Le module de planification des horaires de ezLaborManager comprend de nombreuses fonctions qui simplifient l'attribution et la gestion des horaires de vos employés. Les rubriques ci-dessous présentent les fonctions de planification des horaires de ezLaborManager.

• Pourquoi utiliser les horaires?

  L'attribution d'horaires dans ezLaborManager vous permet de savoir si un employé donné doit être au travail ou non, ou de comparer les heures de travail réelles d'un employé et l'horaire qui lui est attribué. Si vous entrez les heures de travail prévues de vos employés ainsi que les heures non travaillées prévues (par exemple les vacances, les congés pour fonctions judiciaires ou pour un deuil), il vous sera facile de voir en un coup d'oeil l'incidence du temps non travaillé sur vos niveaux de dotation.

  De nombreuses fonctions administratives et de superviseur de ezLaborManager sont accessibles seulement si des horaires sont définis. Si vous avez attribué des horaires à vos employés, ezLaborManager peut signaler comme à titre d'exceptions certains types de changements ponctuels attribués (comme des départs anticipés ou des retards). Lorsque certains types d'exception se produisent (par exemple, un poinçon d'entrée ou de sortie manquant), vous pouvez résoudre rapidement le problème en sélectionnant la solution automatique « Utiliser horaire ». Si votre entreprise prend en charge les prêts d'employés, vous pouvez prévoir qu'un employé travaillera quelques heures pour une catégorie de centre de coût associée à un autre superviseur.

  Vos employés gagnent aussi à ce que leur horaire soit entré dans ezLaborManager. Ils peuvent consulter l'horaire qui leur est attribué; ils peuvent donc vérifier quand ils doivent se présenter au travail. L'attribution d'horaires rend également certaines tâches d'entrée des heures plus efficaces étant donné que ezLaborManager peut utiliser les heures prévues d'un employé comme valeurs par défaut dans de nombreuses procédures. Par exemple, lorsqu'un employé qui a travaillé toutes les heures prévues à son horaire remplit sa fiche de présence, il n'a qu'à accepter les heures prévues qui s'affichent par défaut sur sa fiche de présence.

• Types d'horaires : Horaires quotidiens et horaires répétitifs

  À titre de superviseur, vous pouvez créer des horaires quotidiens personnalisés pour vos employés, ou vous pouvez affecter des employés à des horaires répétitifs standard  qui sont prédéfinis par votre administrateur. Vous pouvez utiliser à la fois les horaires répétitifs et quotidiens, ce qui vous permet d'attribuer un horaire standard à un employé tout en permettant des changements à l'horaire répétitif dans des circonstances particulières. Tout changement entré à titre d'horaire quotidien a préséance sur l'horaire répétitif attribué à l'employé. Pour en savoir plus sur les horaires répétitifs et les changements à 'horaire, reportez-vous à Fonctionnement des horaires répétitifs.

  Remarque : Vous pouvez combiner des horaires quotidiens ou répétitifs comme bon vous semblera, du moment que les paires de poinçons que vous inscrirez ne se chevauchent pas. Si un horaire quotidien et un horaire répétitif attribué se chevauchent, c'est l'horaire quotidien qui a préséance.

• Utilisation de la planification des horaires

  La fonction de planification des horaires est un outil très souple qui vous permet d'effectuer de nombreuses tâches de planification des horaires. La plupart de ces tâches sont exécutées à partir d'un tableau dans l'onglet Horaires. Le tableau des horaires peut être consulté à l'aide de l'n des deux onglets de deuxième niveau, chacun d'eux présentant différentes informations et vous permettant d'effectuer différentes tâches de planification des horaires :

  • L'onglet de deuxième niveau Horaires quotidiens vous permet de consulter, de créer, de modifier et de supprimer des horaires quotidiens, qui ne sont pas fondés sur des horaires répétitifs (et qui ont préséance sur eux);

  • L'onglet de deuxième niveau Horaires répétitifs vous permet d'attribuer des horaires répétitifs à des employés, de supprimer des horaires répétitifs attribués ou de modifier les horaires répétitifs attribués.

  Le tableau des horaires qui s'affiche dans l'onglet Horaires quotidiens et dans l'onglet Horaires répétitifs présente des données sur les horaires de plusieurs employés, jusqu';à concurrence de 100 employés pour jusqu'à 31 jours. Vous pouvez utiliser le tableau pour effectuer des opérations de planification des horaires pour plusieurs employés à la fois, et pour comparer les données avant et immédiatement après ces opérations.

• Utilisation de la vue de calendrier Un seul employé et des pages d'exploration en profondeur pour effectuer des tâches de planification des horaires

  Même si le tableau des horaires de l'onglet Horaires facilite la consultation et la gestion des horaires pour un ou plusieurs employés, vous pouvez quand même consulter et gérer l'horaire d'un employé donné à l'aide du calendrier mensuel d'un seul employé et du calendrier de l'horaire répétitif. Ces pages présentent quatre semaines de l'horaire complet d'un seul employé ou de l'horaire répétitif qui lui est attribué. À partir de ces calendriers, vous pouvez ouvrir des pages d'exploration en profondeur qui vous permettent de créer, de modifier ou de supprimer les horaires quotidiens ou répétitifs attribués, un seul employé et un seul horaire à la fois.

  Remarque : Contrairement au tableau des horaires de l'onglet Horaires, les calendriers pour un employé donné et les pages d'exploration en profondeur ne permettent pas de modifier les horaires pour plusieurs employés ou plusieurs jours à la fois, de voir un aperçu des résultats de vos modifications, de voir le résultat de vos modifications immédiatement, ni de consulter le sommaire des niveaux de dotation de vos employés.