Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples

Filtre d'employé

Affiche le nom du filtre sélectionné, qui détermine quelles fiches d'employé paraissent dans le Gestionnaire des fiches de présence. Veuillez utiliser le bouton de filtre () pour changer la liste des employés compris dans le filtre ou pour passer à un autre filtre (vous pouvez consulter la section Comment trouver des dossiers d'employés pour en savoir plus).

Remarques :
Vous pouvez uniquement voir les renseignements inscrits dans les fiches de présence des employés faisant partie des groupes de sécurité auxquels vous avez accès. Ces employés sont habituellement ceux que vous supervisez ou ceux qui vous ont été prêtés.

Un maximum de 300 rangées peuvent s'afficher dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples. Si vous supervisez un très grand nombre d'employés ou que beaucoup d'entre eux entrent souvent plusieurs paires de poinçons par jour, utilisez les filtres d'employés pour créer des sous-ensembles d'employés afin d'éviter de dépasser la limite de paires de poinçons pouvant être affichées pour chaque journée.

Outils de sélection des dates de paie

Servent à indiquer la date pour laquelle vous souhaitez consulter des fiches, et permettent de sélectionner une date différente de celle en cours. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation ( et ) pour vous déplacer au jour précédent ou au jour suivant, ou sélectionner une date précise en l'entrant dans la zone de texte ou en utilisant le bouton .

Remarque : Si vous utilisez les boutons de navigation pour changer la date, le Gestionnaire des fiches de présence s'actualisera immédiatement lorsque vous cliquerez sur les boutons ou . Si vous entrez une date précise ou en sélectionnez une avec le bouton , vous devrez cliquer sur Trouver pour actualiser la page.

Menu et lien Préférences

Servent à configurer les paramètres qui contrôlent l'interface du Gestionnaire des fiches de présence. Les paramètres les plus couramment utilisés sont énumérés dans un menu déroulant. Pour visualiser et configurer ces paramètres, cliquez sur le bouton . Pour accéder à des réglages plus avancés, cliquez sur le lien Préférences. Pour de plus amples renseignements, reportez-vous à la rubrique Réglage de vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence.

Lien Mode Un seul employé

Permet de passer du mode Employés multiples au mode Un seul employé du Gestionnaire des fiches de présence.

Colonne Sélectionner

Permet d'effectuer des opérations touchant plusieurs rangées à la fois, telles que le marquage d'entrées en vue de leur suppression. Cochez tout simplement la case située dans la colonne Sélectionner en regard de chaque rangée sur laquelle vous souhaitez appliquer une action, puis cliquez sur le bouton d'action approprié. Pour sélectionner toutes les rangées du Gestionnaire des fiches de présence, cliquez sur le bouton Sélectionner figurant dans l'en-tête de la colonne.

Colonne État

Contient des icônes qui indiquent l'état du traitement de chaque entrée dans la fiche de présence. Vous pouvez cliquer sur une icône pour ouvrir la fenêtre contextuelle Détails sur les paires de poinçons, contenant de l'information détaillée sur l'état de cette entrée (ce qui s'avère particulièrement utile lorsqu'une erreur ou un avertissement est associé à cette entrée). Voici la description des icônes les plus fréquentes :

Colonnes Approbation du superviseur et Approbation de prêt

Permettent d'approuver les paires de poinçons des employés. La case à cocher située dans la colonne Approbation du superviseur n'est active que si les employés sont membres des groupes de sécurité auquel vous avez accès. La case à cocher dans la colonne Approbation de prêt sera active si l'employé qui vous a été prêté a imputé des heures à une catégorie de centre de coût dont vous êtes responsable.

Remarque :
La colonne Approbation du superviseur ne sera pas visible si la fonction d'approbation est désactivée dans le dossier de tous vos employés. Si elle est activée pour certains de vos employés et désactivées pour d'autres, vous verrez la colonne Approbation du superviseur dans la page du Gestionnaire des fiches de présence en mode Employés multiples, mais les cases à cocher en regard du nom des employés qui n'utilisent pas cette fonction ne vous seront pas accessibles.

Seules les paires de poinçons qui ont été traitées avec succès peuvent être approuvées. Si une paire de poinçons n'a pas été traitée ou a engendré une erreur durant son traitement, les cases d'approbation seront désactivées.

ID de l'employé

Affiche le numéro de l'employé dont le nombre d'heures ou l'horaire de travail est inscrit dans une rangée donnée.

Nom

Affiche le nom de l'employé dont le nombre d'heures ou l'horaire de travail est inscrit dans une rangée donnée. Cette colonne est facultative et ne paraîtra que si vous avez réglé vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence sur « Afficher le nom des employés ».

Astuce : Pour voir ou imprimer l'information de base à propos d'un employé, cliquez sur le nom de l'employé dans cette colonne. La fenêtre contextuelle Renseignements sur l'employé s'ouvrira; vous y trouverez les mêmes coordonnées et renseignements professionnels que ceux apparaissant dans l'onglet de deuxième niveau Renseignements de la page Mes employés.

