Création d'un programme lié aux taux de salaire

À titre d'administrateur, vous pouvez créer et attribuer des programmes liés aux taux de salaire permettant d'appliquer des taux spéciaux pour des combinaisons particulières de centres de coût. Ces taux peuvent être définis relativement aux taux de base des employés ou servir de taux substituts pour remplacer les taux des employés. Par exemple, vous pourriez créer un programme lié aux taux de salaire stipulant que la tâche 100 effectuée au sein du Service A doit être payée au taux de base de l'employé majoré de 3 $ par heure et que la tâche 200 du travail B au sein de n'importe quel service doit être payé au taux de base des employés multiplié par deux. Le même programme lié aux taux de salaire peut aussi indiquer que le travail C est payé au taux fixe de 40 $ par heure, peu importe le service au sein duquel ce travail a été accompli et sans égard au taux de base de l'employé qui s'en est chargé.

Un programme lié aux taux de salaire est en fait un regroupement de définitions liées aux taux de salaire. Chaque définition indique quel taux utiliser lorsqu'une entrée de la fiche de présence est imputée à une combinaison précise de valeurs de centres de coût. Pour créer un programme lié aux taux de salaire, vous devez d'abord définir les propriétés de base de votre programme. Par la suite, vous pourrez y ajouter des définitions liées aux taux de salaire spécifiques. Les instructions ci-dessous vous guideront dans la création de votre premier programme lié aux taux de salaire. Si vous avez déjà défini des programmes liés aux taux de salaire et que vous voulez en créer un nouveau en vous inspirant d'un programme existant, vous pourrez gagner du temps et augmenter la précision de votre travail en copiant un programme existant et en le modifiant pour en faire un nouveau programme.

Pour créer un nouveau programme lié aux taux de salaire :

Cliquez sur l’onglet Installation.
Sous l’onglet Installation, cliquez sur le lien Programmes liés aux taux de salaire. La page Programmes liés aux taux de salaire s'ouvrira. Vous y trouverez une liste de tous les programmes liés aux taux de salaire qui ont déjà été définis.
Dans la partie droite de la page, cliquez sur le bouton Ajouter nouveau. La page Programme lié aux taux de salaire s'ouvrira.
Dans le champ Programme lié aux taux de salaire, entrez une ID pour votre nouveau programme. L'ID de taux de salaire est un nom unique qui permettra d'identifier le programme lié aux taux de salaire dans toutes les sections de l'application. Il peut contenir un maximum de 25 caractères.
Dans les champs Description correspondant à chacune des langues prises en charge par votre entreprise, entrez une courte phrase définissant clairement le programme lié aux taux de salaire. Cette description s'affichera dans la fenêtre de consultation Programme lié aux taux de salaire et vous aidera éventuellement à choisir le taux de salaire le mieux adapté à chaque situation.

Remarque : Vous devez obligatoirement entrer une description dans le champ marqué d'un triangle rouge (). Si votre entreprise prend en charge d'autres langues, entrez des descriptions dans tous les champs applicables.

Dans la section Options de comparaison du taux, sélectionnez l'option indiquant sur quoi ezLaborManager doit se baser pour choisir d'utiliser les taux définis dans votre programme lié aux taux de salaire ou le taux de base d'un employé. Les options disponibles sont les suivantes :
- Ne pas comparer au taux de base – Le programme lié aux taux de salaire sera toujours utilisé au lieu du taux de base de l'employé, peu importe les taux définis pour chacun.
- Toujours la valeur la plus élevée entre le taux de salaire et le taux de base - ezLaborManager comparera le taux déterminé par le programme lié aux taux de salaire avec le taux de base de l'employé et utilisera le plus élevé des deux. Si aucune définition de taux de salaire ne correspond aux valeurs de centres de coût pour la paire de poinçons en question, le taux de base de l'employé sera utilisé.
- Toujours la valeur la moins élevée entre le taux de salaire et le taux de base - ezLaborManager comparera le taux déterminé par le programme lié aux taux de salaire avec le taux de base de l'employé et utilisera le moins élevé des deux. Si aucune définition de taux de salaire ne correspond aux valeurs de centres de coût pour la paire de poinçons en question, le taux de base de l'employé sera utilisé.
Si vous voulez que le programme lié aux taux de salaire soit appliqué même quand les employés effectuent des travaux relevant de leurs valeurs de centres de coût d'attache, décochez la case Ne pas appliquer les taux de salaire aux valeurs du centre de coût d'attache de l'employé. Par défaut, cette option est activée; le programme lié aux taux de salaire ne s'applique donc pas lorsque les employés s'acquittent de leurs tâches habituelles, au sein de leur service d'attache, etc.
Cliquez sur le bouton Soumettre. La page s'actualisera; vous y trouverez un tableau des définitions liées aux taux de salaire et des outils de filtrage pour vous aider à préciser votre recherche.
Cliquez sur le lien Ajouter des définitions situé au bas de la page. Une fenêtre contextuelle intitulée Programme lié aux taux de salaire s'ouvrira. Vous y trouverez cinq rangées vierges.
Dans la première rangée, utilisez le bouton figurant dans chaque colonne de centre de coût (par exemple, Service, Travail ou Tâche) pour sélectionner la combinaison précise de valeurs de centres de coût pour laquelle vous voulez définir un taux.

Remarques :
Des valeurs de centres de coût précises doivent avoir été créées au préalable pour votre entreprise pour que vous puissiez définir les taux qui seront utilisés par votre programme lié aux taux de salaire. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Création de nouvelles valeurs de champs de centres de coût.

