Remarques :
La marche à suivre ci-dessous est valable pour tous les champs de centres
de coût, à l'exception des champs Travail et Fuseau horaire. Pour créer
de nouvelles valeurs pour ces champs spéciaux, reportez-vous aux rubriques
Création
de nouvelles valeurs pour le champ Fuseau horaire et Création
de nouvelles valeurs pour le champ Travail.
Cette procédure indique comment créer une nouvelle valeur de champ de centre
de coût au moyen du bouton Ajouter nouveau. Toutefois, vous pouvez aussi
créer de nouvelles valeurs de champs de centres de coût en copiant
une valeur existante, puis en modifiant cette valeur et en l'enregistrant
sous un nouvel ID. La fonction de copie est particulièrement utile si
vous voulez créer une nouvelle valeur partageant certains paramètres avec
une valeur existante.
Pour créer une nouvelle valeur pour un champ de
centre de coût :
Cliquez sur l'onglet Installation.
Sous l’onglet Installation,
cliquez sur le nom du champ de centre de coût (par exemple, Service) pour lequel vous voulez
créer une nouvelle valeur.
Sous le titre Champs de centres
de coût, cliquez sur le nom du champ de centre de coût (par exemple,
Service) pour lequel vous
voulez créer une nouvelle valeur.
Une page Valeurs du champ Centre
de coût s'ouvrira (le nom du champ de centre de coût sélectionné
remplacera le terme « Centre de coût »). Vous y trouverez les valeurs
définies pour le champ de centre de coût que vous avez sélectionné.
Par exemple, si vous avez sélectionné Service, vous vous retrouverez
sur une page intitulée Valeurs du champ Service et contenant les codes
de service qui ont été créés.
Dans le coin supérieur droit
de la page Valeurs du champ Centre
de coût, cliquez sur le bouton Ajouter
nouveau.
Une page Valeurs du champ Centre
de coût vierge (où le nom du champ de centre de coût sélectionné
remplacera le terme « Centre de coût ») s'ouvrira. Par exemple, si
vous étiez en train de consulter une liste de valeurs de services,
vous vous retrouverez sur une page vierge intitulée Valeurs du champ
Service.
Dans le premier champ de la
page Centre de coût, entrez
l'ID de la valeur que vous voulez créer. Ce champ est obligatoire.
Astuces
:
Le premier champ de la page portera le même nom que le champ de centre
de coût. Par exemple, dans la page Service, le premier champ s'intitulera
Service. Entrez-y l'ID du service.
L'ID est un code composé d'un maximum de 25 lettres et/ou chiffres que
l'utilisateur entrera dans le champ de centre de coût de sa feuille de
temps, du Gestionnaire des fiches de présence, de son horaire, etc. Vous
aurez intérêt à choisir un ID court et facile à retenir.
Astuce : Les champs marqués d'une flèche rouge (
)
sont obligatoires.
Dans la section Description,
entrez une brève description de la valeur dans chaque langue prise
en charge par votre entreprise. Ce champ est obligatoire. L'ID comme
la description s'afficheront dans des fenêtres de consultation.
Dans le champ Date de début,
cliquez sur le bouton 
et sélectionnez la date
à laquelle vous voulez que la valeur devienne disponible.
Dans le champ Date de fin,
cliquez sur le bouton et sélectionnez la date
à laquelle vous voulez que la valeur cesse d'être disponible.
Astuce
: Il n'est pas nécessaire d'entrer les dates de début et de fin.
Si vous décidez de ne pas les préciser, la valeur sera disponible tant
et aussi longtemps que la case d'état Actif demeurera cochée. Si le champ
Date de fin est laissé en blanc et que la date de début est passée, la
valeur demeurera en vigueur tant et aussi longtemps qu'elle sera marquée
comme étant active. Si vous entrez une date de fin mais que vous laissez
en blanc le champ Date de début, la valeur entrera en vigueur immédiatement
et le demeurera jusqu'à la date de fin, pour autant qu'elle soit marquée
comme étant active.
Si vous voyez un champ ID
du superviseur et que la nouvelle valeur de champ de centre de coût
doit être associée à un superviseur en particulier, entrez l'ID de
ce superviseur ou utilisez le bouton 
pour sélectionner
son nom dans une liste.
Remarques :
Le champ ID du superviseur ne s'affichera que si votre entreprise a
configuré le champ de centre de coût pour permettre le prêt d'employés.
Si le champ ID du superviseur est présent et que vous y entrez l'ID
d'un superviseur, ce dernier pourra voir et approuver toutes les paires
de poinçons imputées à cette valeur de centre de coût, et ce, même
s'il n'est pas le superviseur attitré de l'employé qui a inscrit des
heures de travail sous cette valeur.
L'ID du superviseur n'est pas la même chose que l'ID d'employé du superviseur.
Il s'agit plutôt de son ID utilisateur. Si vous n'êtes pas certain
de l'ID à entrer, cliquez sur le bouton pour
consulter la liste des ID disponibles et sélectionner celui qui convient.
Pour en savoir davantage sur le prêt d'employés, reportez-vous à la
rubrique Aperçu
relatif aux prêts et aux emprunts d'employés.
Si vous ne voulez pas que
la nouvelle valeur créée puisse être utilisée immédiatement, décochez
la case Actif.
Remarques :
La case Actif vous permet d'inactiver une valeur de centre de coût
sans avoir à la supprimer de façon définitive. Lorsque vous ajoutez
une nouvelle valeur au moyen du bouton Ajouter nouveau, cette case
se trouve à être cochée par défaut.
Si la case Actif est cochée et que vous ne précisez aucune date de
début et de fin, la valeur créée sera disponible immédiatement et
pour une période indéterminée. Si la case Actif est cochée et que
vous entrez des dates de début et de fin, la valeur sera disponible
pendant la période comprise entre ces deux dates.
Cliquez sur Soumettre
pour enregistrer la nouvelle valeur de champ de centre de coût.