À titre d'administrateur, vous pouvez créer des groupes d'horodateurs. Par exemple, un groupe pourrait logiquement comprendre tous les horodateurs d'un même immeuble ou d'un même étage. Si vous souhaitez simplifier le processus d'assignation des horodateurs aux employés, vous aurez avantage à créer des groupes d'horodateurs. En effet, ces derniers vous permettront d'assigner plusieurs horodateurs à un employé en une seule étape.

Remarques : Pour que vous puissiez suivre la procédure décrite ci-dessous, un représentant de ezLaborManager chez ADP doit avoir activé et configuré la fonction d'horodateurs pour votre entreprise. De plus, au moins un horodateur doit avoir été enregistré dans votre application. À titre d'administrateur, vous pouvez ajouter autant d'horodateurs que vous le jugez nécessaire. Pour obtenir des instructions à ce sujet, reportez-vous à la section Ajout d'un nouvel horodateur.

Si vous voulez créer un nouveau groupe d'horodateurs ayant de nombreuses similitudes avec un groupe existant (et/ou devant être assigné aux mêmes employés), vous pouvez copier ce groupe et travailler à partir de celui-ci au lieu d'en créer un de toutes pièces. Pour connaître la marche à suivre, veuillez lire la section Création d'un nouveau groupe d'horodateurs en copiant un groupe existant.

Pour créer un groupe d'horodateurs :

1. Cliquez sur l'onglet Installation.

2. Sous l’onglet Installation, cliquez sur le lien Groupes d'horodateurs. La page qui s'ouvrira vous présentera la liste des groupes d'horodateurs existants.

3. Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau dans la partie droite de la page. Une page Groupe d'horodateurs vide s'affichera.

4. Dans le champ Groupe d'horodateurs, entrez le nom du nouveau groupe (par exemple, ImmeubleA). Ce nom doit être bref : il doit comporter un maximum de 25 caractères.

5. Dans le champ Description, entrez une courte phrase pour décrire le groupe d'horodateurs (par exemple, Immeuble A, porte principale, porte arrière et escalier du 2e étage). La description doit comporter un maximum de 100 caractères.

6. Sous l'onglet de deuxième niveau Horodateurs (affiché par défaut), cliquez sur le lien Ajouter des horodateurs. Dans la page Consultation – Horodateurs qui s'ouvrira, sélectionnez les horodateurs que vous voulez ajouter au groupe. Pour ce faire, cochez les cases en regard des horodateurs voulus. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Terminé pour revenir à la page Groupe d'horodateurs. (Reportez-vous à la section Comment utiliser les fenêtres de consultation pour en savoir plus à propos de ce type de fenêtres.) Un groupe d'horodateurs doit comporter au moins un horodateur.

Astuce : Vous pouvez ajouter des horodateurs au groupe ou en retirer à tout moment. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à la section Visualisation et modification des groupes d'horodateurs.

7. Pour assigner immédiatement le groupe d'horodateurs à des employés, ouvrez l'onglet Employés affectés au groupe d’horodateurs, puis cliquez sur le lien Attribuer à d'autres employés, au bas de la page. Dans la page Consultation – ID de l'employé qui s'ouvrira, sélectionnez les employés auxquels vous voulez assigner ce groupe d'horodateurs en cochant les cases en regard de leur nom. Par la suite, cliquez sur le bouton Terminé pour revenir à la page Groupe d'horodateurs.

   Astuce : Il n'est pas obligatoire d'assigner immédiatement le nouveau groupe d'horodateurs à des employés. En effet, il vous sera possible d'ajouter ou de supprimer des assignations en tout temps par la suite. Pour savoir comment faire, consultez la section Visualisation et modification des groupes d'horodateurs.

8. Pour retirer de la liste d'assignations des employés ou des horodateurs que vous aviez ajoutés par erreur, cliquez d'abord sur l'onglet de deuxième niveau approprié (Horodateurs ou Employés), puis cochez les cases Supprimer en regard des horodateurs ou des employés que vous voulez retirer de la liste. Les éléments cochés seront supprimés lorsque vous cliquerez sur le bouton Soumettre.

   Remarque : Si vous cliquez sur le lien Ajouter des horodateurs ou Attribuer à d'autres employés après avoir coché les noms des employés ou les horodateurs que vous vouliez supprimer, vos sélections seront annulées. Avant de cliquer sur le bouton Soumettre, vous devrez donc cochez de nouveau les cases associées aux employés ou horodateurs à retirer de la liste.

9. Cliquez sur le bouton Soumettre pour enregistrer le nouveau groupe d'horodateurs et, si vous l'avez assigné à des employés, pour enregistrer aussi les nouvelles assignations. Vous serez ramené à la page Groupe d'horodateurs, où vous verrez votre nouvel ajout dans la liste des groupes d'horodateurs existants.

Astuce : Vous pouvez générer des rapports sur les horodateurs pour savoir quels horodateurs, groupes d'horodateurs et groupes de restriction de pointage sont assignés à chaque employé. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à la section Utilisation des rapports sur les horodateurs pour prendre connaissance des assignations d'horodateurs.