Pour pouvoir prêter un employé pour quelques heures, vous devez savoir quelle catégorie de fonctions est réservée au prêt d'employés. Une seule catégorie de fonctions par plan d'entrée du temps est disponible pour le prêt d'employés. Si vous ne savez pas quelle catégorie utiliser à cette fin, communiquez avec votre administrateur de système.

Lorsque vous aurez déterminé quelle catégorie utiliser, vous pourrez prêter l'un de vos employés pour quelques heures en imputant une paire de poinçons à un code (dans la catégorie réservée au prêt) correspondant au superviseur emprunteur.

Pour prêter des heures de travail déclarées par l'un de vos employés à un autre superviseur :

1. Dans la page des Services aux superviseurs, cliquez sur l'onglet Travail de groupe.

2. Au besoin, utilisez le menu déroulant Date pour ajuster la plage d'entrées à afficher.

3. Si aucune entrée ne s'affiche pour l'employé ou les employés que vous voulez prêter, cliquez sur le bouton du filtre d'employé () pour sélectionner un autre filtre ou modifier le filtre actif. (Voir Comment trouver des dossiers d'employés.)

4. Dans la liste de paires de poinçons, cliquez sur la paire que vous voulez imputer à un autre superviseur. Le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvrira; vous y trouverez les détails relatifs à cette paire de poinçons (et à toutes les autres paires de poinçons de cet employé enregistrées pour cette même date).

5. Dans la rangée correspondant à la paire de poinçons que vous voulez prêter, cliquez sur le bouton dans la colonne réservée au prêt d'employés.

   Astuce : Le nom de la catégorie de fonctions réservée au prêt d'employés peut varier d'une entreprise à l'autre. Si vous ne savez pas quelle catégorie utiliser à cette fin, communiquez avec votre administrateur de système.

6. Dans la fenêtre de consultation, sélectionnez le code auquel vous voulez imputer les heures des employés que vous prêtez.

   Remarque : Chaque code de la catégorie de prêt d'employés est attribué à un seul superviseur. Une fois que vous aurez imputé une paire de poinçons à un code relevant d'une autre personne, vous ne pourrez plus la modifier, sauf pour changer le code de prêt d'employés.

7. Si le champ Raison de la modification s'affiche et qu'il est vide, ou si vous voulez changer la valeur figurant dans ce champ, cliquez sur le bouton et sélectionnez une raison de modification.

   Remarque : La raison de modification accompagnera la modification correspondante dans la liste de vérification des modifications. Si la colonne Raison de la modification n'est pas visible, le système utilisera votre raison de modification par défaut (telle que définie lors du réglage de vos options).

8. Si vous voulez inclure des renseignements supplémentaires au sujet de la paire de poinçons correspondant aux heures prêtées, cliquez sur , entrez vos commentaires dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur Terminé.

9. Cliquez sur le bouton Soumettre.

   Astuce : Si la page ne s'actualise pas et que, par conséquent, vous ne recevez pas le message « Opération réussie », passez le pointeur de votre souris au-dessus de l'icône pour obtenir des renseignements de dépannage. Si l'infobulle contient le message « Code de raison de la modification invalide », cliquez sur le bouton et sélectionnez un code de raison de modification par défaut, puis retournez au Gestionnaire des fiches de présence et cliquez de nouveau sur Soumettre.

Remarques :
Vous pouvez aussi accéder au Gestionnaire des fiches de présence en cliquant sur le lien correspondant dans l'onglet Travail de groupe ou sur le lien Réel dans l'onglet de deuxième niveau Fiche de présence, sous l'onglet Mes employés.

Vous ne pouvez pas modifier la catégorie de fonctions réservée au prêt d'employés à partir du Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples. Pour passer au mode Un seul employé, cliquez sur le bouton ou sur le lien Mode Un seul employé.

Une fois que vous aurez inscrit une paire de poinçons d'un de vos employés dans une catégorie de fonctions relevant d'un autre superviseur, vous serez toujours en mesure de visualiser cette paire de poinçons, mais vous ne pourrez plus la modifier, sauf pour annuler le prêt d'employé. Pour ce faire, suivez la même démarche que celle décrite ci-dessus, mais supprimez la valeur figurant dans la catégorie de fonctions réservée au prêt d'employés (ou remplacez-la par une catégorie dont vous avez la responsabilité à titre de superviseur). Une fois que vous aurez cliqué sur Soumettre, vous serez de nouveau en mesure de modifier la paire de poinçons.

Dans la plupart des cas, pour prêter les heures de travail de vos employés, il vous suffit de modifier des paires de poinçons déjà entrées par vos employés en employant la méthode décrite ci-dessus. Vous pouvez aussi attribuer à vos employés des horaires comprenant des paires de poinçons qui seront automatiquement imputées aux catégories réservées au prêt d'employés.

Certaines entreprises permettent aux employés d'utiliser la catégorie de fonctions réservée au prêt d'employés. Dans ce cas, les employés qui pointent pourront utiliser le bouton Transfert pour associer eux-mêmes une paire de poinçons avec la catégorie de fonctions réservée au prêt d'employés appropriée; les autres employés pourront également le faire au moyen de leur fiche de présence.