Votre entreprise autorise peut-être les employés à augmenter le solde de certains de leurs cumuls en achetant des heures additionnelles. Si ce type de transaction est permis, vous verrez un bouton Racheter dans la page Détails relatifs au solde du cumul de l'employé.

Remarque : Le fait d'enregistrer une transaction de rachat au moyen du bouton Racheter crée un ajustement de la paie non modifiable dans la fiche de présence de l'employé concerné. Cet ajustement peut être vu par les employés, les superviseurs et les administrateurs.

Pour enregistrer une transaction de rachat :

1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Soldes des cumuls de l'employé.

3. Dans la page Soldes des cumuls de l'employé, cliquez sur le bouton , à côté du bouton Trouver. Dans la fenêtre Consultation - ID de l'employé qui s'ouvrira, sélectionnez l'employé pour lequel vous voulez enregistrer une transaction de rachat. La page Soldes des cumuls de l'employé s'actualisera; vous y trouverez le type (heures ou montant d'argent) et le solde de chaque cumul de l'employé présentant ou ayant déjà présenté un solde supérieur à zéro.

Astuces :
La fenêtre Consultation – ID de l'employé énumère uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le dossier. Les éléments de la liste s'affichent dans l'ordre défini par le filtre d'employé. Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'affichage en cliquant sur le titre de la colonne Nom, Prénom ou ID de l'employé.

Pour trouver le nom d'un employé en particulier, sélectionnez d'abord l'élément Nom dans le menu déroulant Colonne, puis entrez le nom de l'employé dans le champ Recherche et cliquez sur le bouton . Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton  , l'option de recherche (Nom dans cet exemple) sera enregistrée comme valeur par défaut du champ Colonne pour toutes les fenêtres de consultation par ID d'employé. Bien sûr, vous pouvez aussi sélectionner les éléments Prénom ou ID de l'employé dans le menu déroulant Colonne, et entrer l'information correspondante avant de cliquer sur le bouton . Quel que soit votre choix, il deviendra la nouvelle valeur par défaut.

Si vous ne parvenez pas à trouver l'employé voulu, vérifiez les paramètres du filtre d'employé actif.

4. Si vous ne trouvez pas le cumul pour lequel vous souhaitez enregistrer une transaction de rachat dans la page Détails relatifs au solde du cumul de l'employé, cliquez sur le bouton Ajouter nouveau et sélectionnez le cumul voulu dans la fenêtre Consultation - Définition du cumul. La fenêtre se refermera et le cumul s'ajoutera aux données de la page Soldes des cumuls de l'employé.

   Remarque : La fenêtre de consultation Définition du cumul n'énumère que les cumuls attribués au groupe de paie de l'employé sélectionné qui n'ont pas encore été versés dans la page Soldes des cumuls de l'employé.

5. Dans la page Soldes des cumuls de l'employé, cliquez sur le cumul pour lequel vous voulez enregistrer une transaction de rachat. La page Détails relatifs au solde du cumul de l'employé s'ouvrira.

6. Cliquez sur le bouton Racheter.

Remarque : Vous aurez uniquement accès au bouton Racheter si votre entreprise autorise les transactions de rachat pour le cumul sélectionné.

7. Dans le champ Montant de la fenêtre contextuelle Racheter, entrez le nombre d'heures que l'employé souhaite racheter.

   Remarque : Vous verrez en regard du champ Montant s'il s'agit d'un nombre d'heures ou d'un montant d'argent. Les cumuls monétaires ne peuvent généralement pas faire l'objet d'un rachat.

8. Dans le champ Date de paie, cliquez sur le bouton et sélectionnez la date à laquelle la transaction s'est produite ou doit se produire. Cette date est requise et doit s'inscrire dans la période de paie courante ou dans la suivante. La date du jour s'affiche par défaut dans ce champ.

   Remarque : La transaction sera traitée et appliquée aux totaux de paie de l'employé lors du traitement de la période englobant la date de paie.

9. Dans le champ Code de gain, cliquez sur le bouton et sélectionnez dans la fenêtre de consultation Code de gain qui s'ouvrira le code de gain applicable à la transaction. Vous ne trouverez dans cette fenêtre que les codes de gain pertinents au cumul pour lequel l'employé souhaite effectuer un rachat. Le code de gain est obligatoire.

10. Sélectionnez le taux à utiliser pour le rachat. Les options disponibles sont les suivantes.

• Utiliser le taux du code de gain pour le calcul  - le montant payé par l'employé pour racheter des heures sera calculé au moyen du taux applicable au code de gain sélectionné.

• Taux de remplacement  - le montant payé par l'employé pour racheter des heures sera calculé au moyen du taux que vous entrerez dans la zone de texte.

11. Dans le champ Remarques, décrivez brièvement la raison de la transaction de rachat. Par exemple, si employé demande à acheter 10 heures de congés, vous pourriez inscrire « L'employé a demandé le rachat de 10 heures de congés ». Ce champ est facultatif.

12. Cliquez sur le bouton Soumettre. La fenêtre contextuelle se refermera et vous vous retrouverez à la page Détails relatifs au solde du cumul de l'employé, dans laquelle  les soldes des rachats auront été ajustés en fonction de la transaction que vous venez d'effectuer.

Remarques :
Pour voir la transaction dans la liste Transactions relatives au solde du cumul de l'employé, cliquez sur le montant dans la colonne Tous de la rangée Racheté.

Une fois que la fiche de présence de l'employé aura été traitée, la transaction de rachat s'affichera comme un ajustement de la paie non modifiable dans le Gestionnaire des fiches de présence et dans la page Ajustement de la paie et annulation de l'approbation. Vous pouvez traiter de nouveau la fiche de présence manuellement si vous voulez voir une transaction s'y inscrire immédiatement. Après le traitement de la fiche de présence, vous verrez également les effets de la transaction dans le sommaire de paie.