Pour ajouter une nouvelle paire de poinçons à la fiche de présence d'un employé :

  1. Dans la page d’Accueil aux Gestionnaires cliquez sur l’icône Gestionnaire aux fiches de présence.

Le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvrira en mode Employés multiples ou en Mode Un seul Employé, selon vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.

  1. Si le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvre en mode Employés multiples, cliquez sur le lien Mode Un seul Employé.

    Astuce : Si le nom de l'employé pour lequel vous voulez créer une nouvelle paire de poinçons figure dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples, vous pouvez cliquer sur le bouton Gestionnaire des fiches de présence - mode Un seul employé pour ouvrir directement sa fiche dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé.

  2. Si nécessaire, utilisez le filtre d'employé et les outils de sélection du Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé pour naviguer jusqu'à la fiche de l'employé voulu.

    Astuce : Vous pouvez entrer le nom de l'employé dans la zone de texte, utiliser le bouton de consultation (Consultation) pour sélectionner l'employé dans une liste, ou utiliser les boutons de navigation (Précédent et Suivant) pour faire défiler les noms des employés extraits par votre filtre. Si nécessaire, utilisez le bouton du filtre d'employé (Filtre d'employé) pour modifier la liste des employés compris dans le filtre ou pour sélectionner un autre filtre.

  3. Au besoin, utilisez les outils de sélection de dates pour sélectionner la plage de dates appropriée.

    Astuce :
    Vous pouvez utiliser le menu déroulant Intervalle pour les dates de paie pour sélectionner une plage de dates prédéfinie, ou remplir les champs Date de début et Date de fin (ou utiliser les boutons Calendrier) pour définir une plage de dates de votre choix. Si vous sélectionnez une plage de dates prédéfinie, le Gestionnaire des fiches de présence rafraîchira immédiatement la page. Si vous entrez les dates de début et de fin manuellement ou au moyen des boutons Calendrier, vous devrez cliquer sur Trouver pour actualiser la page et afficher les données associées aux dates choisies.

    Même si vous pouvez visualiser l'information s'inscrivant dans n'importe quelle plage de dates, vous pouvez uniquement entrer ou modifier des données qui s'inscrivent dans la période de paie courante ou dans la suivante.

  4. Si aucune rangée vide n'est disponible à la date pour laquelle vous souhaitez créer une nouvelle paire de poinçons, cliquez sur le bouton Ajouter en regard d'une rangée existante pour insérer une nouvelle rangée à la même date.

    Astuce :
    Vous pouvez également créer une nouvelle rangée en cochant la case Sélectionner en regard d'une rangée existante ou en plaçant votre curseur dans cette rangée avant de cliquer sur le bouton Insérer.

    Le nombre de données contenues dans la rangée nouvellement créée dépend de vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Si vous avez sélectionné le paramètre « Ne pas effacer lors de l'insertion », la nouvelle rangée contiendra une copie de toutes les valeurs de la rangée ayant servi de modèle (sauf les remarques qui y sont associées). Si vous avez choisi la préférence « Effacer lors de l'insertion », les nouvelles rangées ne contiendront aucune donnée, à l'exception de la date.

    Si aucune rangée ne figure à la date pour laquelle vous souhaitez entrer une nouvelle paire de poinçons et que vous êtes certain d'avoir sélectionné la plage de dates adéquate, cliquez sur le lien Ajouter des dates pour sélectionner une ou plusieurs dates pour lesquelles vous voulez ajouter des rangées. Ce lien ne paraîtra que si vous avez réglé vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence sur « Cacher les jours non prévus à l'horaire » ou « Rangées par jour (0) ».

  5. Entrez le nombre d'heures travaillées ou le nombre total d'heures de l'employé. La marche à suivre dépendra du type de rémunération de l'employé (fondée sur le temps de travail ou sur les heures) :

  6. Pour attribuer un code de gain spécial à la paire de poinçons, utilisez le bouton Consultation dans la colonne Code de gain pour sélectionner le code de gain approprié.

    Astuces :
    Les codes de gain servent habituellement à entrer du temps non travaillé, comme des vacances ou une absence pour cause de maladie, mais il se peut que votre entreprise utilise des codes de gain à d'autres fins.

    Certains codes de gain sont fondés sur le temps de travail. Si un code de gain fondé sur le temps de travail est sélectionné et que le champ Heures est vide ou réglé à 0, ezLaborManager utilisera le nombre d'heures par défaut défini pour le code de gain correspondant.

