Pour ajouter une nouvelle paire de poinçons à la fiche de présence d'un employé :

1. Cliquez sur l'onglet Accueil.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence.

Le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvrira en mode Employés multiples ou en Mode Un seul Employé, selon vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.

3. Si le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvre en mode Employés multiples, cliquez sur le lien Mode Un seul Employé dans le coin supérieur droit de la page.

   Astuce : Si vous voyez le nom de l'employé pour lequel vous voulez créer une nouvelle paire de poinçons figure dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples, vous pouvez cliquer sur le bouton pour ouvrir directement sa fiche dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé.

4. Si nécessaire, utilisez le filtre d'employé et les outils de sélection du Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé pour naviguer jusqu'à la fiche de l'employé voulu.

   Astuce : Vous pouvez entrer le nom de l'employé dans la zone de texte, utiliser le bouton de consultation () pour sélectionner l'employé dans une liste, ou utiliser les boutons de navigation ( et ) pour faire défiler les noms des employés extraits par votre filtre. Si nécessaire, utilisez le bouton du filtre d'employé () pour modifier la liste des employés compris dans le filtre ou pour sélectionner un autre filtre.

5. Au besoin, utilisez les outils de sélection de dates pour sélectionner la plage de dates qui comprend la date pour laquelle vous voulez créer une nouvelle paire de poinçons.

   Astuce :
   Même si vous pouvez visualiser l'information s'inscrivant dans n'importe quelle plage de dates, vous pouvez uniquement créer de nouvelles paires de poinçons pour la période de paie courante ou suivante.
   
   Vous pouvez utiliser le menu déroulant Intervalle pour les dates de paie pour sélectionner la période de paie en cours ou la suivante, ou remplir les champs Date de début et Date de fin (ou utiliser les boutons ) pour définir une plage de dates de votre choix. Si vous sélectionnez une plage de dates prédéfinie, le Gestionnaire des fiches de présence rafraîchira immédiatement la page. Si vous entrez les dates de début et de fin manuellement ou au moyen des boutons , vous devrez cliquer sur Trouver pour actualiser la page et afficher les données pour les dates choisies.

6. Si aucune rangée vide n'est disponible à la date pour laquelle vous souhaitez créer une nouvelle paire de poinçons, cliquez sur le bouton en regard d'une rangée existante. La date qui s'inscrira dans la nouvelle rangée sera la même que la date de la rangée d’origine.

   Astuce :
   Vous pouvez également créer une nouvelle rangée en cochant la case Sélectionner en regard d'une rangée existante avant de cliquer sur le bouton Insérer.
   
   Le nombre de données contenues dans la rangée nouvellement créée dépend de vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Si vous avez sélectionné le paramètre « Ne pas effacer lors de l'insertion », la nouvelle rangée contiendra une copie de toutes les valeurs de la rangée ayant servi de modèle (sauf les remarques qui y sont associées). Si vous avez choisi la préférence « Effacer lors de l'insertion », les nouvelles rangées ne contiendront aucune donnée, à l'exception de la date.
   
   Si aucune rangée ne figure à la date pour laquelle vous souhaitez entrer une nouvelle paire de poinçons et que vous êtes certain d'avoir sélectionné la plage de dates adéquate, cliquez sur le lien Ajouter des dates pour sélectionner une ou plusieurs dates pour lesquelles vous voulez ajouter des rangées. Ce lien ne paraîtra que si vous avez réglé vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence sur « Cacher les jours non prévus à l'horaire » ou « Rangées par jour (0) ».

7. Entrez le nombre d'heures travaillées ou le nombre total d'heures de l'employé. La marche à suivre dépendra du type de rémunération de l'employé (fondée sur le temps de travail ou sur les heures) :

   • Procédure pour un employé dont la rémunération est fondée sur les heures d'arrivée et de départ (pour les employés qui doivent déclarer leurs heures réelles de travail)

     1. Dans la colonne Heure d'arrivée, à la rangée correspondant au jour approprié, entrez l'heure de début de la paire de poinçons.

