L'aperçu des fiches de présence en mode Employés multiples est un moyen de visualiser et de modifier les entrées dans les fiches de présence pour plusieurs employés dont la rémunération est fondée sur les heures, pour une journée précise. À chaque page du Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples, vous pouvez modifier les données figurant sur les fiches de présence de plusieurs employés en même temps, jusqu'à concurrence de 300 employés dont la rémunération est fondée sur les heures d'arrivée et de départ, au lieu de Enregistrer une à une les fiches modifiées.

Remarque : Vous pouvez visualiser dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples les fiches des employés dont la rémunération est fondée sur le nombre total d'heures de travail, mais vous ne pouvez pas les modifier. Pour pouvoir modifier la fiche de présence d'un employé dont la rémunération est fondée sur le nombre d'heures de travail, veuillez cliquer sur le bouton en regard du nom de cet employé dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples. Une page de gestion des fiches de présence en mode Un seul employé s'affichera et vous pourrez alors procéder à toutes les modifications nécessaires.

Pour modifier les entrées dans les fiches de présence de plusieurs employés dont la rémunération est fondée sur les heures d'arrivée et de départ en utilisant le Gestionnaire des fiches de présence :

1. Dans la page d’Accueil des gestionnaires.cliquez sur l’icône Fiches de présence aux gestionnaires.

Le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvrira en mode Un seul employé ou en mode Employés multiples, selon vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.

2. Si le Gestionnaire des fiches de présence s'ouvre en mode Un seul employé, cliquez sur le lien Mode Employés multiples.

3. Au besoin, utilisez le bouton du filtre d'employé () pour modifier la liste des employés compris dans le filtre sélectionné ou pour sélectionner un autre filtre.

4. Au besoin, utilisez les outils de sélection de dates pour ajuster les dates auxquelles correspondent les fiches des employés à afficher. Utilisez les boutons de navigation ( et ) pour avancer ou reculer d'une journée, ou précisez les dates en les entrant dans la zone de texte ou en utilisant le bouton .

   Astuce : Si vous utilisez les boutons et pour changer la date, le Gestionnaire des fiches de présence s'actualisera immédiatement. Si vous entrez une date de votre choix dans le champ prévu à cette fin ou si vous en sélectionnez une avec le bouton , vous devrez cliquer sur Trouver pour actualiser la page.

5. Si vous devez entrer une nouvelle paire de poinçons pour un employé, mais que le nom de celui-ci ne figure dans aucune rangée, vérifiez vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence pour vous assurer que :

   • La préférence Rangées par employé n'est pas réglée à 0;

   • Vous avez bien sélectionné la préférence Afficher les jours non prévus à l'horaire.

   Astuce : Si vous avez réglé les préférences adéquatement et qu'un horaire a été attribué à un employé pour la journée visualisée, les heures de début et de fin correspondant à cet horaire s'afficheront sous forme de texte gris clair dans les colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ tant que les heures réelles n'auront pas été entrées. Si vous voulez accepter ces horaires par défaut, ainsi que tous les codes de gains et catégories de centres de coût qui s'y rattachent, cochez la case située dans la colonne Sélectionner, en regard de la ligne voulue. Pour changer les valeurs suggérées, remplacez simplement le texte en gris par de nouvelles valeurs.

6. Entrez ou modifiez les valeurs nécessaires dans les colonnes Heure d'arrivée, Heure de départ, Heures, Code de gain, Centre de coût, Modificateur de taux et Remplacer quart de travail pour chaque employé dont la rémunération est fondée sur les heures d'arrivée et de départ et dont le nom figure dans le Gestionnaire des fiches de présence.

   Astuces :
   Certaines de ces colonnes ne seront peut-être pas visibles, selon vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Pour obtenir de plus amples renseignements sur chaque champ, veuillez vous reporter à la rubrique Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples.
   
   Si votre entreprise a recours à un grand nombre de catégories de centres de coût, vous devrez peut-être faire défiler la page vers la droite pour visualiser toutes les colonnes du Gestionnaire des fiches de présence.
   
   Vous ne pouvez modifier ces colonnes pour les employés dont la rémunération est fondée sur le nombre total d'heures de travail. Pour modifier les fiches de présence fondées sur le nombre d'heures de travail, utilisez le Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé.

7. Pour définir une raison de modification différente de la raison par défaut, entrez un code valide dans la colonne Raison de la modification ou servez-vous du bouton pour en sélectionner un.

   Remarques :
   Si vous avez défini un code de raison de modification par défaut dans vos options d'utilisateur, celui-ci s'affichera automatiquement dans le champ Raison de la modification. Dans le cas contraire, vous trouverez dans ce champ le code par défaut défini par votre entreprise.
   
   La colonne Raison de la modification ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences du Gestionnaire de fiches de présence.
   
   Chaque modification faite à la fiche de présence d'un employé requiert une raison de modification, et ce, même si la colonne Raison de la modification est invisible.

8. Si vous voulez ajouter des précisions à propos de vos modifications, cliquez sur le bouton dans la partie droite de la page, entrez une remarque dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur Terminé.

Remarques :
Lorsque vous cliquez sur le bouton de remarque, la fenêtre Remarques s'ouvre au-dessus de la rangée et cette dernière est mise en surbrillance pour que vous sachiez que la remarque créée, consultée ou modifiée s'y rattache. Il existe cinq versions de ce bouton, qui dénotent différentes situations :

- Il n'existe aucune remarque relative à la rangée. Il s'agit également de l'icône de remarque par défaut qui s'affiche avant l'ajout d'une remarque dans une rangée.

- Tout le texte d'une fenêtre de remarque a été supprimé, mais la page n'a pas été soumise depuis la suppression de ce texte.

- Une remarque existe pour la rangée, et la page a été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

- Une remarque existe pour la rangée, mais la page n'a pas encore été soumise depuis l'ajout ou la modification de cette remarque.

10. Pour supprimer une ou plusieurs rangées, cochez les cases de la colonne Sélectionner en regard des rangées voulues et cliquez sur le bouton Supprimer.

    Remarque : Le fait de cliquer sur le bouton Supprimer marque les rangées sélectionnées en vue de leur suppression. L'icône s'affichera dans la colonne d'état des rangées que vous sélectionnerez en vue de leur suppression et les données de ces rangées seront affichées en rouge, mais elles ne seront réellement supprimées qu'une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Enregistrer. Si vous décidez de ne pas supprimer une rangée qui a été marquée en vue de sa suppression, cliquez sur la case à cocher en regard de cette rangée et cliquez sur le bouton Supprimer.

11. Lorsque vous aurez effectué toutes les modifications voulues, cliquez sur le bouton Enregistrer.

    Astuce : Si vous avez marqué une ou plusieurs rangées en vue de leur suppression, une fenêtre de confirmation s'affichera et vous demandera de confirmer que vous voulez bien effectuer cette suppression. Cliquez sur OK si vous êtes certain de vouloir supprimer les données en question.

Remarques :
Toutes vos modifications ne s'enregistreront que lorsque vous cliquerez sur Enregistrer. Chaque modification enregistrée sera enregistrée dans une liste de vérification des modifications.

Si vous modifiez une fiche de présence déjà approuvée par vous ou par votre employé, vos approbations seront annulées et vous devrez tous deux approuver de nouveau la fiche de présence.