Si votre entreprise utilise la fonction Demandes de temps non travaillé, les employés peuvent utiliser ezLaborManager pour présenter des demandes de temps non travaillé pour un maximum de 30 dates en une seule demande. La date du congé demandé doit s'inscrire dans une période d'un an suivant la date du jour, exclusivement. De plus, il est impossible de demander des heures de congé pour une période chevauchant un horaire non travaillé existant.  

Lorsqu'un employé présente une demande de temps non travaillé, la personne désignée par votre entreprise pour passer en revue ce type de demandes reçoit un message dans sa boîte de réception de ezLaborManager pour l'informer de l'existence de cette demande. L'« évaluateur principal » désigné est généralement le superviseur immédiat de l'employé qui fait la demande, bien que certaines entreprises pourraient décider de nommer un seul évaluateur pour toutes les demandes. L’évaluateur peut approuver entièrement, approuver partiellement ou refuser une demande directement dans ezLaborManager. S'il l'approuve, les heures de congé souhaitées seront automatiquement inscrites à l'horaire de l'employé dans ezLaborManager. S'il l'approuve seulement en partie, le demandeur devra accepter l'approbation partielle avant que celle-ci ne puisse être appliquée à son horaire.

Dans la section des Services aux employés, toutes heures appliquées à l'horaire d'un employé en réponse à sa demande de temps non travaillé s'afficheront à la page Horaire en un coup d'œil, dans l'onglet Groupe de travail et dans l'horaire mensuel de l'employé. Dans la section des Services aux superviseurs, elles s'afficheront sous l'onglet Horaires, accompagnées d'une icône représentant un petit losange vert (). Vous ne pouvez pas modifier directement dans l'onglet Horaires les horaires créés automatiquement à la suite de l'approbation, complète ou partielle, et de l'acceptation subséquente par l'employé d'une demande de temps non travaillé. Si des changements s'imposent, il faudra donc annuler la demande et en créer une nouvelle.

Lorsque des heures non travaillées sont appliquées à l'horaire d'un employé à la suite de l'approbation partielle ou complète d'une demande de temps non travaillé, ces heures remplacent automatiquement toutes heures de travail qui étaient prévues à son horaire pour cette période. Même si les heures non travaillées empiètent seulement sur une partie de l'horaire de travail prévu, toutes les heures de travail s'inscrivant dans cette période seront supprimées. Si vous vous attendez à ce que votre employé travaille pendant la portion restante de son horaire normal, vous devrez entrer ces heures de travail manuellement. En cas d'annulation d'une demande de temps non travaillé déjà approuvée et inscrite à l'horaire, les heures non travaillées seraient alors supprimées par le système, qui rétablirait au passage l'horaire normal de l'employé.

Si vous avez été désigné évaluateur principal, vous recevrez un message automatisé dans votre boîte de réception de ezLaborManager chaque fois qu'un de vos employés créera ou annulera une demande de temps non travaillé et chaque fois que vous approuverez, que ce soit en tout ou en partie, ou refuserez une demande. (Le demandeur recevra lui aussi des messages de confirmation chaque fois que l'état de sa demande changera.) Tant le demandeur que l’évaluateur (ainsi que les superviseurs et administrateurs ayant accès au groupe de sécurité approprié) peuvent annuler une demande de temps non travaillé à tout moment. Une telle annulation génère également un message qui sera livré dans la boîte de réception des personnes concernées. (Tout dépendant des paramètres définis pour vous et pour votre entreprise, vous pourriez aussi recevoir les messages liés à vos demandes de temps non travaillé par courriel. Pour en savoir plus sur les messages livrés dans votre boîte de réception, consultez le chapitre Visualisation des messages automatisés.)

Reportez-vous aux sections suivantes pour obtenir des instructions relatives aux tâches les plus couramment exécutées par les superviseurs en ce qui a trait aux demandes de temps non travaillé :

• Comment passer en revue une demande de temps non travaillé présentée par un employé

• Annulation d'une demande de temps non travaillé présentée par un employé

• Visualisation des demandes de  temps non travaillé des employésde

Remarques : Même si les demandes de temps non travaillé doivent être créées à partir de la section des Services aux employés, tant les superviseurs que les employés n'ayant aucune responsabilité de supervision peuvent le faire. Le terme « employé » et « demandeur » se rapportent à toute personne. Pour en apprendre davantage sur la création, la modification et la visualisation des demandes de temps non travaillé à partir, et pour savoir comment répondre à une demande approuvée en tout ou en partie, consultez la section Aperçu relatif à la présentation d'une demande de temps non travaillé.