Si votre entreprise modifie son horaire de paie et qu'elle décide de ne plus utiliser la paie projetée, vous pourrez désactiver la paie projetée pour un cycle de paie donné. Que vous désiriez ou non rapprocher la dernière période de paie avant la désactivation, la procédure à suivre reste sensiblement la même.

Remarque : Lorsque vous désactivez la projection, il est important de suivre les instructions ci-dessous afin d'éviter de créer des entrées de rapprochement « orphelines ». Des rapprochements non réglés entraîneront l'échec des opérations de fin de période.

Exécution des rapprochements et désactivation de la projection pour un cycle de paie

Utilisez cette méthode si vous désirez effectuer les ajustements nécessaires afin que les heures de travail réelles des employés soient rémunérées pour la dernière période de paie projetée.

1. Passez en revue les entrées de rapprochement non réglées du cycle de paie pour les accepter ou les rejeter.

   1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

   2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Rapprochement de la paie.

   3. Dans la page Rapprochement de la paie, cliquez sur le nombre dans la colonne Incomplet(ète) correspondant au cycle de paie pour lequel vous voulez désactiver la projection. La page Sommaire du rapprochement de la paie s'ouvrira; vous y trouverez un sommaire des ajustements de rapprochement qui n'ont pas encore été revus pour un employé.

   Remarque : Si la valeur dans la colonne Incomplet(ète) est de zéro (0), c'est qu'il n'existe aucune entrée de rapprochement à accepter ou à rejeter. Sautez cette étape et les deux suivantes, puis retournez à la procédure principale.

   4. Acceptez ou rejetez chaque ajustement de rapprochement.

      • Pour accepter tous les ajustements de rapprochement d'un employé, cliquez sur le bouton Accepter tout dans la page Sommaire du rapprochement de la paie. La paie de l'employé sera ajustée de façon à ce que les heures réelles qu'il a entrées au cours du dernier cycle de paie projetée lui soient payées. Lorsque vous aurez cliqué sur ce bouton, la page Rapprochement de la paie s'actualisera et présentera les ajustements de rapprochement non revus pour l'employé suivant.

      • Pour rejeter tous les ajustements de rapprochement d'un employé, cliquez sur le bouton Rejeter tout dans la page Sommaire du rapprochement de paie. Vous annulerez les ajustements et l'employé sera rémunéré selon les heures projetées exportées avec la paie projetée. Aucun ajustement de paie ne sera effectué. Lorsque vous aurez cliqué sur ce bouton, la page Rapprochement de la paie s'actualisera et présentera les ajustements de rapprochement non revus pour l'employé suivant.

      • Pour obtenir des renseignements détaillés sur les ajustements de rapprochement d'un employé et pouvoir accepter et rejeter des ajustements donnés, cliquez sur le lien Détails du menu de gauche. Dans la page Détails, cliquez sur la colonne Accepter ou Rejeter de chaque rangée pour accepter ou rejeter chaque transaction. Pour accepter tous les ajustements, cliquez sur le bouton Tout dans l'en-tête de la colonne Accepter. Pour refuser tous les ajustements, cliquez sur le bouton Tout dans l'en-tête de la colonne Rejeter. Lorsque vous aurez passé en revue et accepté ou rejeté tous les ajustements, cliquez sur le bouton Soumettre. La page Rapprochement de la paie s'actualisera et présentera les ajustements de rapprochement non revus pour l'employé suivant.

   5. Une fois tous les ajustements de rapprochement passés en revue, cliquez sur l'onglet Administration, puis sur le lien Rapprochement de la paie pour vérifier qu'aucune entrée de rapprochement non réglée n'existe. Si le nombre dans la colonne Incomplet(ète) correspondant au cycle de paie n'est pas de zéro (0), cliquez sur ce nombre et répétez l'étape 4. Si le nombre est de zéro, passez à l'étape ci-dessous.

2. Dans la page Cycles de paie projetés, désactivez la projection pour le cycle de paie.

   1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

   2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Cycles de paie projetés.

