Remarque : La fonction de suivi des exceptions concernant les présences est optionnelle. Si votre entreprise n'effectue pas le suivi des exceptions concernant les présences, l'information contenue dans cette page ne vous concerne pas.

Certaines entreprises choisissent de surveiller l'assiduité des employés en notant certains événements liés à leurs présences. Si votre entreprise utilise la fonction de suivi des présences de ezLaborManager, certains types de déviations en matière de présence (par exemple les heures d'absence pour cause de maladie, les retards, les départs avant l'heure ou autres absences) seront automatiquement enregistrés comme des exceptions aux présences dans ezLaborManager. À titre d'administrateur, vous pouvez consulter les exceptions concernant les présences des employés qui appartiennent à des groupes de sécurité auxquels vous avez accès, et vous pouvez modifier les exceptions concernant les présences des périodes de paie passées.

Pour visualiser l'historique des exceptions concernant les présences et modifier une exception (au besoin) :

1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Présence des employés.

3. Cliquez sur le lien Exceptions concernant les présences.

4. Dans la page Exceptions concernant les présences, cliquez sur le bouton , à côté du bouton Trouver. Dans la page Consultation - ID de l'employé qui s'ouvrira, sélectionnez l'employé pour lequel vous désirez consulter l'historique des exceptions concernant les présences.

   Astuces :
   La fenêtre Consultation – ID de l'employé énumère uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le dossier. Les éléments de la liste s'affichent dans l'ordre défini par le filtre d'employé. Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'affichage en cliquant sur le titre de la colonne Nom, Prénom ou ID de l'employé.
   
   Pour trouver le nom d'un employé en particulier, sélectionnez d'abord l'élément Nom dans le menu déroulant Colonne, puis entrez le nom de l'employé dans le champ Recherche et cliquez sur le bouton . Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton , l'option de recherche (Nom dans cet exemple) sera enregistrée comme valeur par défaut du champ Colonne pour toutes les fenêtres de consultation par ID d'employé. Bien sûr, vous pouvez aussi sélectionner les éléments Prénom ou ID de l'employé dans le menu déroulant Colonne, et entrer l'information correspondante avant de cliquer sur le bouton . Quel que soit votre choix, il deviendra la nouvelle valeur par défaut.
   
   Si vous ne parvenez pas à trouver l'employé voulu, vérifiez les paramètres du filtre d'employé actif.

   Remarques :
   Un sommaire de toutes les exceptions aux présences récentes et de toutes les mesures correctives de l'employé, classées par code de suivi, s'affichera. Les codes de suivi et la période par défaut, propres à votre entreprise, sont définis par votre consultant ezLaborManager d’ADP. Si votre entreprise attribue des points pour les exceptions en matière de présence et les mesures correctives, la colonne Points indiquera le nombre de points accumulés par votre employé pour chaque code de suivi ainsi que le total de tous ses points. (Si votre entreprise a décidé de ne pas dévoiler le nombre de points attribués aux employés, la colonne Points sera absente de la page.) La colonne Nombre d'entrées indique le nombre de transactions correspondant à chaque code de suivi.
   
   Il se peut que votre entreprise applique une politique en matière de présence selon laquelle des niveaux d'infractions sont attribués lorsque les problèmes d'assiduité d'un employé ou son nombre de points atteint la limite permise. Si votre entreprise suit une procédure en matière d'infractions, le niveau actuel de l'employé s'affichera dans le coin supérieur droit de la page Exceptions concernant les présences. (Si son dossier ne comporte aucune infraction, le système en fera aussi état.)

5. Pour n'afficher que les exceptions correspondant à un code de suivi donné, cliquez sur dans le champ Code de suivi et sélectionnez le code de suivi voulu. La page s'actualisera immédiatement.

6. Pour visualiser les exceptions s'inscrivant dans une autre période que celle qui s'affiche par défaut, utilisez l'outil de sélection de dates pour choisir une autre plage de dates.

   • Pour filtrer votre liste d'exceptions concernant les présences en utilisant une plage de dates prédéfinie, cliquez sur dans le champ Préciser la plage de dates et sélectionnez Toutes, Période de paie courante, Période de paie suivante ou Période de paie précédente. La liste des exceptions concernant les présences s'actualisera immédiatement de façon à afficher les renseignements correspondant à la nouvelle période sélectionnée.

   • Pour afficher les exceptions concernant les présences récentes, d'une date donnée jusqu'à la date du jour :

   • 1. Cliquez sur dans le champ Préciser la plage de dates et sélectionnez x derniers (ères) …

     2. Dans le champ suivant, cliquez sur et sélectionnez les unités (jours, semaines ou mois) de la plage de dates que vous souhaitez définir.