Le taux entré dans une rangée s'appliquera uniquement aux entrées des fiches de présence qui correspondent exactement à la combinaison de valeurs figurant dans cette rangée. Si vous ne sélectionnez aucune valeur pour une colonne, la valeur de remplacement « ANY » s'y inscrira. Pour chaque taux défini, au moins une colonne doit afficher une valeur différente de « ANY ».

Si vous savez que votre entreprise utilise une certaine catégorie de centre de coût, mais que vous ne la voyez pas dans le tableau du programme lié aux taux de salaire, c'est qu'elle n'a pas été configurée pour être utilisée avec les programmes liés aux taux de salaire. Les champs de centres de coût de texte libre (c'est-à-dire ceux dans lesquels vous pouvez entrer une valeur sous n'importe quelle forme plutôt que d'avoir à choisir parmi un ensemble de valeurs prédéfini et limité) et le champ de centre de coût Fuseau horaire ne peuvent être configurés en vue d'une utilisation avec les programmes liés aux taux de salaire. Si vous voulez utiliser une catégorie de centre de coût, mais que celle-ci est absente de la fenêtre contextuelle, communiquez avec votre administrateur de système ou avec le membre de l'équipe de soutien de ADP responsable de votre entreprise.

Dans la colonne Date d'entrée en vigueur, cliquez sur le bouton et sélectionnez la date à laquelle vous voulez que le taux prenne effet.

Remarque : Dans un programme lié aux taux de salaire, un seul taux de salaire ne peut être en vigueur à la fois pour une combinaison donnée de valeurs de centres de coût. Toutefois, vous pouvez programmer des changements de taux en créant plusieurs définitions de taux partageant les mêmes caractéristiques, exception faite de leurs dates d'entrée en vigueur et des montants de taux. S'il existe plusieurs taux ayant des caractéristiques identiques, le taux en vigueur sera toujours celui dont la date d'entrée en vigueur est la plus récente. Ce taux viendra à échéance lorsque la date d'entrée en vigueur du prochain taux de base partageant les mêmes valeurs sera atteinte.
Dans la colonne Type, sélectionnez la méthode de calcul de votre choix pour le taux. Les options disponibles sont les suivantes :
- Ajouter (+/-) - Ajoute la valeur figurant dans la colonne Montant au taux de base de l'employé afin de déterminer quel taux horaire sera utilisé pour la combinaison de valeurs de centres de coût en question. La valeur inscrite dans la colonne Montant peut être positive ou négative; cette option vous permet donc d'augmenter ou de diminuer le taux de base de l'employé, selon vos besoins.
- Multiplier - Multiplie le taux de base de l'employé par la valeur figurant dans la colonne Montant afin de déterminer quel taux horaire sera utilisé pour la combinaison de valeurs de centres de coût en question.
- Substituer - Utilise la valeur figurant dans la colonne Montant comme taux horaire pour cette combinaison de valeurs de centres de coût.
Dans la colonne Montant, entrez le montant en argent que vous voulez ajouter au taux de base de l'employé, le facteur par lequel ce taux devra être multiplié, ou le taux fixe qui sera appelé à remplacer le taux de base de l'employé.
Répétez les étapes 10 à 13 pour chaque taux que vous voulez définir.

Astuces :
Si vous voulez créer une définition de taux semblable à une autre que vous avez déjà entrée dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le bouton pour la copier. Une nouvelle rangée contenant les mêmes valeurs que la définition de taux existante apparaîtra. Vous n'aurez qu'à modifier les champs selon vos besoins.

Pour ajouter des rangées vierges, cliquez sur le lien Ajouter de nouvelles rangées vides figurant au bas de la fenêtre contextuelle.

Une fois que vous avez créé tous les taux de salaire de votre programme, cliquez sur le bouton Soumettre dans la fenêtre contextuelle. Celle-ci se refermera et les taux que vous venez de créer feront désormais partie du programme lié aux taux de salaire; ils figureront dans le tableau situé au bas de la page Programme lié aux taux de salaire.

Remarques :
Vous pouvez assigner à des employés les programmes liés aux taux de salaire que vous venez de créer. Il est aussi possible de demander à votre consultant ezLaborManager d’ADP ou au membre de l'équipe de soutien responsable de votre entreprise d'associer des programmes liés aux taux de salaire avec des groupes de paie.
Si votre programme lié aux taux de salaire contient de multiples définitions liées aux taux de salaire, les règles suivantes seront employées pour déterminer l'ordre d'application des définitions :

Tout taux de salaire qui correspond exactement aux valeurs d'une entrée figurant sur la fiche de présence aura priorité sur les taux qui utilisent la valeur de remplacement « ANY ».

Les définitions liées aux taux de salaire appartenant à un seul programme seront évaluées colonne par colonne, de gauche à droite. Le taux figurant dans la colonne la plus à gauche et correspondant le mieux aux valeurs recherchées aura priorité. Si deux taux ou plus répondent aux critères recherchés dans la colonne de gauche, le système examinera la deuxième colonne à partir de la gauche pour trouver des correspondances exactes. Si deux taux présentent les caractéristiques voulues dans les deux premières colonnes à partir de la gauche, le système considérera les entrées figurant dans la troisième colonne, et ainsi de suite. L'ordre des colonnes de centres de coût ne peut être modifié.

Le moment et la manière d'appliquer les taux de salaire dépendent de la façon dont les codes de gain et les groupes de paie utilisés au sein de votre entreprise ont été configurés. Pour obtenir des renseignements généraux à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Configuration des règles définissant les circonstances d'utilisation des taux. Si vous avez des questions précises quant à la façon dont les taux sont utilisés au sein de votre entreprise, communiquez avec votre administrateur de système ou votre consultant ezLaborManager d’ADP.