        Astuce : Si un horaire a été attribué à un employé, les heures de début et de fin correspondant à cet horaire s'afficheront sous forme de texte gris clair dans les colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ. Si vous voulez accepter ces horaires par défaut, ainsi que tous les codes de gain et catégories de centres de coût qui s'y rattachent, cochez la case située dans la colonne Sélectionner, en regard de la ligne voulue, et passez directement à l'étape 8 de la procédure principale.

     2. Dans la colonne Heure de départ, entrez l'heure de fin de la paire de poinçons

        Remarques :
        Lorsque vous aurez entré l'heure de départ et déplacé votre curseur dans un autre champ, ezLaborManager calculera automatiquement le nombre d'heures et l'inscrira dans la colonne Heures. Ce total ne prend en compte aucun plan de repas ni aucune règle d'arrondissement puisque ces opérations n'interviennent qu'au moment où la paire de poinçons est traitée.
        
        Bien que vous puissiez entrer des données dans le champ Heures, toute donnée que vous saisirez entraînera une erreur au moment du traitement de la paire de poinçons. Il n'existe que deux cas où vous pouvez entrer des données dans la colonne Heures pour des employés dont la rémunération est fondée sur les heures : lorsque vous utilisez des codes de gain fondés sur les heures (comme pour entrer du temps non travaillé) ou lorsque vous entrez un quart de travail de 24 heures (pour déclarer un quart de travail de 24 heures, entrez la même valeur dans les colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ et tapez « 24 » dans la colonne Heures).

     3. Si vos employés doivent se servir de la colonne Type de départ pour indiquer s'ils ont pris une pause-repas ou non, sélectionnez Période de repas ou Pas de repas dans le menu déroulant de la colonne Type de départ.

        Remarque : L'incidence de votre sélection de type de départ sur le nombre d'heures total calculé pour l'employé dépend des politiques de votre entreprise en ce qui a trait aux repas et de la configuration de ezLaborManager. Si vous n'utilisez pas correctement la colonne Type de départ ou si vous vous en servez malgré le fait que vous n'y soyez pas tenu, il se peut que vous réduisiez par inadvertance le nombre d'heures de travail enregistrées pour l'employé. Vous saurez si des déductions de repas ont été faites sur la paire de poinçons de l'employé après le traitement de celle-ci (que vous pouvez déclencher en cliquant sur le bouton Soumettre et calculer).

   • Procédure pour un employé dont la rémunération est fondée sur le temps de travail (pour les employés qui ne doivent déclarer que le total de leurs heures de travail)

     • Dans la colonne Heures, en regard du jour approprié, entrez le nombre total d'heures de travail de l'employé. Vous pouvez entrer des fractions d'heures à l'aide de nombres ayant jusqu'à deux décimales. Par exemple, si l'employé a travaillé pendant 4 heures et 15 minutes, tapez 4.25 dans la colonne Heures.

       Astuce : Si un horaire a été attribué à l'employé, le nombre total d'heures prévu pour le jour considéré s'affichera sous forme de texte gris clair dans les colonnes Heures. Si vous voulez accepter ce total d'heures par défaut, ainsi que tous les codes de gain et catégories de centres de coût qui s'y rattachent, cochez la case située dans la colonne Sélectionner de la ligne voulue.

8. Pour attribuer un code de gain spécial à la paire de poinçons, utilisez le bouton dans la colonne Code de gain pour sélectionner le code de gain approprié.

   Astuces :
   Les codes de gain servent habituellement à entrer du temps non travaillé, comme des vacances ou une absence pour cause de maladie, mais il se peut que votre entreprise utilise des codes de gain à d'autres fins.
   
   Certains codes de gain sont fondés sur le temps de travail. Si un code de gain fondé sur le temps de travail est sélectionné et que le champ Heures est vide ou réglé à 0, ezLaborManager utilisera le nombre d'heures par défaut défini pour le code de gain correspondant.

9. Pour attribuer les heures de l'employé à une ou à plusieurs catégories de centres de coût en particulier (comme un service ou un poste), servez-vous du bouton dans les colonnes appropriées pour sélectionner les codes voulus.

   Astuces :
   Les colonnes de catégories de centres de coût particulières qui figurent dans le Gestionnaire des fiches de présence (le cas échéant) dépendent de la structure de votre entreprise et de la configuration de vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.  
   