  7. Pour attribuer les heures de l'employé à une ou à plusieurs catégories de centres de coût en particulier (comme un service ou un poste), servez-vous du bouton Consultation dans les colonnes appropriées pour sélectionner les codes voulus.

    Astuces :
    Les colonnes de catégories de centres de coût particulières qui figurent dans le Gestionnaire des fiches de présence (le cas échéant) dépendent de la structure de votre entreprise et de la configuration de vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.  

    Si votre entreprise a recours à un grand nombre de catégories de centres de coût, vous devrez peut-être faire défiler la page vers la droite pour visualiser toutes les colonnes du Gestionnaire des fiches de présence.

    Si vous n'entrez pas de nouveaux codes dans une colonne de catégorie de centre de coût, le système utilisera les codes par défaut associés à la fiche de présence de l'employé (le cas échéant).

  8. Pour ajuster le taux de salaire de l'employé pour la nouvelle paire de poinçons, entrez un code valide dans la colonne Modificateur de taux ou servez-vous du bouton Consultation pour en sélectionner un.

    Remarque : Cette colonne ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.

  9. Pour remplacer ou ajuster la règle liée au quart de travail d'un employé pour la paire de poinçons, entrez un code valide dans la colonne Remplacer quart de travail ou utilisez le bouton Consultation pour en sélectionner un.

    Remarque : Cette colonne ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.  

  10. Pour définir une raison de modification différente de la raison par défaut, entrez un code valide dans la colonne Raison de la modification ou servez-vous du bouton Consultation pour en sélectionner un.

    Remarques :
    Si vous avez défini un code de raison de modification par défaut dans vos options d'utilisateur, celui-ci s'affichera automatiquement dans le champ Raison de la modification. Dans le cas contraire, vous trouverez dans ce champ le code par défaut défini par votre entreprise.


    La colonne Raison de la modification ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.

    Chaque modification faite à la fiche de présence d'un employé requiert une raison de modification, et ce, même si la colonne Raison de la modification est invisible.

  11. Si vous voulez ajouter des précisions à propos de la nouvelle paire de poinçons, cliquez sur le bouton Remarque dans la partie droite de la page, entrez une remarque dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur le bouton Terminé.

Remarques :
Lorsque vous cliquez sur le bouton Remarque la fenêtre Remarques s'ouvre au-dessus de la rangée et cette dernière est mise en surbrillance pour que vous sachiez que la remarque créée, consultée ou modifiée s'y rattache. Il existe cinq versions de ce bouton, qui dénotent différentes situations :

Aucune remarque - Il n'existe aucune remarque relative à la rangée. Il s'agit également de l'icône de remarque par défaut qui s'affiche avant l'ajout d'une remarque dans une rangée.

Remarque supprimée, page non soumise - Tout le texte d'une fenêtre de remarque a été supprimé, mais la page n'a pas été soumise depuis la suppression de ce texte.

Remarque rédigée, page à jour - Une remarque existe pour la rangée, et la page a été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

Remarque rédigée, page non soumise - Une remarque existe pour la rangée, mais la page n'a pas encore été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

  1. Pour créer une autre nouvelle paire de poinçons, répétez ce processus.

  2. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la nouvelle paire de poinçons, ou cliquez sur le bouton Enregistrer et calculer pour enregistrer la nouvelle paire de poinçons et déclencher le traitement immédiat de toutes les paires de poinçons qui n'ont pas encore été traitées.

    Astuce : Le bouton Enregistrer et calculer vous permet de vérifier si la nouvelle paire de poinçons provoque ou non des erreurs pendant son traitement. Lorsque vous cliquerez sur Enregistrer et calculer, le processeur prendra quelques minutes pour traiter les données, puis le Gestionnaire des fiches de présence s'actualisera pour afficher l'état de chaque paire de poinçons. Pour obtenir une description des icônes indiquant l'état des paires de poinçons, veuillez consulter la rubrique Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé.

Remarques :
Chaque modification apportée à la fiche de présence d'un employé sera enregistrée dans une liste de vérification des modifications.


Si vous créez une nouvelle paire de poinçons ou modifiez une fiche de présence déjà approuvée par vous ou par l’employé à qui elle appartient, les approbations seront annulées et vous devrez tous deux approuver de nouveau la fiche de présence.