     3. Dans le champ suivant, entrez le nombre de jours, de semaines ou de mois pour lesquels vous voulez extraire l'historique de vos exceptions concernant les présences.

     4. Cliquez sur Trouver. La page Exceptions concernant les présences s'actualisera pour n'afficher que les données comprises dans la plage de dates déterminée.

   • Pour afficher les exceptions concernant les présences comprises entre deux dates précises :

   • 1. Cliquez sur dans le champ Préciser la plage de dates et sélectionnez Plage de dates définie par l'utilisateur.

     2. Dans les zones de texte Préciser la plage de dates, entrez la date de début et la date de fin de la période pour laquelle vous voulez obtenir l'historique des exceptions concernant les présences. Vous pouvez aussi entrer une date de début et de fin au moyen des boutons .

     3. Cliquez sur Trouver. La page Exceptions concernant les présences s'actualisera pour n'afficher que les données comprises dans la plage de dates déterminée.

7. Pour avoir plus de détails sur chacune des transactions d'une catégorie de suivi, cliquez n'importe où dans la rangée correspondant à ce code de suivi. La page Détails sur l'exception concernant les présences s'ouvrira et affichera des informations détaillées sur les exceptions associées à ce code de suivi.

   Date	Date à laquelle l'exception concernant les présences a eu lieu.
   Code de suivi	Catégorie de suivi des présences dans laquelle un ou plusieurs événements liés aux présences ont eu lieu et ont provoqué l'exception concernant les présences en question. Les codes de suivi sont définis par votre consultant ezLaborManager d'ADP, selon les politiques de votre entreprise. Vous trouverez, par exemple, les codes de suivi ABSENT et ERLOUT (pour les départs avant l'heure).
   Heures	Nombre d'heures associées à l'occurrence ou aux occurrences en matière de présence qui ont provoqué l'exception.
   Points	Nombre de points liés aux présences attribués à l'employé pour l'exception.
   Occurrence	Nombre d'événements liés aux présences qui ont engendré l'exception. Par exemple, votre entreprise peut générer une exception si un employé est en retard trois fois dans la même semaine. L'exception générée lorsque cette limite sera atteinte indiquera 3 occurrences de retard.
   Exception à la fiche de présence	Exception à la fiche de présence associée à chaque occurrence en matière de présence pour le code de suivi. Par exemple, le code de suivi ERLOUT assure le suivi de chaque occurrence de l'exception à la fiche de présence liée au pointage d'un départ avant l'heure prévue.
   Code de gain	Code de gain associé aux événements liés aux présences, le cas échéant, qui ont déclenché l'exception. Par exemple, votre entreprise peut créer des exceptions liées à un excès d'heures d'absence pour cause de maladie. Ce type d'exception concernant les présences est associé au code de gain que votre entreprise utilise pour enregistrer les heures d'absence pour cause de maladie.
   Absence motivée	État d'absence motivée ou non motivée pour l'exception concernant les présences. Une exception excusée s'inscrit dans l'historique des exceptions d'un employé, mais les points habituellement associés à cette exception ne lui sont pas attribués. Un crochet dans cette colonne indique que l'exception est excusée. Remarque : Si un crochet est affiché dans cette colonne, vous pourrez modifier l'état excusé ou non excusé en cochant ou en décochant la case, puis en cliquant sur le bouton Soumettre. Cette colonne permet d'excuser ou d'annuler l'excuse uniquement pour les exceptions qui s'inscrivent dans la période de paie en cours. Pour excuser ou annuler l'excuse d'une exception d'une période de paie passée, vous devez modifier l'exception (voir les étapes ci-dessous).
   Remarque	Bouton qui indique s'il existe une remarque pour l'exception. Le bouton sera affiché si aucune remarque n'existe pour l'exception. Si, au contraire, il existe une remarque, le bouton sera affiché. Vous pouvez voir la remarque en cliquant sur le bouton . Remarque : Pour ajouter ou modifier une remarque pour les exceptions dans la période de paie en cours, cliquez sur le bouton de remarque affiché, entrez ou modifiez le texte de remarque, puis cliquez sur Terminé dans la fenêtre contextuelle Remarque. En ce qui concerne les exceptions s'inscrivant dans les périodes de paie passées, vous pouvez utiliser les boutons de remarque pour consulter les remarques existantes, mais pas pour les modifier. Pour ajouter ou modifier une remarque portant sur des exceptions d'une période de paie passée, vous devez modifier les exceptions (voir les étapes ci-dessous).
   Généré par	Système, processus ou utilisateur qui a créé l'exception.