   3. Dans la rangée correspondant au cycle de paie pour lequel vous désirez désactiver la paie projetée, décochez la case dans la colonne Projeter la paie, lisez l'avertissement dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.

   4. Cliquez sur le bouton Soumettre. La page Cycles de paie projetés s'actualisera et le message « Non projeté » s'affichera dans la colonne Commencer la projection, en regard du cycle de paie que vous venez de modifier.

3. Créez un nouveau modèle d'exportation de la paie qui ne comprend pas de données sur la paie projetée.

   1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

   2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Exportations

   3. Dans la page Exportations, cliquez sur l'élément Modèles d'exportation du menu de gauche.

   4. Dans la partie droite de la page, cliquez sur le bouton Nouveau modèle.

   5. Dans le menu déroulant Type d'exportation de la page Nouveau modèle d'exportation, sélectionnez Paie.

   6. Dans le menu déroulant Format d'exportation, sélectionnez le format approprié pour votre système de gestion de la paie. Les formats disponibles dépendent des systèmes de traitement de la paie que votre consultant ezLaborManager a configurés pour votre entreprise.

   7. Cliquez sur le bouton Suivant.

   8. Dans le champ ID de modèle, entrer un identifiant qui vous aidera à reconnaître facilement le modèle. L'ID de modèle peut comporter maximum 25 caractères et peut associer des chiffres, des lettres majuscules et minuscules.

   9. Dans le champ Description, entrez une courte phrase pour identifier l'exportation. Vous devez entrer une description pour chaque culture prise en charge par votre entreprise. ADP recommande d'inclure le nom du cycle de paie exporté. Comme il s'agit d'un cycle de paie qui a déjà été projeté, vous voudrez peut-être spécifier que cette exportation ne contient pas d'heures projetées (par exemple, Cycle de paie bihebdomadaire NON projeté). Comme ce modèle sera utilisé à de multiples reprises, n'incluez pas de date ni de plage de dates dans la description.

   10. Dans le champ Adresse des destinataires des avis par courriel, entrez ou modifiez l'adresse de courriel où sera envoyé l'avis lorsque l'exportation sera terminée. Cet avis indique le nombre d'entrées exportées, le nombre d'entrées sautées en raison de la présence d'erreurs et le numéro de confirmation de l'exportation. Ce champ

   11. Si vous désirez limiter l'exportation aux entrées approuvées par certains utilisateurs, cochez les cases appropriées dans Exporter uniquement les entrées ayant les approbations suivantes.

   Remarque : Ces options limitent les entrées de paie qui sont exportées dans votre système de gestion de la paie. Si vous cochez l'une de ces cases, certains employés pourraient ne pas être rémunérés pour des heures qu'ils ont entrées mais qui n'ont pas été approuvées.

   12. Sélectionnez un cycle de paie dans le menu déroulant Cycle de paie.

   13. Si vous avez sélectionné le format d'exportation ASCII délimité ou ASCII fixe, entrez un caractère dans le champ Délimiteur. Le délimiteur sépare les champs dans le fichier d'exportation.

   Remarque : Une virgule est entrée par défaut dans le champ Délimiteur. ADP recommande de conserver ce symbole.

   14. Si vous avez sélectionné le format d'exportation ADP Pay eXpert, ADP Horizon ou ADP PCPR et que vous désirez classer les données sur les employés par service dans le fichier d'exportation, cochez la case Résumer par service.

       Remarques :
       Si vous cochez la case Résumer par service, les deux cases suivantes vous seront également accessibles :
       
       Inclure et résumer le taux - Lorsqu'elle est cochée, cette case a pour effet d'inclure dans l'exportation les taux des employés qui ont travaillé dans plus d'un service.
       
       Résumer par service et par fonction - Lorsqu'elle est cochée, cette case a pour effet de classer les entrées des employés par service et par travail dans l'exportation.

