Ajout d'employés

Remarque : Si les données de vos employés sont stockées dans une autre application, telle qu'une application de ressources humaines, un système de gestion de la paie ou un tableur, vous pourrez rapidement les verser dans la base de données ezLaborManager en effectuant une importation.

Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour entrer manuellement un employé dans votre base de données ezLaborManager en partant d'un dossier vide ne contenant aucune donnée. Vous pouvez aussi ajouter manuellement un employé dans la base de données ezLaborManager en copiant le dossier d'un employé existant. La méthode de copie vous permet de gagner du temps et diminue les risques d'erreur en vous évitant d'avoir à ré-entrer manuellement les données les plus courantes.

Pour ajouter un employé à ezLaborManager en partant d'un dossier vide :

Cliquez sur l’onglet Installation.
Sous l’onglet Installation, cliquez sur le lien Employés.
Sur le côté droit de la page sélectionnez Ajouter un employé dans la liste déroulante Actions.
Entrez l 'ID de l'employé (Un ID d'employé est un identifiant unique attribué à chaque employé par votre entreprise. L'ID peut comporter un maximum de 25 caractères, qui peuvent être un mélange de chiffres et de lettres majuscules et minuscules. ADP recommande d'éviter d'utiliser des numéros d'identification fournis par le gouvernement (tels que les numéros d'assurance sociale) comme ID d'employés.) dans le champ prévu à cette fin. Ce champ est obligatoire.

Astuce : Les flèches rouges () marquent les champs obligatoires. Si vous voyez deux champs ou plus précédés d'une flèche orangée (), vous devez remplir au moins un de ces champs. Les champs qui ne sont pas marqués d'une flèche sont facultatifs.

Dans les champs Prénom et Nom, entrez le prénom et le nom de l'employé. Ces champs sont obligatoires.
Si l'employé est un superviseur, cochez la case Est un superviseur?
Si l'employé relève d'un superviseur, cliquez sur le bouton en regard du champ Superviseur et sélectionnez le nom de son superviseur.

Remarque : Vous devez soit cocher la case « Est un superviseur », soit sélectionner un nom dans la liste des superviseurs. Si l'employé est un superviseur mais qu'il relève aussi d'un autre superviseur, remplissez les deux champs
Cliquez sur le bouton en regard du champ Groupe de paie pour ouvrir la fenêtre de consultation Groupe de paie, puis sélectionnez le groupe de paie (Le groupe de paie d'un employé détermine quel sera le cycle de paie et la méthode d'entrée du temps de cet employé, de même que les programmes liés au calcul des heures, aux congés, aux avantages sociaux, aux présences, à la génération du temps et aux taux de salaire qui seront utilisés par ezLaborManager pour calculer ses heures de travail et ses cumuls.) approprié. Ce champ est obligatoire.

Remarques :
La fenêtre de consultation Groupe de paie affiche tous les groupes de paie actifs de votre entreprise. Le cas échéant, vous pouvez aussi visualiser les groupes de paie inactifs de votre entreprise. Un groupe de paie inactif est un groupe de paie qui n’est associé à aucun employé. (Ce type de groupe de paie est souvent le résultat du déplacement d’un ensemble d’employés vers une autre cycle e paie). En tant qu’ administrateur, vous ne pouvez pas réactiver un groupe de paie inactif. Vous pouvez uniquement consulter ces groupes de paie, à des fins d’information.

Pour voir les groupes de paie inactifs de votre entreprise, cochez la case Inclure les groupes de paie inactifs, dans la fenêtre de consultation Groupe de paie, puis cliquez sur le bouton . Il n’y aura PAS de crochet en regard des groupes de paie inactifs dans la colonne Actif.

Dans le champ Badge, entrez le numéro de badge (Le numéro de badge d'un employé figure sur son badge. Lorsqu'un employé utilise son badge pour pointer ses heures à l'horodateur, son numéro de badge permet au système de pointage de l'identifier. Ce numéro peut comporter un maximum de 15 caractères, qui peuvent être un mélange de chiffres et de lettres majuscules et minuscules.) de l'employé.