   Astuce : Pour voir les renseignements détaillés sur toutes les exceptions concernant les présences de l'employé sélectionné pour une période donnée, sélectionnez Tout dans le champ Code de suivi et cliquez n'importe où dans la rangée Total de la page Exceptions concernant les présences.

8. Pour modifier une valeur associée à une exception, cliquez dans la colonne Date de la rangée correspondant à l'exception. La page Modifier l'exception concernant les présences s'ouvrira.

   Remarques :
   Vous pouvez modifier seulement les exceptions concernant les présences dont les dates sont antérieures à la période de paie en cours. Ces dates sont affichées sous forme de liens dans la liste des exceptions concernant les présences. Lorsque vous cliquez sur un lien de date, la page Modifier l'exception concernant les présences s'ouvre.
   
   Vous ne pouvez pas modifier les exceptions s'inscrivant dans la période de paie en cours. Par conséquent, la valeur de date pour ces exceptions ne se présente pas sous la forme d'un lien. Toutefois, vous pouvez excuser ou annuler l'excuse de ces exceptions en cochant ou en décochant la case correspondante dans la colonne Absence motivée de la page Détails sur l'exception concernant les présences. Vous pouvez également utiliser le bouton de la colonne Remarque pour ajouter une remarque ou modifier une remarque existante. Une fois que vous avez modifié l'état d'excuse ou que vous avez ajouté ou modifié une remarque pour une exception de la période de paie en cours, cliquez sur le bouton Soumettre.

9. Dans la page Modifier l'exception concernant les présences, modifiez les valeurs figurant dans les divers champs, s'il y a lieu. Chaque champ est décrit ci-dessous

   Date de l'absence	Date à laquelle l'exception concernant les présences a eu lieu. Il s'agit d'un champ obligatoire. Si vous modifiez cette date, la nouvelle date doit s'inscrire dans une période de paie passée.
   Exceptions relatives au processeur de temps	Exception à la fiche de présence associée à chaque occurrence de l'exception concernant les présences pour ce code de suivi. Par exemple, le code de suivi ERLOUT assure le suivi de chaque occurrence de l'exception à la fiche de présence correspondant au pointage d'un départ avant l'heure prévue.
   Code de suivi des absences	Catégorie de suivi des absences dans laquelle un ou plusieurs événements liés aux présences ont eu lieu et ont provoqué l'exception concernant les présences. Les codes de suivi sont définis par votre consultant ezLaborManager d’ADP selon les politiques de votre entreprise. Par exemple, vous trouverez les codes de suivi ABSENT et ERLOUT (pour les départs avant l'heure prévue). Ce champ est obligatoire.
   Code de gain	Code de gain associé aux événements liés aux présences, le cas échéant, qui ont déclenché l'exception. Par exemple, votre entreprise peut créer des exceptions liées à un excès d'heures d'absence pour cause de maladie. Ce type d'exception concernant les présences est associé au code de gain que votre entreprise utilise pour enregistrer les heures d'absence pour cause de maladie.
   Raison de modification	Raison de la modification que vous effectuez. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le code approprié dans la liste des codes de raisons de modification que votre entreprise utilise. Ce champ est obligatoire.
   Heures	Nombre d'heures associées à l'occurrence ou aux occurrences de présence qui ont provoqué l'exception.
   Points	Nombre de points de présence attribués à l'employé à la suite de l'exception concernant les présences.
   Occurrences	Nombre d'événements liés aux présences qui font partie de l'exception. Par exemple, votre entreprise peut générer une exception si un employé est en retard trois fois dans la même semaine. L'exception générée lorsque cette limite sera atteinte indiquera 3 occurrences de retard. Ce champ est obligatoire.
   Absence motivée	État d'absence motivée ou non motivée pour l'exception concernant les présences. Une exception excusée s'inscrit dans l'historique des exceptions d'un employé, mais les points habituellement associés à cette exception ne lui sont pas attribués. Un crochet dans cette colonne indique que l'exception est excusée.
   Remarque	S'il existe une remarque relative à une exception concernant les présences, l'icône s'affichera dans la colonne Remarque. Pour lire la remarque, passez votre curseur sur l'icône ou cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre Remarques. S'il n'y a pas de remarque associée à l'exception, la case de la colonne Remarque demeurera vide. Si des remarques relatives aux paires de poinçons ont été entrées dans le Gestionnaire des fiches de présence, elles seront également visibles dans la fenêtre Remarques. Toutefois, il est impossible de les modifier à partir de cette fenêtre. Pour y apporter des changements, vous devez passer par le Gestionnaire des fiches de présence.

    

10. Cliquez sur le bouton Soumettre.

Remarque : À partir de la page Modifier l'exception concernant les présences, vous pouvez aussi supprimer une exception concernant les présences d'une période de paie passée.