   15. Dans le champ Numéro de lot, entrez le numéro de lot de l'exportation. Si vous exportez des données vers un produit de ADP, la valeur 90 s'affichera automatiquement dans le champ. Si vous exportez des données vers un produit d'un autre fournisseur, vous devrez entrer le numéro de lot vous-même (si désiré). Ce champ est facultatif.

   16. Si vous créez une exportation pour les applications ADP Pay eXpert ou ADP PCPR et que vous voulez inclure les entrées relatives aux poinçons des employés sur leurs talons de chèque, cochez la case Exporter les détails sur le pointage.

   17. Cliquez sur le bouton Soumettre. Le modèle sera enregistré et pourra être utilisé afin de générer des exportations de paie projetée rapidement pour chaque période de paie.

4. Exécutez les opérations de fin de période.

   Remarque : Au cours de l'étape 6 des opérations de fin de période, générez un nouveau rapport à l'aide du nouveau modèle d'exportation qui ne comprend pas de données sur la paie projetée.

Rejet de tous les rapprochements et désactivation de la projection pour un cycle de paie

Utilisez cette méthode si vous ne voulez pas effectuer d'ajustements de rapprochement pour la dernière période de paie. Les employés seront payés selon leurs heures prévues (plutôt que leurs heures réelles) pour les jours qui ont été projetés dans la dernière période de paie.

1. Rejetez toutes les entrées non réglées pour le cycle de paie.

   1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

   2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Rapprochement de la paie.

   3. Dans la page Rapprochement de la paie, cliquez sur le nombre dans la colonne Incomplet(ète) correspondant au cycle de paie pour lequel vous voulez désactiver la projection. La page Sommaire du rapprochement de paie s'ouvrira; vous y trouverez un sommaire des ajustements de rapprochement qui n'ont pas encore été revus pour un employé.

   Remarque : Si la valeur dans la colonne Incomplet(ète) est de zéro (0), c'est qu'il n'existe aucune entrée de rapprochement à accepter ou à rejeter. Sautez cette étape et les deux suivantes, puis retournez à la procédure principale.

   4. Pour chaque employé, cliquez sur le bouton Rejeter tout dans la page Sommaire du rapprochement de paie. La paie de l'employé sera ajustée de façon à ce que les heures réelles qu'il a entrées au cours du dernier cycle de paie projetée lui soient payées. Aucun ajustement de rapprochement ne sera effectué. Lorsque vous aurez cliqué sur ce bouton, la page Rapprochement de la paie s'actualisera et présentera les ajustements de rapprochement non revus pour l'employé en question. Répétez cette étape jusqu'à ce que vous ayez rejeté les ajustements de tous les employés.

   5. Une fois tous les ajustements de rapprochement passés en revue, cliquez sur l'onglet Administration, puis sur le lien Rapprochement de la paie pour vérifier qu'aucune entrée de rapprochement non réglée n'existe. Si le nombre dans la colonne Incomplet(ète) correspondant au cycle de paie n'est pas de zéro (0), cliquez sur ce nombre et répétez l'étape 4. Si le nombre est de zéro, passez à l'étape ci-dessous.

2. Dans la page Cycles de paie projetés, désactivez la projection pour le cycle de paie.

   1. Cliquez sur l'onglet Accueil

   2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Cycles de paie projetés.

   3. Dans la rangée correspondant au cycle de paie pour lequel vous désirez désactiver la paie projetée, décochez la case dans la colonne Projeter la paie, lisez l'avertissement dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.

   4. Cliquez sur le bouton Soumettre. La page Cycles de paie projetés s'actualisera et le message « Non projeté » s'affichera dans la colonne Commencer la projection, en regard du cycle de paie que vous venez de modifier.

3. Créez un nouveau modèle d'exportation de la paie qui ne comprend pas de données sur la paie projetée.

   1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

   2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Exportations.

   3. Dans la page Exportations, cliquez sur l'élément Modèles d'exportation du menu de gauche.

   4. Dans la partie droite de la page, cliquez sur le bouton Nouveau modèle.

   5. Dans le menu déroulant Type d'exportation de la page Nouveau modèle d'exportation, sélectionnez Paie.

   6. Dans le menu déroulant Format d'exportation, sélectionnez le format approprié pour votre système de gestion de la paie. Les formats disponibles dépendent des systèmes de traitement de la paie que votre consultant ezLaborManager d’ADP a configurés pour votre entreprise.

