Copier le dossier d'un employé constitue une façon rapide d'ajouter un nouvel employé à votre base de données ezLaborManager. Lorsque vous copiez un dossier, la plupart des données du dossier existant sont conservées dans le nouveau dossier. Il ne vous reste donc plus qu'à personnaliser le dossier du nouvel employé en y ajoutant les renseignements qui lui sont propres. La méthode de copie vous permet de gagner du temps et diminue les risques d'erreur en vous évitant d'avoir à ré-entrer manuellement les données les plus courantes.

Pour ajouter un employé à la base de données ezLaborManager en partant d'un dossier existant :

1. Cliquez sur l'onglet Installation.

2. Sous l'onglet Installation, cliquez sur le lien Employés.

3. Dans la page Employés, cliquez sur le bouton , à côté du bouton Trouver. Dans la fenêtre Consultation - ID de l'employé qui s'ouvrira, sélectionnez l'employé dont vous voulez copier le dossier.

Astuces :
La fenêtre Consultation – ID de l'employé énumère uniquement les employés dont vous êtes autorisé à voir le dossier. Les éléments de la liste s'affichent dans l'ordre défini par le filtre d'employé. Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'affichage en cliquant sur le titre de la colonne Nom, Prénom ou ID de l'employé.

Pour trouver le nom d'un employé en particulier, sélectionnez d'abord l'élément Nom dans le menu déroulant Colonne, puis entrez le nom de l'employé dans le champ Recherche et cliquez sur le bouton . Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton , l'option de recherche (Nom dans cet exemple) sera enregistrée comme valeur par défaut du champ Colonne pour toutes les fenêtres de consultation par ID d'employé. Bien sûr, vous pouvez aussi sélectionner les éléments Prénom ou ID de l'employé dans le menu déroulant Colonne, et entrer l'information correspondante avant de cliquer sur le bouton . Quel que soit votre choix, il deviendra la nouvelle valeur par défaut.

Si vous ne parvenez pas à trouver l'employé voulu, vérifiez les paramètres du filtre d'employé actif.

4. Dans la partie droite de la page, sélectionnez Copier employé dans la liste déroulante Actions. La page s'actualisera et vous verrez que l'élément Principal du menu sera sélectionné; de plus, le curseur se retrouvera dans le champ ID de l'employé.

   Remarques :
   Lorsque vous sélectionnez Copier employé , certaines données provenant du dossier copié s'insèrent automatiquement dans le nouveau dossier. Si les mêmes valeurs s'appliquent au nouvel employé, vous n'avez pas besoin de modifier les données qui figurent dans les champs déjà remplis. Toutefois, vous devez au moins modifier l'ID de l'employé, son prénom et son nom, de même que le champ Numéro de badge si votre entreprise utilise les numéros de badge, étant donné que ces champs contiennent des renseignements propres à un seul employé.
   
   Les flèches rouges () marquent les champs obligatoires. Si vous voyez deux champs ou plus précédés d'une flèche orangée (), vous devez remplir au moins un de ces champs. Les champs qui ne sont pas marqués d'une flèche sont facultatifs.

5. Supprimez la valeur qui figure dans le champ ID de l'employé et entrez l'ID du nouvel employé. Ce champ est obligatoire.

6. Videz la case Prénom et entrez le prénom du nouvel employé. Ce champ est obligatoire.

7. Videz la case Nom et entrez le nom du nouvel employé. Ce champ est obligatoire.

8. Supprimez la valeur qui figure dans le champ Numéro de badge (le cas échéant) et entrez le numéro de badge(Le numéro de badge d'un employé figure sur son badge. Lorsqu'un employé utilise son badge pour pointer ses heures à l'horodateur, son numéro de badge permet au système de pointage de l'identifier. Ce numéro peut comporter un maximum de 15 caractères, qui peuvent être un mélange de chiffres et de lettres majuscules et minuscules.) (Le numéro de badge d'un employé figure sur son badge. Lorsqu'un employé utilise son badge pour pointer ses heures à l'horodateur, son numéro de badge permet au système de pointage de l'identifier. Ce numéro peut comporter un maximum de 15 caractères, qui peuvent être un mélange de chiffres et de lettres majuscules et minuscules.) du nouvel employé.

Remarques :
Ce champ est obligatoire uniquement pour les employés qui pointent. Toutefois, vous pouvez si vous le voulez entrer un numéro de badge même pour un employé qui ne pointe pas.

Si votre entreprise n'utilise pas de badges, vous n'avez pas besoin d'entrer de numéro de badge.

9. Si nécessaire, cochez ou décochez la case Est un superviseur?

10. Si nécessaire, modifiez le champ Superviseur.

Remarque : Vous devez soit cocher la case « Est un superviseur », soit sélectionner un nom dans la liste des superviseurs. Si l'employé est un superviseur mais qu'il relève aussi d'un autre superviseur, remplissez les deux champs.

11. Si nécessaire, cliquez sur le bouton en regard du champ Groupe de paie pour ouvrir la fenêtre du même nom, puis sélectionnez le groupe de paie(Le groupe de paie d'un employé détermine quel sera le cycle de paie et la méthode d'entrée du temps de cet employé, de même que les programmes liés au calcul des heures, aux congés, aux avantages sociaux, aux présences, à la génération du temps et aux taux de salaire qui seront utilisés par ezLaborManager pour calculer ses heures de travail et ses cumuls.) (Le groupe de paie d'un employé détermine quel sera le cycle de paie et la méthode d'entrée du temps de cet employé, de même que les programmes liés au calcul des heures, aux congés, aux avantages sociaux, aux présences, à la génération du temps et aux taux de salaire qui seront utilisés par ezLaborManager pour calculer ses heures de travail et ses cumuls.) approprié. Ce champ est obligatoire.

Remarques :
La fenêtre de consultation Groupe de paie affiche tous les groupes de paie actifs de votre entreprise. Le cas échéant, vous pouvez aussi visualiser les groupes de paie inactifs de votre entreprise. Un groupe de paie inactif est un groupe de paie qui n’est associé à aucun employé. (Ce type de groupe de paie est souvent le résultat du déplacement d’un ensemble d’employés vers une autre cycle e paie). En tant qu'administrateur, vous ne pouvez pas réactiver un groupe de paie inactif. Vous pouvez uniquement consulter ces groupes de paie, à titre informatif.

Pour voir les groupes de paie inactifs de votre entreprise, cochez la case Inclure les groupes de paie inactifs dans la fenêtre de consultation Groupe de paie, puis cliquez sur le bouton . Il n’y aura PAS de crochet en regard des groupes de paie inactifs dans la colonne Actif.

12. Passez en revue et modifiez, au besoin, les autres champs de la section Principal. Pour en savoir plus sur chacun de ces champs, reportez-vous à la section Modification des données de base au sujet d'un employé.

13. Cliquez sur le bouton Soumettre.

14. Examinez avec soin et modifiez si nécessaire les renseignements figurant dans chaque page énumérée dans le menu de gauche de la page Employés. De cette façon, vous vous assurerez que toutes les données concernant le nouvel employé sont exactes. Vous voudrez peut-être consulter aussi les sections suivantes :

7. • Modification du statut d'un employé

   • Comment assigner des groupes de sécurité à des employés

   • Comment entrer ou modifier les dates d'emploi des employés

   • Comment entrer ou modifier les taux de base des employés

   • Comment entrer ou modifier les taux de poste des employés

   • Comment entrer ou modifier les adresses de courriel des employés

   • Configuration des données d'accès par téléphone des employés

   • Comment entrer ou modifier les renseignements personnels des employés

   • Configuration de l’accès d’un employé aux horodateurs