dates déterminée.

   • Pour afficher les exceptions concernant les présences comprises entre deux dates précises :

   • 1. Cliquez sur dans le champ Préciser la plage de dates et sélectionnez Plage de dates définie par l'utilisateur.

     2. Dans les zones de texte Préciser la plage de dates, entrez la date de début et la date de fin de la période pour laquelle vous voulez obtenir l'historique des exceptions concernant les présences. Vous pouvez aussi entrer une date de début et de fin au moyen des boutons .

     3. Cliquez sur Trouver. La page Exceptions concernant les présences s'actualisera pour n'afficher que les données comprises dans la plage de dates déterminée.

Remarque : Vous pouvez ouvrir la page Détails sur l'exception concernant les présences pour obtenir des renseignements détaillés sur une exception. Pour en savoir plus sur les transactions faisant partie d'une catégorie de suivi, cliquez n'importe où dans la rangée correspondant au code de suivi voulu. Pour obtenir plus de détails au sujet de toutes les transactions de la liste des exceptions aux présences, cliquez n'importe où dans la rangée Total.