Vous pouvez créer rapidement de nouvelles valeurs
de champs de centres de coût en copiant une valeur existante, puis en
modifiant cette valeur et en l'enregistrant sous un nouvel ID. La fonction
de copie est particulièrement utile si vous voulez créer une nouvelle
valeur partageant certains paramètres avec une valeur existante. Créer
de nouvelles valeurs en les copiant plutôt qu'en utilisant
le bouton Ajouter nouveau peut vous faire gagner du temps tout en
réduisant les risques d'erreur.
Pour créer une nouvelle valeur de centre de coût
en copiant une valeur existante :
Cliquez sur l'onglet Installation.
Sous l’onglet Installation,
cliquez sur le nom du champ de centre de coût (par exemple, Service) pour lequel vous voulez
créer une nouvelle valeur en employant la méthode de copie.
Une page Valeurs du champ Centre
de coût s'ouvrira (le nom du champ de centre de coût sélectionné
remplacera le terme « Centre de coût »). Vous y trouverez les valeurs
définies pour le champ de centre de coût que vous avez sélectionné.
Par exemple, si vous avez sélectionné Service, vous vous retrouverez
sur une page intitulée Valeurs du champ Service et contenant les codes
de service qui ont été créés.
Dans la page Valeurs du champ
Centre de coût, cliquez sur
le bouton 
dans la colonne de droite
en regard de la valeur que vous voulez copier. Une page Valeurs du
champ Centre de coût s'ouvrira;
vous y trouverez une copie des propriétés de la valeur d'origine.
Astuce
: Vous pouvez utiliser les outils
de la section Options de recherche située en haut de la page Valeurs
du champ Centre de coût pour
repérer une valeur en particulier en faisant une recherche par ID ou par
description.
Dans le premier champ de la
page Centre de coût, supprimez
l'ID de la valeur existante et entrez un nouvel ID propre à la nouvelle
valeur que vous êtes en train de créer. Ce champ est obligatoire.
Astuces :
Le premier champ de la page portera le même nom que le champ de centre
de coût. Par exemple, dans la page Service, le premier champ s'intitulera
Service. Entrez-y un nouvel ID de service.
L'ID est un code composé d'un maximum de 25 lettres et/ou chiffres
que l'utilisateur entrera dans le champ de centre de coût de sa feuille
de temps, du Gestionnaire des fiches de présence, de son horaire,
etc. Vous aurez intérêt à choisir un ID court et facile à retenir.
Dans la section Description,
entrez une brève nouvelle description de la valeur dans chaque langue
prise en charge par votre entreprise. Ce champ est obligatoire. L'ID
comme la description s'afficheront dans des fenêtres de consultation.
Astuce :
Vous pouvez utiliser les mêmes descriptions que celles de la valeur
copiée, mais ADP vous recommande fortement d'entrer des descriptions
exclusives à chaque valeur de champ de centre de coût.
Dans le champ Date de début,
cliquez sur le bouton 
et sélectionnez la date
à laquelle vous voulez que la valeur devienne disponible.
Dans le champ Date de fin,
cliquez sur le bouton et sélectionnez la date
à laquelle vous voulez que la valeur cesse d'être disponible.
Astuce
: Il n'est pas nécessaire d'entrer
les dates de début et de fin. Si vous décidez de ne pas les préciser,
la valeur sera disponible tant et aussi longtemps que la case d'état Actif
demeurera cochée. Si le champ Date de fin est laissé en blanc et que la
date de début est passée, la valeur demeurera en vigueur tant et aussi
longtemps qu'elle sera marquée comme étant active. Si vous entrez une
date de fin mais que vous laissez en blanc le champ Date de début, la
valeur entrera en vigueur immédiatement et le demeurera jusqu'à la date
de fin, pour autant qu'elle soit marquée comme étant active.
Si vous voyez un champ ID
du superviseur, entrez, modifiez ou supprimez l'ID du superviseur
selon les besoins de la situation.
Remarques :
Le champ ID du superviseur ne s'affichera que si votre entreprise a
configuré le champ de centre de coût pour permettre le prêt d'employés.
Si le champ ID du superviseur est présent et que vous y entrez l'ID
d'un superviseur, ce dernier pourra voir et approuver toutes les paires
de poinçons imputées à cette valeur de centre de coût, et ce, même
s'il n'est pas le superviseur attitré de l'employé qui a inscrit des
heures de travail sous cette valeur.
L'ID du superviseur n'est pas la même chose que l'ID d'employé du superviseur.
Il s'agit plutôt de son ID utilisateur. Si vous n'êtes pas certain
de l'ID à entrer, cliquez sur le bouton 
pour consulter la liste des ID disponibles et sélectionner celui qui
convient.
Pour en savoir davantage sur le prêt d'employés, reportez-vous à la
rubrique Aperçu
relatif aux prêts et aux emprunts d'employés.
Si nécessaire, cochez ou décochez
sur la case Actif pour activer
ou désactiver la nouvelle valeur.
Remarques :
La case Actif vous permet d'inactiver une valeur de centre de coût
sans avoir à la supprimer de façon définitive. Une nouvelle valeur
créée en copiant une valeur existante hérite de l'état actif ou inactif
de la valeur sur laquelle elle se fonde.
Si la case Actif est cochée et que vous ne précisez aucune date de
début et de fin, la valeur créée sera disponible immédiatement et
pour une période indéterminée. Si la case Actif est cochée et que
vous entrez des dates de début et de fin, la valeur sera disponible
pendant la période comprise entre ces deux dates.
Cliquez sur Soumettre
pour enregistrer la nouvelle valeur de champ de centre de coût.