Si votre entreprise permet aux employés de pointer leurs arrivées et leurs départs à l'aide d'horodateurs pour leur éviter d'avoir à ouvrir une session dans l'interface Web de ezLaborManager, vous pouvez assigner aux employés des horodateurs particuliers, un groupe d'horodateurs ou un groupe de restriction de pointage.

Assigner des horodateurs particuliers aux employés fait en sorte que ces derniers ne peuvent utiliser n'importe quel horodateur pour entrer leurs heures et pour accéder à certains renseignements. (Les tâches que chaque employé peut exécuter à l'aide des horodateurs varieront en fonction des types d'horodateurs et du logiciel utilisés. Pour en savoir plus sur les différentes tâches qu'il peut être possible d'accomplir, reportez-vous à la section Configuration de la prise en charge des horodateurs par ezLaborManager.)

Si votre entreprise utilise de nombreux horodateurs et que vous voulez que les employés puissent en utiliser plus d'un, vous pouvez créer des groupes d'horodateurs afin de faciliter le processus d'assignation des horodateurs. Les groupes d'horodateurs vous permettent d'assigner plusieurs horodateurs à des employés en une seule étape. Par exemple, si un employé doit pouvoir utiliser tous les horodateurs d'un même immeuble, vous pourriez regrouper ceux-ci et assigner le groupe à votre employé, au lieu de lui assigner chaque horodateur de l'immeuble individuellement.

Si votre entreprise souhaite restreindre les moments où les employés peuvent utiliser les horodateurs, votre représentant de ezLaborManager chez ADP pourra créer des groupes personnalisés de restriction de pointage. Chaque groupe de restriction sera associé à une plage horaire durant laquelle les employés pourront utiliser les horodateurs. Cette plage déterminera combien de temps avant son ARRIVÉE prévue et combien de temps après son DÉPART prévu l'employé pourra pointer et, le cas échéant, franchir certaines portes ou barrières commandées par les horodateurs. Si un employé tente de pointer en dehors de la plage horaire permise par le groupe de restriction de pointage auquel il appartient, le poinçon sera refusé. Les groupes de restriction de pointage peuvent s'avérer utiles si vous voulez permettre à certains employés (par exemple, les cadres ou les chefs d'équipe) d'arriver en avance et/ou de partir en retard, mais que vous ne voulez pas donner la même marge de manœuvre à tous les autres employés.

Si des groupes de restriction de pointage ont été créés pour votre entreprise, vous pourrez les assigner aux employés de façon individuelle (un employé à la fois). Toutefois, vous pourriez demander à un représentant de ezLaborManager chez ADP d'associer un groupe de restriction à tout un groupe de paie. Un employé ne peut appartenir qu'à un seul groupe de restriction de pointage à la fois. Si un employé fait partie d'un groupe de restriction et que son groupe de paie est associé à un groupe différent, le groupe assigné à l'employé individuellement aura la priorité.

Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour modifier les assignations d'horodateurs d'un employé à partir d'une seule page de ezLaborManager. Pour obtenir des instructions sur la façon d'accorder ou de retirer rapidement à un groupe d'employés l'accès à un horodateur, reportez-vous à la section Visualisation et modification des horodateurs. Pour savoir comment assigner de multiples employés à un groupe d'horodateurs ou leur en retirer l'accès, consultez la section Visualisation et modification des groupes d'horodateurs.

1. Cliquez sur l'onglet Installation.

Sous le titre Réglages, cliquez sur le lien Horodateurs.

2. Dans la section Horodateurs attribués, cliquez sur le bouton pour ouvrir une fenêtre de consultation intitulée Horodateur. Vous trouverez dans cette fenêtre tous les horodateurs que votre entreprise a enregistrés dans l'application.

3. Cochez les cases en regard des horodateurs que vous voulez permettre à l'employé d'utiliser.

4.   Cliquez sur le bouton Terminé. La fenêtre de consultation se refermera, et vous verrez dans le champ Horodateurs attribués de la page Employés la description de chacun des horodateurs que vous avez sélectionnés.

Astuces : Pour retirer de la liste un horodateur assigné à l'employé, cliquez sur sa description, puis sur le bouton .

5.   Si votre entreprise a créé des groupes d'horodateurs et que vous voulez assigner l'un de ces groupes à l'employé, cliquez sur le bouton dans la section Groupes d'horodateurs attribués pour ouvrir une fenêtre de consultation intitulée Groupe d'horodateurs. Vous trouverez dans cette fenêtre tous les groupes d'horodateurs que votre entreprise a configurés.

Remarque : La section Groupes d'horodateurs attribués ne vous sera accessible que si votre entreprise a défini des groupes d'horodateurs. Si vous ne la voyez pas et que vous croyez qu'il pourrait être intéressant d'utiliser des groupes d'horodateurs au sein de votre entreprise, vous pouvez en créer. Pour connaître la marche à suivre, reportez-vous à la section Création d'un groupe d'horodateurs.

Si la section Groupes d'horodateurs attribués n'est pas visible ou si vous n'avez pas besoin de modifier les assignations de groupes d'horodateurs existants, passez à l'étape suivante.

6.   Cochez les cases en regard des groupes d'horodateurs que vous voulez assigner à l'employé.

Astuce : Si des groupes d'horodateurs ont déjà été assignés à l'employé, les cases correspondantes seront déjà cochées dans la fenêtre de consultation. Pour retirer l'accès d'un employé à un groupe d'horodateurs déjà sélectionné, décochez simplement la case en regard de celui-ci en cliquant dessus.

7.   Cliquez sur le bouton Terminé. La fenêtre de consultation se refermera, et vous verrez dans le champ Groupes d'horodateurs attribués de la page Employé la description de chacun des groupes d'horodateurs que vous avez sélectionnés.

Astuces : Pour retirer de la liste un groupe d'horodateurs assigné à l'employé, cliquez sur sa description, puis sur le bouton  .

8.   Si votre entreprise a recours à des groupes de restriction de pointage et que vous voulez assigner l'un de ces groupes à l'employé, cliquez sur le bouton   en regard du champ Groupe de restriction de pointage pour ouvrir une fenêtre de consultation du même nom. Vous trouverez dans cette fenêtre tous les groupes de restriction qui ont été configurés pour votre entreprise.

Remarque : Le champ Groupe de restriction de pointage ne vous sera accessible que si votre entreprise a défini des groupes de restriction de pointage. Si vous ne le voyez pas ou si vous n'avez pas besoin de modifier les assignations de groupes de restriction, passez à l'étape 13.

9.   Cliquez sur le groupe de restriction que vous voulez assigner à l'employé. La fenêtre se refermera et vous verrez apparaître le groupe que vous venez de sélectionner dans le champ Groupe de restriction de pointage.

Astuce : Si vous ne voulez pas restreindre l'accès de l'employé aux horodateurs, supprimez toute valeur du champ Groupe de restriction de pointage (ou laissez-le vide).

10.   Cliquez sur le bouton Soumettre pour enregistrer tous les paramètres relatifs aux horodateurs que vous venez de définir pour cet employé.

Astuce : Vous pouvez générer des rapports sur les horodateurs pour savoir quels horodateurs, groupes d'horodateurs et groupes de restriction de pointage sont assignés à chaque employé. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à la section Utilisation des rapports sur les horodateurs pour prendre connaissance des assignations d'horodateurs.