Avec ezLaborManager, les exportations ne peuvent être générées que pour la période de paie courante. Il importe donc de ne pas oublier d'effectuer toutes les exportations nécessaires pour une période de paie avant de la clore définitivement. Une fois la période close, elle devient une « période de paie passée » et vous ne pouvez plus en exporter les données.

Si votre entreprise exporte les données sur les heures de travail et les présences vers un système de traitement de la paie, il est important que vous effectuiez une exportation des données de paie juste avant de clore définitivement une période. Pour vous aider à vous en souvenir, l'interface de fin de période comporte une étape qui vous permet d'effectuer une exportation des données de paie dans le cadre de vos opérations de fin de période. Comme précaution supplémentaire, votre consultant ezLaborManager d’ADP peut configurer vos cycles de paie de façon à ce que les opérations de fin de période ne puissent être complétées si vous n'avez pas effectué d'exportation.

Remarques : Si votre entreprise utilise les fonctions de cumul offertes par ezLaborManager pour exporter les données relatives aux cumuls, vous devrez peut-être aussi effectuer une exportation des cumuls dans le cadre des opérations de fin de période. Même si vous pouvez suivre la procédure décrite ci-dessous pour effectuer une exportation des cumuls, la fonction de l'interface de fin de période permettant de vérifier si vous avez fait les exportations requises peut uniquement le faire pour les exportations des données de paie.

Pour exporter les données de paie dans le cadre des opérations de fin de période :

1. Dans la page des Services aux administrateurs, cliquez sur l'onglet Administration.

2. Sous le titre Paie, cliquez sur le lien Fin de période.

3. Dans la liste des cycles de paie de la page Fin de période, cliquez sur le lien Étape par étape correspondant au cycle de paie que vous voulez archiver (ou « déplacer ») dans l'historique.

Remarque : N'utilisez pas le lien Automatiquement pour exécuter les étapes de fin de période décrites ici. En effet, si vous cliquez sur ce lien, le système pourrait sauter l'étape 6, ce qui vous empêcherait de vérifier l'exactitude des fichiers d'exportation énumérés à la page Vérifier l'exportation de la paie.

4. Suivez les instructions qui s'afficheront à l'écran pour les étapes 1 à 5 des opérations de fin de période.

Astuces :
Il se peut que votre système saute des étapes si votre entreprise n'utilise pas certaines fonctions (telles que la paie prévue). Si une étape ne s'applique pas à votre entreprise, l'interface passera automatiquement à l'étape suivante.

Pour obtenir de l'information détaillée sur toutes les étapes des opérations de fin de période, reportez-vous à la section Exécution des opérations de fin de période étape par étape.

5. Si une ou plusieurs exportations sont énumérées à la section Vérifier l'exportation de la paie lorsque vous atteignez l'étape 6, notez la date et l'heure de ces exportations et vérifiez si l'une des exportations existantes contient des données courantes et exactes. Si vous déterminez que vous n'avez pas besoin d'effectuer une nouvelle exportation, cliquez sur le bouton Étape suivante et continuez de suivre les instructions à l'écran pour terminer vos opérations de fin de période. Vous pouvez interrompre votre lecture de la présente page.

   Remarque : La fonction de vérification de l'exportation ne fait que déterminer s'il existe des exportations de la paie. Elle ne vérifie pas si celles-ci sont à jour ou exemptes d'erreurs. Vous aurez donc intérêt à consulter les sommaires des exportations afin de vérifier l'information qu'ils contiennent, ou tout simplement à générer une nouvelle exportation en suivant les étapes décrites ci-dessous.

6. Si vous n'êtes pas certain que les exportations de la paie existantes contiennent les données les plus récentes pour la période de paie en question ou si vous ne voyez aucune exportation dans la liste, cliquez sur le lien Exécuter l'exportation de la paie pour créer une nouvelle exportation. La page Nouvelle exportation s'ouvrira.

7. Dans le champ Description, entrez une courte phrase qui identifie clairement les données que vous vous apprêtez à exporter. Ce champ est obligatoire.

8. Dans le menu déroulant Type d'exportation, sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser pour exporter vos données. Ce champ est obligatoire.

Astuce : Votre consultant ezLaborManager d’ADP a préparé pour vous des modèles d'exportation pour chaque cycle de paie, qu'il a versés dans votre base de données ezLaborManager. Vous pouvez créer de nouveaux modèles pour exporter des données sur les heures de travail et sur les présences ou des données relatives aux cumuls, au besoin.

9. Dans le champ Une fois l'exportation terminée, informer cet utilisateur, cliquez sur le bouton . Dans la fenêtre de consultation qui s'ouvrira, sélectionnez l'utilisateur de ezLaborManager que vous souhaitez notifier lorsque l'opération d'exportation sera terminée en lui envoyant un message dans sa boîte de réception. Ce message fera état du nombre d'entrées exportées et du nombre d'entrées sautées en raison de la présence d'erreurs, et contiendra un numéro de confirmation pour l'exportation. Ce champ est facultatif.

10. Dans le champ Une fois l'exportation terminée, envoyer un courriel à, entrez l'adresse de courriel de la personne que vous souhaitez notifier lorsque l'opération d'exportation sera terminée. Le courriel fera état du nombre d'entrées exportées et du nombre d'entrées sautées en raison de la présence d'erreurs, et contiendra un numéro de confirmation pour l'exportation. Ce champ est facultatif.

11. Cliquez sur le bouton Soumettre.

    Remarques :
    Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre, la page Exportations s'ouvrira. Vous trouverez l'exportation que vous venez d'effectuer en tête de la liste d'exportations, et vous verrez l'icône    dans la colonne d'état. Cette icône vous indique que le processus d'exportation n'a pas encore débuté. Après quelques minutes, cliquez sur l'élément Exportations du menu de gauche. La colonne d'état contiendra l'icône si l'exportation s'est déroulée avec succès. Pour obtenir une description de toutes les icônes d'état et de chacune des colonnes de la page Exportations, reportez-vous au chapitre La page Exportations.
    
    Lorsque l'exportation aura été traitée, le nombre total d'erreurs (le cas échéant) qui se seront produites au cours du processus s'affichera dans la colonne Erreurs. Cliquez sur le chiffre figurant dans cette colonne pour obtenir des renseignements détaillés sur chacune des erreurs. Si les erreurs sont minimes, vous pourrez télécharger votre fichier exporté sans avoir à les corriger. Si vous devez corriger une ou plusieurs erreurs dans vos données exportées, supprimez le fichier d'exportation, effectuez les corrections nécessaires et créez un nouveau fichier d'exportation.

12. Lorsque vous êtes bien certain d'avoir créé une exportation à jour et exempte d'erreurs (ou contenant uniquement des erreurs minimes), cliquez sur le lien Opérations de fin de période dans le témoin de navigation « Vous êtes ici » situé en haut de l'écran pour revenir à l'étape 6 de la page Opérations de fin de période. Vous verrez l'exportation que vous venez de créer dans la liste Vérifier l'exportation de la paie.

    Astuce : Si vous ne voyez pas votre nouvelle exportation dans la liste, attendez quelques minutes, puis cliquez sur l'élément Vérifier l'exportation de la paie dans le menu de gauche afin d'actualiser la page.

13. Cliquez sur le bouton Étape suivante et continuez de suivre les instructions à l'écran pour terminer vos opérations de fin de période.