Bouton

Ouvre le Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé et affiche les données relatives à l'employé dont le nom figurait dans la rangée où se trouvait ce bouton.

Colonnes Date d'entrée

Indiquent les dates d'inscription de toutes les paires de poinçons affichées. Cette colonne est en lecture seule. Pour modifier la date qui se rapporte à une paire de poinçons donnée, cliquez sur le bouton pour ouvrir la fiche correspondante dans le Gestionnaire des fiches de présence en mode Un seul employé.

Colonnes de données principales

Permettent d'afficher/d'entrer l'information sur les heures de travail de l'employé. Les colonnes affichées diffèrent selon le mode d'entrée des heures de l'employé, vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence et les politiques de votre entreprise en matière d'enregistrement des heures. Pour obtenir plus de renseignements sur l'entrée ou la modification de données dans ces colonnes, veuillez consulter les rubriques Création d'une nouvelle paire de poinçons pour un employé et Modification d'une paire de poinçons d'un employé.

Remarque : Vous ne pouvez pas modifier les inscriptions aux fiches de présence des employés dont la rémunération est fondée sur le nombre total d'heures de travail dans le mode Employés multiples du Gestionnaire des fiches de présence, mais vous pouvez y voir le nombre d'heures déjà inscrit.

Colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ - Permettent d'afficher/d'accepter les heures d'arrivée, de départ et de sortie pour le repas. Si un horaire a été attribué aux employés dans ezLaborManager, les heures d'arrivée et de départ prévues seront affichées dans ces colonnes sous forme de texte gris clair, pour les journées prévues à l'horaire qui n'ont pas encore fait l'objet d'un pointage d'heures. Pour les employés dont la rémunération est fondée sur le nombre total d'heures de travail, la colonne Heure d'arrivée affichera une heure d'arrivée par défaut, ainsi que le nombre d'heures inscrites (ou prévues). Les colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ ne contiendront jamais de données relatives aux heures d'arrivée et de départ pour les employés dont la rémunération est fondée sur le nombre d'heures de travail puisque ceux-ci ne consignent pas ce type d'information.

Colonne Heures - Permet d'afficher le nombre total d'heures travaillées (pour les employés dont la rémunération est fondée sur le nombre d'heures de travail) ou indique le total calculé des heures correspondant à la paire de poinçons (pour les employés qui pointent et ceux dont la rémunération est fondée sur les heures d'arrivée et de départ). Si un employé dont la rémunération est fondée sur le nombre d'heures de travail s'est vu attribuer un horaire dans ezLaborManager, l'horaire prévu sera affiché dans la colonne Heures sous forme de texte gris clair pour les journées prévues à l'horaire qui n'ont pas encore fait l'objet d'une entrée de temps.

Remarque : Il n'existe que deux cas où la colonne Heures peut être utilisée pour entrer des données pour des employés dont la rémunération est fondée sur les heures : lorsque vous utilisez des codes de gain fondés sur le temps (comme lors de l'entrée d'heures non-travaillées) ou lorsque vous consignez un quart de travail de 24 heures (pour ce faire, il suffit d'entrer la même heure dans les colonnes Heure d'arrivée et Heure de départ et d'entrer « 24 » dans la colonne Heures).

Colonne Type de départ - Indique si l'heure de départ correspond à un « Poinçon de repas » ou à un poinçon de départ normal (colonne vide). Pour les employés qui pointent ou dont la rémunération est fondée sur les heures et dont l'entreprise procède automatiquement à la déduction des heures de repas, la configuration « Pas de repas » indique qu'aucune déduction ne doit être appliquée à la paire de poinçons. Cette colonne ne contiendra jamais de données relatives aux employés dont la rémunération est fondée sur le nombre d'heures de travail.

Colonne Code de gain - Permet d'imputer des heures de l'employé à un code de gain précis (par exemple, Fonctions de juré ou Vacances) quand c'est nécessaire. Si un employé s'est vu assigner un code de gain par défaut, celui-ci s'affichera dans cette colonne sous forme de texte gris clair pour toutes les lignes où les données réelles n'ont pas encore été entrées.

Colonnes Centres de coût - Permettent d'imputer les heures des employés à des catégories de centres de coût précises. Le numéro et le nom des colonnes de centres de coût diffèrent selon les besoins de votre entreprise et vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Si un employé s'est vu attribuer des codes de centres de coût par défaut, ceux-ci s'afficheront dans ces colonnes sous forme de texte gris clair, pour toutes les lignes où les données réelles n'ont pas encore été entrées.

Colonne Modificateur de taux - Permet de remplacer ou d'ajuster le taux de salaire des employés. Cette colonne ne sera visible que si vous avez coché la case correspondante dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Pour remplacer ou ajuster le taux de salaire d'un employé, vous devez entrer un code valide dans cette colonne ou utiliser le bouton pour en sélectionner un.