Remarques :
Ce champ est obligatoire uniquement pour les employés qui pointent. Toutefois, vous pouvez si vous le voulez entrer un numéro de badge même pour un employé qui ne pointe pas.

Si votre entreprise n'utilise pas de badges, vous n'avez pas besoin d'entrer de numéro de badge.

Si votre entreprise accorde des primes pour certains quarts de travail, cliquez sur le bouton en regard du champ Règle liée au quart de travail et sélectionnez la règle(Une règle liée au quart de travail détermine les jours et les heures correspondant au(x) quart(s) de travail régulier(s) d'un employé. Généralement, elle s'applique uniquement aux employés qui gagnent des salaires différents selon les quarts de travail qu'ils font.) appropriée dans la fenêtre qui s'ouvrira. Ce champ est facultatif.
Si les données sur la paie de l'employé doivent être transférées à votre système de traitement de la paie lors de l'exécution des opérations de paie, cochez la case Transférer à la paie.

Remarque : Dans la plupart des cas, vous devrez cocher cette case. Toutefois, si un employé a fait l'objet d'une cessation d'emploi et qu'on lui a remis un chèque lors de son dernier jour de travail, assurez-vous de laisser cette case vide afin que le système ne génère pas une autre paie pour cet employé.

Cliquez sur le bouton en regard du champ Code de paie de l'entreprise et sélectionnez le code de paie(Le code de paie de l'entreprise permet de relier vos entrées de paie à votre programme de traitement de la paie. Les codes pertinents sont créés par votre spécialiste de la mise en œuvre chez ADP au moment où il effectue la configuration initiale de votre entreprise dans le système. Vous devez choisir parmi les codes d'entreprise qui s'affichent dans la page de consultation des codes d'entreprise.) approprié dans la fenêtre qui s'ouvrira.
Dans le champ ID de la paie, entrez l'ID que votre programme de traitement de la paie utilise pour identifier cet employé.
Cliquez sur le bouton en regard du champ Programme lié au taux de salaire et sélectionnez le programme lié au taux de salaire(Un programme lié au taux de salaire ajuste le taux de salaire d'un employé pour les paires de poinçons correspondant à des combinaisons précises de catégories de centres de coût.) approprié dans la fenêtre qui s'ouvrira. Pour en savoir plus au sujet des taux de salaire, reportez-vous à la section Création d'un programme lié aux taux de salaire.

Remarques :
L'application ezLaborManager essaiera toujours d'utiliser en premier le programme lié au taux de salaire que vous avez entré dans le champ Programme lié au taux de salaire. Si vous n'entrez aucune valeur dans ce champ, l'application utilisera le programme lié au taux de salaire défini pour le groupe de paie de l'employé.

Si vous ne voulez pas que l'application utilise le programme lié au taux de salaire défini pour le groupe de paie de l'employé, et ce, même si vous n'avez pas assigné de programme lié au taux de salaire à l'employé, cochez la case Remplacer le groupe de paie. Cette case ne s'activera que si vous avez entré une donnée valide dans le champ Programme lié au taux de salaire.

Pour préciser les catégories de centres de coût par défaut ou d'attache de l'employé, cliquez sur le bouton en regard d'une catégorie de centre de coût (par exemple, Service) et sélectionnez la valeur appropriée dans la fenêtre de consultation qui s'ouvrira. Répétez cette étape autant de fois que nécessaire pour les autres catégories de centres de coût. Les catégories de centres de coût permettent d'imputer les heures d'un employé à des catégories de coût spécifiques.
16. Cliquez sur le bouton en regard du champ Fuseau horaire et sélectionnez le fuseau horaire par défaut (ezLaborManager affichera ce fuseau horaire lorsque l'employé ouvrira une session dans l'application, peu importe où il se trouve.) de l'employé dans la fenêtre qui s'ouvrira. Ce champ est obligatoire.
Cliquez sur le bouton Soumettre.

Une fois que vous avez créé le dossier d'un employé, vous pouvez ajouter ou modifier les données qu'il contient au moyen du menu de gauche de la page Employés. Vous voudrez peut-être consulter aussi les sections suivantes :