Bon nombre d'exceptions liées au pointage ont des procédures de résolution très similaires. Dans cette rubrique, vous apprendrez comment résoudre une exception liée au pointage d'un départ anticipé, mais vous pourrez suivre la même procédure dans les cas suivants :

Pour résoudre une exception liée au pointage d'un départ anticipé :

  1. Dans la page d’Accueil, cliquez le lien Exceptions aux employés.

  2. Dans la colonne Exceptions, cliquez sur Pointage d'un départ anticipé.

    Dans une nouvelle page, vous trouverez une liste de toutes les paires de poinçons de la période de paie sélectionnée présentant des poinçons de départ anticipé.

Astuce : Pour obtenir de plus amples renseignements à propos d'une paire de poinçons, cliquez sur l'icône figurant dans la colonne État.

  1. Passez en revue les heures déclarées et les heures prévues à l'horaire inscrites dans chaque rangée. Ensuite, cochez la case correspondant à la solution que vous voulez appliquer à chaque paire de poinçons. Les deux solutions disponibles pour les exceptions liées au pointage d'un départ anticipé sont décrites dans le tableau ci-dessous.
     

    Prendre en note

    En cochant cette case, vous indiquez au système que vous êtes au courant que l’employé a pointé un départ anticipé et que la paire de poinçons correspondante n’a pas besoin d’être modifiée. L’exception Pointage d’un départ anticipé sera consignée dans le système, mais elle sera retirée de la liste d’exceptions figurant dans votre onglet Accueil.

    Remarques : Même si vous ne voyez plus l’exception à la fiche de présence dans le sommaire des exceptions de l’onglet Accueil, cette exception existe toujours (parce que le poinçon de départ n’a pas été modifié) et pourrait entraîner une exception concernant les présences de type Départ anticipé, si l’entreprise de l’employé effectue le suivi des présences.

    Utiliser horaire

    Le fait de cocher cette case résoudra l’exception en remplaçant la paire de poinçons fautive par la valeur qui figure à l’horaire de l’employé. Dans le cas d’un poinçon de départ anticipé, l’heure de départ normale de l’employé serait utilisée comme valeur de remplacement.

    Remarque :
    L’horaire de l’employé pour la journée où a eu lieu l’exception (s’il en existe un) s’affichera dans la colonne Horaire de sorte que vous pourrez prédire ce qui se produira lorsque vous sélectionnerez la solution Utiliser horaire. Si aucun horaire n’a été attribué à l’employé pour la journée où s’est produite l’exception, la case Utiliser horaire ne sera pas active.

    Cette solution enraye l’exception en changeant l’heure de départ. En plus d’avoir éliminé l’exception à la fiche de présence, vous aurez peut-être aussi empêché que le système ne génère une exception concernant les présences de type Départ anticipé, si l’entreprise de l’employé effectue le suivi des présences.

    Lorsque vous sélectionnez la solution « Utiliser horaire », l’horaire sera utilisé pour remplacer uniquement la paire de poinçons qui a causé l’exception. Dans le présent exemple, si l’employé avait aussi pointé une arrivée anticipée, le fait d’appliquer la solution « Utiliser horaire » ne remplacerait automatiquement que le poinçon de départ anticipé par l’heure de départ prévue à l’horaire, et non le poinçon d’arrivée.

Remarques :
Vous ne pouvez choisir qu’une seule solution par rangée/paire de poinçons. Pour appliquer la même solution à toutes les paires de poinçons de la liste, cochez la case située dans l’en-tête de la colonne de solution voulue.

  1. Une fois que vous avez sélectionné une solution pour chaque rangée où des solutions vous étaient offertes, cliquez sur le bouton Soumettre pour enregistrer et appliquer ces solutions.

Remarques :
Vous n'êtes pas obligé d'utiliser une solution automatisée pour résoudre une exception aux fiches de présence liée au pointage d'une arrivée ou d'un départ anticipés ou tardifs, même si le système vous offre deux solutions pour ces types d'exceptions. Vous pouvez décider de résoudre ces exceptions en modifiant ou en supprimant la paire de poinçons à la source de l'exception. Pour ouvrir le Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé de façon à pouvoir modifier ou supprimer une paire de poinçons, cliquez sur le lien correspondant à cette dernière dans la liste des exceptions.

Si vous corrigez l'exception en modifiant une paire de poinçons, que ce soit directement dans le Gestionnaire des fiches de présence ou en faisant appel à la solution automatisée « Utiliser horaire », il se peut que votre action entraîne une autre exception. Puisque les exceptions aux fiches de présence ne sont pas prises en compte par le système avant le traitement des paires de poinçons, il est possible que les nouvelles exceptions ne s'affichent pas tout de suite. Pour savoir si vous avez bel et bien réglé toutes les exceptions sans en avoir introduit de nouvelles, assurez-vous que toutes les paires de poinçons ont été traitées avec succès avant de vérifier la liste des exceptions dans l'onglet Accueil. Les paires de poinçons traitées avec succès seront marquées de l'icône Traitement réussi dans l'onglet Travail de groupe et dans le Gestionnaire des fiches de présence.