Colonne Remplacer quart de travail - Permet de remplacer ou d'ajuster le calcul de la règle liée au quart de travail de l'employé qui est rattachée à une paire de poinçons donnée. Cette colonne ne sera visible que si vous l'avez activée dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence. Pour remplacer ou ajuster la règle liée au quart de travail d'un employé, vous devez entrer un code valide dans cette colonne ou utiliser le bouton pour en sélectionner un.

Colonne Raison de la modification - Affiche et permet d'accepter le code de raison de modification associé à chaque paire de poinçons. Même si cette colonne n'est visible que si vous avez activé le paramètre correspondant dans vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence, chaque modification apportée à une fiche de présence doit être accompagnée d'une raison de modification. Si vous avez précisé un code de raison de modification par défaut dans vos options d'utilisateur, il sera automatiquement attribué à toutes les modifications que vous effectuerez ultérieurement sur la fiche de présence d'un employé, à moins que vous n'entriez une autre raison de modification valide dans cette colonne. Si vous n'avez pas défini de code de raison par défaut et que vous n'entrez pas manuellement de raison de modification, c'est le code par défaut de votre entreprise qui sera utilisé.

Bouton de remarque

Figure à l'extrémité droite de chaque ligne du Gestionnaire des fiches de présence. Cette icône permet d'ajouter, de consulter ou de modifier une remarque dans la ligne de votre choix. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre Remarques s'ouvre au-dessus de la rangée et cette dernière est mise en surbrillance pour que vous sachiez que la remarque créée, consultée ou modifiée s'y rattache. Les icônes suivantes indiquent la présence d'une remarque et, le cas échéant, précisent si elle a été soumise ou non :

Bouton Enregistrer

Permet d'effectuer les tests de validité de base sur toutes les données, qu'elles soient nouvelles ou modifiées. Si elles sont valides, le système procédera à l'enregistrement de ces données et vous donnera le message « Opération réussie ». Si les tests de validité échouent, un message d'erreur vous donnera de l'information de dépannage.

Remarque : Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le processeur des fiches de présence ne se déclenche pas automatiquement. L'icône s'affiche en regard des entrées qui ont été enregistrées avec succès grâce au bouton Enregistrer, jusqu'à ce que le processeur se déclenche.

Bouton Insérer

Insère une rangée ou plusieurs dans la fiche de présence en cours d'affichage. Les nouvelles rangées créées en utilisant le bouton Insérer prennent pour modèle les rangées que vous avez sélectionnées ou, si aucune rangée n'est sélectionnée, la rangée dans laquelle se trouve votre curseur.

Pour insérer une ou plusieurs nouvelles rangées, cochez la case située dans la colonne Sélectionner en regard de chaque rangée que vous voulez prendre pour modèle, puis cliquez sur le bouton Insérer. Une nouvelle rangée apparaîtra immédiatement en dessous de chaque rangée sélectionnée.

Remarque : Si vous avez configuré vos préférences relatives au Gestionnaire des fiches de présence sur « Ne pas effacer lors de l'insertion », chaque nouvelle rangée que vous créerez avec le bouton Insérer contiendra les mêmes données que les rangées prises pour modèle (sauf les remarques). Pour insérer une nouvelle rangée vide n'ayant que la date en commun avec la rangée sélectionnée, choisissez plutôt « Effacer lors de l'insertion » avant de cliquer sur le bouton Insérer.

Boutons Copier et Coller

Permettent de copier et de coller des paires de poinçons provenant d'autres journées ou de la fiche de présence d'autres employés. Veuillez consulter la rubrique Utilisation des boutons de modification du Gestionnaire des fiches de présence.

Bouton Effacer

Sert à effacer les données des champs Heure d'arrivée, Heure de départ, Type de départ, Heures et Code de gain, ce qui s'avère particulièrement utile lorsque vous avez besoin de corriger ou de supprimer des données que vous avez commencé à entrer, mais que vous n'avez pas encore enregistrées.

Remarques :
Le bouton Effacer ne supprime pas les données des colonnes Jour, Date, Centre de coût, Modificateur de taux, Remplacer quart de travail ou Raison de modification, et ne supprime aucune note associée à la rangée ou aux rangées sélectionnée(s).

Le bouton Effacer sert à effacer les entrées que vous êtes en train de modifier mais que vous n'avez pas encore enregistrées. Pour supprimer une paire de poinçons qui a déjà été enregistrée, utilisez plutôt le bouton Supprimer.

Bouton Supprimer

Marque les rangées sélectionnées en vue de leur suppression.

Remarque : L'icône apparaîtra dans la colonne d'état de toute rangée que vous marquerez en vue de sa suppression et les données dans cette rangée seront affichées en rouge, mais elles ne seront supprimées qu'une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Enregistrer. Si vous décidez de ne pas supprimer une rangée qui a été marquée en vue de sa suppression, cliquez sur la case à cocher en regard de cette rangée et cliquez sur le bouton Supprimer.