Votre entreprise autorise peut-être les employés à échanger une partie des soldes de certains de leurs cumuls contre de l'argent. Si ce type de transaction est permis, vous verrez un bouton Payer dans la page Détails relatifs au solde du cumul de l'employé.

Remarque : Le fait d'enregistrer une transaction de paiement au moyen du bouton Payer crée un ajustement de la paie non modifiable dans la fiche de présence de l'employé concerné. Cet ajustement peut être vu par les employés, les superviseurs et les administrateurs.

Pour enregistrer une transaction de paiement :

1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Soldes des cumuls de l'employé.

3. Dans la page Soldes des cumuls de l'employé, cliquez sur le bouton , à côté du bouton Trouver. Dans la fenêtre Consultation - ID de l'employé qui s'ouvrira, sélectionnez l'employé pour lequel vous voulez enregistrer une transaction de paiement. La page Soldes des cumuls de l'employé s'actualisera; vous y trouverez le type (heures ou montant d'argent) et le solde de chaque cumul de l'employé présentant ou ayant déjà présenté un solde supérieur à zéro.

Astuces :
La fenêtre Consultation – ID de l'employé énumère uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le dossier. Les éléments de la liste s'affichent dans l'ordre défini par le filtre d'employé. Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'affichage en cliquant sur le titre de la colonne Nom, Prénom ou ID de l'employé.

Pour trouver le nom d'un employé en particulier, sélectionnez d'abord l'élément Nom dans le menu déroulant Colonne, puis entrez le nom de l'employé dans le champ Recherche et cliquez sur le bouton . Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton , l'option de recherche (Nom dans cet exemple) sera enregistrée comme valeur par défaut du champ Colonne pour toutes les fenêtres de consultation par ID d'employé. Bien sûr, vous pouvez aussi sélectionner les éléments Prénom ou ID de l'employé dans le menu déroulant Colonne, et entrer l'information correspondante avant de cliquer sur le bouton . Quel que soit votre choix, il deviendra la nouvelle valeur par défaut.

Si vous ne parvenez pas à trouver l'employé voulu, vérifiez les paramètres du filtre d'employé actif.

4. Dans la page Soldes des cumuls de l'employé, cliquez sur le cumul pour lequel vous voulez enregistrer une transaction de paiement. La page Détails relatifs au solde du cumul de l'employé s'ouvrira.

5. Cliquez sur le bouton Payer.

Remarque : Vous aurez uniquement accès au bouton Payer si votre entreprise autorise les transactions de paiement pour le cumul sélectionné.

6. Dans le champ Montant de la fenêtre contextuelle Payer, entrez le nombre d'heures que l'employé souhaite se faire payer.

Remarque : Vous verrez en regard du champ Montant s'il s'agit d'un nombre d'heures ou d'un montant d'argent. Les cumuls monétaires ne peuvent généralement pas faire l'objet d'un paiement.

7. Dans le champ Date de paie, cliquez sur le bouton et sélectionnez la date à laquelle la transaction s'est produite ou doit se produire. Cette date est requise et doit s'inscrire dans la période de paie courante ou dans la suivante. La date du jour s'affiche par défaut dans ce champ.

   Remarque : La transaction sera traitée et appliquée aux totaux de paie de l'employé lors du traitement de la période englobant la date de paie.

8. Dans le champ Code de gain, cliquez sur le bouton et sélectionnez dans la fenêtre de consultation Code de gain qui s'ouvrira le code de gain applicable à la transaction. Vous ne trouverez dans cette fenêtre que les codes de gain pertinents au cumul pour lequel l'employé souhaite recevoir un paiement. Le code de gain est obligatoire.

9. Sélectionnez le taux à utiliser pour le paiement. Les options disponibles sont les suivantes :

   • Utiliser le taux du code de gain pour le calcul - le montant payé à l'employé sera calculé au moyen du taux applicable au code de gain sélectionné.

   • Taux de remplacement - le montant payé à l'employé sera calculé au moyen du taux que vous entrerez dans la zone de texte.

10. Dans le champ Remarques, décrivez brièvement la raison de la transaction de paiement. Par exemple, si employé demande un paiement équivalent à 10 heures de congé, vous pourriez inscrire « L'employé a demandé un paiement équivalent à 10 heures de congé ». Ce champ est facultatif.

11. Cliquez sur le bouton Soumettre. La fenêtre contextuelle se refermera et vous vous retrouverez à la page Détails relatifs au solde du cumul de l'employé, où vous verrez les soldes des paiements ajustés en fonction de la transaction que vous venez d'effectuer.

Remarques :
Pour voir la transaction dans la liste Transactions relatives au solde du cumul de l'employé, cliquez sur le montant dans la colonne Tous de la rangée Payé.

Une fois que la fiche de présence de l'employé aura été traitée, la transaction de paiement s'affichera comme un ajustement de la paie non modifiable dans le Gestionnaire des fiches de présence et dans la page Ajustement de la paie et annulation de l'approbation. Vous pouvez traiter de nouveau la fiche de présence manuellement si vous voulez voir une transaction s'y inscrire immédiatement. Après le traitement de la fiche de présence, vous verrez également les effets de la transaction dans le sommaire de paie.