La page Fin de la période vous permet de voir en un coup d'œil des renseignements de base sur les cycles de paie de votre entreprise. Cette page est également votre point de départ pour l'exécution des opérations de fin de période étape par étapes ou automatiquement. Si vous avez activé les avis relatifs au cycle de paie pour un ou plusieurs cycles de paie de votre entreprise, vous trouverez dans la page Fin de la période des messages d'avertissement et d'erreur vous indiquant quelles opérations de fin de période vous devez exécuter pour mettre à jour un cycle de paie. Les avis relatifs au cycle de paie actifs s’affichent également dans la section Avis destinés aux administrateurs, sous l'Onglet Accueil des Services aux administrateurs.

Pour voir l'information relative à un cycle de paie :

  1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Fin de la période pour ouvrir la page du même nom.

L'information figurant dans chacune des colonnes de la page Fin de la période est décrite dans le tableau ci-dessous.

Cycle de paie

Cette colonne présente la description et l'ID de chaque cycle de paie utilisé par votre entreprise.  

Exécution  de fin de période

Présente les liens vers les opérations de fins de période étape par étape ou automatiquement.

Remarque : Les opérations de fin de période ne peuvent être initiées si le cycle de paie est en cours de déplacement. Si le cycle de paie affiche l’état « Passage à la période suivante en cours », les liens Étape par étape et Automatiquement s'afficheront en noir, seront inactifs et ne mèneront pas à la page Opérations de fin de période. Une fois le passage à la période suivante terminé (ou s’il a échoué), vous pourrez à nouveau accéder à la page Opérations de fin de période en cliquant sur le lien Étape par étape ou Automatiquement.

État

Cette colonne indique l'état de la période de paie, qui peut être l'un des suivants :

  • Ouvert - Le cycle de paie n'est pas verrouillé et tous les utilisateurs peuvent y accéder pour y apporter des modifications.

  • Verrouillé - Le cycle de paie a été verrouillé pour permettre l'exécution des opérations de fin de période. Seuls les utilisateurs ayant une permission d'accès spéciale à ce cycle de paie peuvent en modifier les données.

  • Passage à la période suivante en cours - Les opérations de fin de période ont été complétées et les données de la période sont en cours d'archivage. À ce stade, il est impossible d'accéder à la page Opérations de fin de période ou d'exécuter ces dernières.

  • Le passage à la période suivante a échoué - Les opérations de fin de période ont été exécutées pour la période de paie en cours, mais le passage à la période suivante n'a pu se faire en raison de la présence d'erreurs. Dans ce cas, la période de paie demeure verrouillée et ne peut être modifiée que par les utilisateurs ayant une permission d'accès spéciale au cycle de paie. Veuillez lire les messages affichés à l'écran ou communiquer avec votre consultant ezLaborManager d'ADP responsable de votre entreprise pour savoir comment enrayer les erreurs de façon à rendre possible le passage à la période suivante.

État (Avertissements et Erreurs)

Une deuxième sous-colonne s'affichera également, si vous avez activé les avis relatifs au cycle de paie pour le cycle de paie et si votre intervention est requise. Cette colonne peut contenir les types d’alertes suivants :

  • Avertissement - Lorsque la date de fin de la période de paie suivante approche, cet avis vous indique que vous devez exécuter les opérations de fin de période dès que possible. Si vous ne le faites pas avant la date indiquée dans la colonne Fin de la période suivante, ezLaborManager ne pourra plus accepter de données relatives aux fiches de présence.

  • ERREUR - La date de fin de la période de paie suivante est dépassée. Il n'est plus possible d'entrer des heures pour les dates subséquentes, ce qui signifie que les employés ne peuvent plus entrer leurs heures de travail quotidiennes. Divers processus de ezLaborManager ont également été désactivés et ne fonctionneront plus jusqu'à ce que le passage à la période de paie suivante ait été effectué.

Remarques :
Par défaut, le système affichera un message d'avertissement 3 jours avant la fin de la période de paie, mais vous pouvez changer cette limite.

Lorsque l'indicateur Avertissement ou ERREUR figure dans la liste du cycle de paie, une note explicative concernant l'avis s'affiche également au bas de la page.

Période en cours

Cette colonne présente les dates de début et de fin de la période en cours.

Fin de la période suivante

Cette colonne indique la date de fin de la période de paie suivante. Si vous laissez passer cette date sans exécuter les opérations de fin de période, les employés ne pourront plus entrer leurs heures de travail dans le système.

Fréquence

Cette colonne indique la fréquence du cycle de paie. Les cycles de paie les plus fréquemment utilisés sont les cycles hebdomadaires, bihebdomadaires et mensuels.

Options de notification

 

Cette colonne indique si la fonction d'avis relatifs au cycle de paie est active. Cliquez sur le lien figurant dans cette colonne pour ouvrir la page Options d'avis relatif au cycle de paie, d'où vous pourrez modifier, activer ou désactiver les messages d'avertissement et d'erreur portant sur les cycles de paie échus.

Remarque : Si la période de paie est à l'état « Verrouillé », mais que la date de fin de la période en cours n'a pas encore été atteinte, il se peut que le verrouillage ait été fait par inadvertance. Pour déverrouiller le cycle de paie et permettre aux employés de continuer à entrer leurs heures jusqu'à la fin de la période de paie, cliquez sur le nom du cycle verrouillé dans la page Fin de la période, puis cliquez sur le bouton Déverrouiller le cycle de paie à l'étape 1 des opérations de fin de période.