   Si votre entreprise a recours à un grand nombre de catégories de centres de coût, vous devrez peut-être faire défiler la page vers la droite pour visualiser toutes les colonnes du Gestionnaire des fiches de présence.
   
   Si vous n'entrez pas de nouveaux codes dans une colonne de catégorie de centre de coût, le système utilisera les codes par défaut associés à la fiche de présence de l'employé (le cas échéant).

10. Pour ajuster le taux de salaire de l'employé pour la nouvelle paire de poinçons, entrez un code valide dans la colonne Modificateur de taux ou servez-vous du bouton pour en sélectionner un. Cette colonne ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.

11. Pour remplacer ou ajuster la règle liée au quart de travail d'un employé pour la paire de poinçons, entrez un code valide dans la colonne Remplacer quart de travail ou utilisez le bouton pour en sélectionner un. Cette colonne ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.  

12. Pour définir une raison de modification différente de la raison par défaut, entrez un code valide dans le champ Raison de la modification ou servez-vous du bouton pour en sélectionner un.

    Remarques :
    Si vous avez défini un code de raison de modification par défaut dans vos options d'utilisateur, celui-ci s'affichera automatiquement dans le champ Raison de la modification. Dans le cas contraire, vous trouverez dans ce champ le code par défaut défini par votre entreprise.
    
    La colonne Raison de la modification ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.
    
    Chaque modification apportée à la fiche de présence d'un employé requiert une raison de modification, et ce, même si la colonne Raison de la modification est invisible.

13. Si vous voulez ajouter des précisions à propos de la nouvelle paire de poinçons, cliquez sur le bouton dans la partie droite de la page, entrez une remarque dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur le bouton Terminé.

Remarques :
Lorsque vous cliquez sur le bouton la fenêtre Remarques s'ouvre au-dessus de la rangée et cette dernière est mise en surbrillance pour que vous sachiez que la remarque créée, consultée ou modifiée s'y rattache. Il existe cinq versions de ce bouton, qui dénotent différentes situations :

- Il n'existe aucune remarque relative à la rangée. Il s'agit également de l'icône de remarque par défaut qui s'affiche avant l'ajout d'une remarque dans une rangée.

- Tout le texte d'une fenêtre de remarque a été supprimé, mais la page n'a pas été soumise depuis la suppression de ce texte.

- Une remarque existe pour la rangée, et la page a été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

- Une remarque existe pour la rangée, mais la page n'a pas encore été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

14. Pour créer une autre nouvelle paire de poinçons dans la plage de dates affichée, répétez les étapes 6 à 13.

15. Cliquez sur le bouton Soumettre pour enregistrer la ou les nouvelle(s) paire(s) de poinçons, ou cliquez sur le bouton Soumettre et calculer pour enregistrer les nouvelles paires de poinçons et déclencher le traitement immédiat de toutes les paires de poinçons qui n'ont pas encore été traitées.

    Astuce : Le bouton Soumettre et calculer vous permet de vérifier si la nouvelle paire de poinçons engendre ou non des erreurs pendant son traitement. Lorsque vous cliquerez sur Soumettre et calculer, le système prendra quelques minutes pour traiter les données, puis le Gestionnaire des fiches de présence s'actualisera pour afficher l'état de chaque paire de poinçons. Pour obtenir une description des icônes indiquant l'état des paires de poinçons, veuillez consulter la rubrique Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé.

Remarques :
Si vous effectuez une grande quantité de modifications dans les fiches de présence de vos employés, vous gagnerez à utiliser la fonction de copier-coller et les raccourcis clavier du Gestionnaire des fiches de présence. Vous pouvez également utiliser le Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples pour modifier les fiches de présence de plusieurs employés, pour une même journée.

Si vous créez une nouvelle paire de poinçons ou modifiez une fiche de présence déjà approuvée par un employé, sa première approbation sera annulée et il devra approuver la fiche de présence modifiée.

À titre d’administrateur, vous pouvez également modifier, supprimer ou diviser (imputer à différentes catégories de centres de coût) des paires de poinçons existantes dans la période de paie courante ou suivante. Chaque modification apportée à la fiche de présence d'un employé sera enregistrée dans une liste de vérification des modifications.