Si votre entreprise utilise la fonction Demandes de temps non travaillé, les employés peuvent utiliser ezLaborManager pour présenter des demandes de congés prévus, pour un maximum de 30 dates en une seule demande. La date du congé demandé doit s'inscrire dans une période d'un an suivant la date du jour, exclusivement. De plus, il est impossible de demander des heures de congé pour une période chevauchant un horaire non travaillé existant.

Lorsqu'un employé présente une demande de temps non travaillé, la personne désignée par votre entreprise pour passer en revue ce type de demandes reçoit un message dans sa boîte de réception d'ezLaborManager pour l'informer de l'existence de cette demande. L'« évaluateur principal » désigné est généralement le superviseur immédiat de l'employé qui fait la demande, bien que certaines entreprises pourraient décider de nommer un seul « évaluateur général » pour passer en revue les demandes faites par tous les employés. Même dans les entreprises où les superviseurs remplissent le rôle d'évaluateur principal, un évaluateur général doit être désigné. De plus, il doit s'agir d'un administrateur ayant accès à tous les groupes de sécurité. L'évaluateur général peut voir et traiter en tout temps les demandes de temps non travaillé présentées par n'importe quel employé, mais il ne sera habituellement appelé à le faire que si le superviseur immédiat du demandeur n'est pas disponible ou n'a pas répondu à la demande.

L'évaluateur principal ou général peut approuver entièrement, approuver partiellement ou refuser une demande. S'il l'approuve, les heures de congé souhaitées seront automatiquement inscrites à l'horaire de l'employé dans ezLaborManager. S'il l'approuve seulement en partie, le demandeur devra accepter l'approbation partielle avant que celle-ci ne puisse être appliquée à son horaire.

Dans la section des Services aux employés, toutes heures appliquées à l'horaire d'un employé en réponse à sa demande de temps non travaillé s'afficheront à la page Horaire en un coup d'œil, dans l'onglet Groupe de travail et dans l'horaire mensuel de l'employé. Dans la section des Services aux superviseurs, elles s'afficheront sous l'onglet Horaires, accompagnées d'une icône représentant un petit losange vert (). Dans les Services aux administrateurs, les horaires peuvent être consultés à la page Horaire mensuel, laquelle est accessible à partir du Gestionnaire des fiches de présence. Vous ne pouvez pas modifier directement dans l'onglet Horaire de la section des Services aux superviseurs, ni dans les pages Modifier l'horaire des Services aux superviseurs et aux administrateurs, les horaires créés automatiquement à la suite de l'approbation, complète ou partielle, et de l'acceptation subséquente par l'employé d'une demande de temps non travaillé. En outre, ces horaires ne peuvent être remplacés par aucun autre horaire ni aucune importation. S'il vous faut apporter des changements à un horaire créé à la suite d'une demande de temps non travaillé, vous devrez annuler cette dernière.

Lorsque des heures non travaillées sont appliquées à l'horaire d'un employé à la suite de l'approbation partielle ou complète d'une demande de temps non travaillé, ces heures remplacent automatiquement toutes heures de travail qui étaient prévues à son horaire pour cette période. Même si les heures non travaillées empiètent seulement sur une partie de l'horaire de travail prévu, toutes les heures de travail s'inscrivant dans cette période seront supprimées. Si l'employé doit travailler pendant la portion restante de son horaire normal, il faudra créer manuellement un horaire de travail pour cette période. En cas d'annulation d'une demande de temps non travaillé déjà approuvée et inscrite à l'horaire, les heures non travaillées seraient alors supprimées par le système, qui rétablirait au passage l'horaire normal de l'employé.

Si vous êtes l'évaluateur principal des employés qui se trouvent sous votre supervision ou de tous les employés de votre entreprise, vous recevrez un message automatisé dans votre boîte de réception d'ezLaborManager chaque fois qu'un de vos employés créera ou annulera une demande de temps non travaillé et chaque fois que vous approuverez, que ce soit en tout ou en partie, ou refuserez une demande. Vous recevrez aussi un message lorsqu'un demandeur, un évaluateur, ou un superviseur ou administrateur ayant accès aux groupes de sécurité appropriés annulera une demande de temps non travaillé. Tout dépendant des paramètres définis pour vous et pour votre entreprise, vous pourriez aussi recevoir les messages liés à vos demandes de temps non travaillé par courriel et dans votre boîte de réception d'ezLaborManager. (Pour en savoir plus sur les messages livrés dans votre boîte de réception, consultez le chapitre Visualisation des messages automatisés.) Les demandeurs recevront eux aussi des messages de confirmation chaque fois que l'état de leurs demandes changeront.

Comme les superviseurs remplissent généralement le rôle de superviseurs immédiats, toutes les tâches liées à l'évaluation des demandes de temps non travaillé peuvent être exécutées à partir de la section des Services aux superviseurs ou de la section des Services aux administrateurs. Pour savoir comment gérer les demandes de temps non travaillé à partir de la section des Services aux superviseurs, reportez-vous au chapitre Gestion des demandes de temps non travaillé des employés (Services aux superviseurs). Reportez-vous aux sections suivantes pour obtenir de plus amples renseignements sur la gestion des demandes de temps non travaillé à partir de la section des Services aux administrateurs :

• Comment passer en revue une demande de temps non travaillé présentée par un employé

• Annulation d'une demande de temps non travaillé présentée par un employé

• Visualisation des demandes de temps non travaillé des employés

Remarques : Pour que les employés puissent présenter des demandes de temps non travaillé à l'aide d'ezLaborManager, il faut d'abord faire activer cette fonction dans l'application. Demandez à votre représentant d'ezLaborManager chez ADP de la configurer pour vous. La fonction de demandes de temps non travaillé peut être réglée de sorte que seuls les membres des groupes de paie sélectionnés puissent l'utiliser, et pour que les heures de congé demandées soient imputées à des codes de gain correspondant à des heures non travaillés bien précis (par exemple, le code Vacances).

Même si les demandes de temps non travaillé doivent être créées à partir de la section des Services aux employés, tant les superviseurs que les employés n'ayant aucune responsabilité de supervision peuvent le faire. Le terme « employé » et « demandeur » se rapportent à toute personne, quel que soit son type d'utilisateur, qui crée une demande de temps non travaillé à partir des Services aux employés. Pour en apprendre davantage sur la création, la modification et la visualisation des demandes de temps non travaillé à partir des Services aux employés, et pour savoir comment répondre à une demande approuvée en tout ou en partie, consultez la section Aperçu relatif à la présentation d'une demande de temps non travaillé (Services aux employés).