   7. Cliquez sur le bouton Suivant.

   8. Dans le champ ID de modèle, entrer un identifiant qui vous aidera à reconnaître facilement le modèle. L'ID de modèle peut comporter maximum 25 caractères et peut associer des chiffres, des lettres majuscules et minuscules.

   9. Dans le champ Description, entrez une courte phrase pour identifier l'exportation. Vous devez entrer une description pour chaque culture prise en charge par votre entreprise. ADP recommande d'inclure le nom du cycle de paie exporté. Comme il s'agit d'un cycle de paie qui a déjà été projeté, vous voudrez peut-être spécifier que cette exportation ne contient pas d'heures projetées (par exemple, Cycle de paie bihebdomadaire NON projeté). Comme ce modèle sera utilisé à de multiples reprises, n'incluez pas de date ni de plage de dates dans la description.

   10. Dans le champ Adresse des destinataires des avis par courriel, entrez ou modifiez l'adresse de courriel où sera envoyé l'avis lorsque l'exportation sera terminée. Cet avis indique le nombre d'entrées exportées, le nombre d'entrées sautées en raison de la présence d'erreurs et le numéro de confirmation de l'exportation. Ce champ

   11. Si vous désirez limiter l'exportation aux entrées approuvées par certains utilisateurs, cochez les cases appropriées dans Exporter uniquement les entrées ayant les approbations suivantes.

   Remarque : Ces options limitent les entrées de paie qui sont exportées dans votre système de gestion de la paie. Si vous cochez l'une de ces cases, certains employés pourraient ne pas être rémunérés pour des heures qu'ils ont entrées mais qui n'ont pas été approuvées.

   12. Sélectionnez un cycle de paie dans le menu déroulant Cycle de paie.

   13. Si vous avez sélectionné le format d'exportation ASCII délimité ou ASCII fixe, entrez un caractère dans le champ Délimiteur. Le délimiteur sépare les champs dans le fichier d'exportation.

       Remarque : Une virgule est entrée par défaut dans le champ Délimiteur. ADP recommande de conserver ce symbole.

   14. Si vous avez sélectionné le format d'exportation ADP Pay eXpert, ADP Horizon ou ADP PCPR et que vous désirez classer les données sur les employés par service dans le fichier d'exportation, cochez la case Résumer par service.

       Remarques :
       Si vous cochez la case Résumer par service, les deux cases suivantes vous seront également accessibles :
       
       Inclure et résumer le taux - Lorsqu'elle est cochée, cette case a pour effet d'inclure dans l'exportation les taux des employés qui ont travaillé dans plus d'un service.
       
       Résumer par service et par fonction - Lorsqu'elle est cochée, cette case a pour effet de classer les entrées des employés par service et par travail dans l'exportation.

   15. Dans le champ Numéro de lot, entrez le numéro de lot de l'exportation. Si vous exportez des données vers un produit de ADP, la valeur 90 s'affichera automatiquement dans le champ. Si vous exportez des données vers un produit d'un autre fournisseur, vous devrez entrer le numéro de lot vous-même (si désiré). Ce champ est facultatif.

   16. Si vous créez une exportation pour les applications ADP Pay eXpert ou ADP PCPR et que vous voulez inclure les entrées relatives aux poinçons des employés sur leurs talons de chèque, cochez la case Exporter les détails sur le pointage.

   17. Cliquez sur le bouton Soumettre. Le modèle sera enregistré et pourra être utilisé afin de générer des exportations de paie projetée rapidement pour chaque période de paie.

4. Exécutez les opérations de fin de période.

   Remarque : Au cours de l'étape 6 des opérations de fin de période, générez un nouveau rapport à l'aide du nouveau modèle d'exportation qui ne comprend pas de données sur la paie projetée.