Le Planificateur des heures non travaillées vous permet d'inscrire à l'horaire les absences prévues de vos employés pendant leurs heures normales de travail. Ainsi, vous pourrez voir en un coup d'oeil quand ils ont l'intention de prendre des congés planifiés. De plus, vos employés pourront se servir de cette fonction pour s'assurer que vous êtes au courant des congés qu'ils souhaitent prendre.

Le Planificateur des heures non travaillées remplacera les horaires existants s'inscrivant dans la plage de date que vous aurez sélectionnée par des horaires qui contiennent des codes de gains correspondant à des heures non travaillées (par exemple, le code réservé aux vacances ou aux congés pour fonctions judiciaires).

Remarque : Le Planificateur des heures non travaillées n'a aucune incidence sur les jours non prévus à l'horaire. Si aucun horaire n'a été attribué à vos employés pour leurs jours de travail normaux, vous ne pourrez pas inscrire leurs heures non travaillée au moyen du Planificateur. Vous pouvez cependant utiliser la page Modifier l'horaire ou la page Horaires quotidiens, en mode de modification simple pour créer un horaire (ou modifier un horaire existant) et attribuer l'horaire au code de gain associé aux heures non travaillées approprié. Vous pouvez utiliser cette méthode pour assigner des heures non travaillées à un employé auquel aucun horaire n'est attribué, pour prévoir des heures non travaillées un jour où un employé ne travaille pas habituellement ou pour assigner des heures non travaillées pour seulement une partie d'une journée de travail normale de l'employé.

Pour utiliser l'horaire des heures non travaillées pour attribuer des heures non travaillées à un seul employé assigné à un horaire :

1. Dans la page d’Accueil, cliquez sur le lien Horaires.

   Astuce : Au besoin, ajuster le filtre d'employé et le filtre d'horaire jusqu';à ce que l'employé pour lequel vous voulez annuler un changement à l'horaire soit visible dans le tableau. Vous pouvez également utiliser la barre de défilement vertical pour naviguer jusqu'à l'employé qui vous intéresse.

2. Dans le tableau des horaires, cliquez sur le bouton , en regard du nom de l'employé. La page Horaire mensuel s'ouvrira et affichera les heures travaillées et non travaillées prévues à l'horaire pour quatre semaines.

3. Au besoin, ajustez la date de début de l'horaire mensuel jusqu'à ce que le jour ou les jours pour lesquels vous voulez annuler les changements soient affichés. Vous ne pouvez pas annuler des changements à l'horaire qui ont eu lieu pour des périodes de paie précédentes.

   Astuces :
   Par défaut, la page Horaire mensuel affiche l'horaire d'un seul employé pour une période de quatre semaines qui commence avec la première semaine consultée dans le tableau des horaires. Cependant, contrairement au tableau de l'onglet Horaires (qui peut commencer à tout jour de la semaine), le calendrier mensuel commence toujours avec le jour de la semaine défini comme le premier jour de la semaine de votre entreprise.
   
   Utilisez les boutons et , pour avancer ou reculer de quatre semaines. Vous pouvez également modifier la plage de dates affichée en sélectionnant une date à l'aide du bouton Consultation de calendrier ou en entrant manuellement une date dans la case de date), puis en cliquant sur le bouton Trouver . La page Horaire mensuel sera actualisée et présentera la période de quatre semaines qui commence avec la semaine qui contient la date que vous avez entrée. Pour retourner à la vue de quatre semaines qui commence avec la semaine courante, cliquez sur le bouton .

4. Sur la rangée de calendrier où se trouve le jour pour lequel les heures non travaillées commenceront, cliquez sur le bouton pour ouvrir la page Planificateur des heures non travaillées.

5. Dans le champ Date de début, entrez la date à laquelle l'absence de l'employé doit commencer. Vous pouvez aussi sélectionner une date de début au moyen du calendrier .

   Astuce : Par défaut, ce champ affichera le premier jour de la semaine pour laquelle vous avez cliqué sur le bouton , mais vous pouvez modifier cette date, s'il y a lieu.

6. Dans le champ Date de fin, entrez la date correspondant au dernier jour d'absence de l';employé. Vous pouvez aussi sélectionner une date de fin au moyen du calendrier .

   Astuce : Par défaut, ce champ affichera le premier jour de la semaine pour laquelle vous avez cliqué sur le bouton , mais vous pouvez modifier cette date, s'il y a lieu.

7. Dans le champ Code de gain, entrez un code de gain pour les heures non travaillées ou cliquez sur le bouton , pour en sélectionner un dans la fenêtre de consultation Codes de gain.

   Astuce : Le code de gain sélectionné doit être réservé pour des heures non travaillées (par exemple, VAC ou JURY).

8. Cliquez sur le bouton Soumettre.

9. Pour voir l';effet de vos modifications, cliquez sur le lien Horaire mensuel dans la zone Retour à au bas de la page. Dans le calendrier Horaire mensuel, toutes les paires de poinçons qui étaient prévues pour l'employé dans la plage de dates que vous avez précisée seront maintenant affichées pour le code de gain des heures non travaillées attribuées entre parenthèses.

Remarque : Il se peut que les heures comprises dans la paire de poinçons soient modifiées au moment d'appliquer le code de gain correspondant à des heures non travaillées. Cette situation se produira si les règles de calcul des heures de repas et du temps diffèrent pour les jours de travail et les jours d'absence. Par exemple, si un employé travaille normalement de 8 h à 17 h (8:00-5:00) dans une journée normale, la même paire de poinçon se lira 8:00-4:00 s'il s'agit d'une journée où l'employé est absent. Le système ajuste la paire de poinçons compte tenu du fait que l'employé absent ne prend pas de pause-repas.