La fonction de rapprochement permet de comparer les données de la paie projetée utilisées pour générer les paiements des employés avec les heures de travail réelles entrées par ceux-ci. Au minimum, la fonction de rapprochement compare le nombre d'heures projetées et réelles de chaque employé par code de gain pour chaque jour d'une période de paie. Votre entreprise peut également décider de comparer et de rapprocher les taux utilisés aux fins du calcul de la paie d'un employé. Si les heures projetées ne correspondent pas aux heures réelles des employés par code de gain (et/ou par taux, si ceux-ci sont activés pour le rapprochement), ezLaborManager crée automatiquement des ajustements de rapprochement, calculés de façon à corriger la paie de l'employé pour qu'elle corresponde aux heures réelles, aux codes de gain et aux taux associés à ces codes de gain. Les ajustements générés automatiquement ne sont pas reportés dans les dossiers des employés tant qu'un administrateur ne les a pas approuvés.

Vous ne pouvez exécuter le traitement de rapprochement qu'après la date de fin de la période de paie, et après la clôture de cette dernière. Par conséquent, les ajustements de rapprochement sont effectués dans la période de paie suivant la période de paie projetée des employés. Vous devez passer en revue toutes les entrées de rapprochement d'une période de paie pour les accepter ou les rejeter avant la clôture de la période de paie suivante. Au cours  du traitement de fin de période, ezLaborManager recherche des entrées non rapprochées et, s'il en trouve, crée un lien vers celles-ci.

Même si, au cours du traitement de fin de période, vous devez passer en revue toutes les entrées de rapprochement non réglées, vous pouvez les passer en revue à n'importe quel autre moment, et ce, dès que vous apprenez leur existence. Le processeur de rapprochements, qui effectue les comparaisons automatiques et génère les ajustements de rapprochement, est exécuté quelques minutes après la clôture de chaque période de paie projetée.

Seuls les ajustements de rapprochement acceptés par un administrateur sont appliqués. Une fois acceptés, ces ajustements sont inscrits comme des ajustements de paie non modifiables sur les fiches de présence des employés. Les ajustements de rapprochement reportés peuvent être consultés par les administrateurs, les superviseurs et les employés concernés.

Pour passer en revue les ajustements de rapprochement de paie projetée générés automatiquement par ezLaborManager en vue de les accepter ou de les rejeter :

  1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Rapprochement de la paie. La page Rapprochement de la paie s'ouvrira et présentera un sommaire du statut de rapprochement de chaque cycle de paie configuré pour la paie projetée et le rapprochement.

    Remarque :
    La colonne Données de rapprochement de la page Rapprochement de la paie indique si le processeur de rapprochements a traité un cycle de paie. Le statut « Disponible » indique que le processeur de rapprochements a généré des ajustements afin de rapprocher les données projetées et réelles pour la période de paie. Lorsque des données sur le rapprochement sont disponibles, la colonne Incomplet(ète) précise combien de dossiers d'employés, s'il y a lieu, comportent des ajustements qui n'ont pas encore été acceptés ni rejetés par un administrateur.

  3. Cliquez sur le nombre affiché dans la colonne Incomplet(ète) pour le cycle de paie que vous désirez rapprocher. La page Sommaire du rapprochement de la paie s'ouvrira; vous y trouverez un sommaire des ajustements de rapprochement créés automatiquement par ezLaborManager pour un employé donné. Si vous désirez voir une description de chaque champ de cette page, reportez-vous à la rubrique La page Sommaire du rapprochement de la paie.

    Remarque : Si le nombre indiqué dans la colonne Incomplet(ète) de la page Rapprochement de la paie est zéro (0), c'est que vous n'avez aucune entrée de rapprochement à passer en revue et que le rapprochement est terminé.

  4. Passez en revue les ajustements de rapprochement d'un employé pour les accepter ou les rejeter de la façon suivante :

    Remarques :
    Vous pouvez accepter ou rejeter les ajustements uniquement par jour, même si un ajustement est requis pour plus d'un code de gain ou plus d'un taux. Vous devez accéder à la page Détails pour pouvoir accepter ou rejeter les ajustements par jour.

    Dans la page Détails, vous pouvez entrer des remarques concernant les ajustements. Pour ajouter une remarque, cliquez sur le bouton Remarque dans la rangée contenant l'ajustement voulu, inscrivez votre texte dans la fenêtre contextuelle Remarques, puis cliquez sur Terminé.

    Si vous acceptez un ajustement, il s'inscrira sur la fiche de présence comme un ajustement de paie non modifiable. L'ajustement aura pour effet d'augmenter ou de réduire le prochain chèque de paie de l'employé; ce dernier sera donc rémunéré selon les heures qu'il a entrées et non selon les heures projetées correspondant à son horaire. Par exemple, si un employé devait travailler huit heures mais qu'il n'a entré que quatre heures, l'ajustement de rapprochement, une fois accepté, réduira la paie de l'employé de quatre heures dans la période de paie suivante.

    Lorsque vous rejetez un ajustement, l'employé est rémunéré selon les heures de travail qui étaient prévues à son horaire et qui ont été exportées avec les données de la paie projetée avant la clôture de la période de paie.

    La fonction de rapprochement compare uniquement les heures totales par code de gain et par jour ou, si votre entreprise le désire, les heures totales par code de gain et taux par jour. Les valeurs de champs de centres de coût, tels que les services et les postes, ne sont pas comparées et ne peuvent pas être rapprochées.

    Les ajustements de rapprochement acceptés sont imputés aux catégories de centres de coût par défaut des employés (service, poste, etc.).

  5. Répétez l'étape 4 au besoin, jusqu'à ce que vous ayez passé en revue les entrées de rapprochement de tous les employés.

    Remarques :
    Les nombres entre parenthèses dans le haut de la page indiquent combien d'employés ont des entrées de rapprochement non revues. Une fois que vous avez accepté ou rejeté toutes les entrées d'un employé, le nombre total diminue. Par exemple, « (1 de 8) » indique que huit employés ont des entrées non revues et la page comporte des renseignements pour le premier de ces employés. Dans ce cas, si vous cliquez sur le bouton Accepter tout, l'écran s'actualisera et présentera les renseignements pour un nouvel employé, et l'indicateur passera à « (1 de 7) ». Lorsque vous aurez passé en revue tous les ajustements, l'indicateur disparaîtra.

    Une fois toutes les entrées de rapprochement passées en revue et acceptées ou rejetées, ADP vous recommande de générer un rapport sur le rapprochement. Ce rapport présente les détails de chaque ajustement de rapprochement, y compris ceux qui ont été rejetés. Il vous aide à vérifier l'exactitude de vos exportations de paie. Le rapport ne peut être exécuté que pour la période de paie précédente; il est donc important de générer ce rapport avant de clore la période de paie.