Il se peut que votre entreprise exige l'approbation
par un superviseur de toutes les paires de poinçons des employés pour
une période de paie donnée avant que la paie ne puisse être traitée. Le
cas échéant, ezLaborManager génèrera une exception de type « Approbation
du superviseur requise » pour chaque paire de poinçons non approuvée.
Pour approuver les paires de poinçons de vos employés
et enrayer les exceptions de type « Approbation du superviseur requise
» :
Dans la page d' Accueil, cliquez sur le lien Exceptions
aux employés.
Dans la liste des types d'exception,
cliquez sur Approbation du superviseur
requise.
La page Approbation du superviseur requise s'ouvrira; vous y trouverez
toutes les paires de poinçons de vos employés qui n'ont pas encore
été approuvées pour la période de paie sélectionnée..
Passez en revue chaque entrée
et cliquez sur la case à cocher de la colonne Approuver, en regard
des entrées que vous souhaitez approuver.
Astuces :
Pour sélectionner et approuver toutes les transactions à la fois, cochez
la case située dans l'en-tête de la colonne Approuver.
Vous pouvez uniquement approuver les paires de poinçons qui ont été
traitées et qui ne comportent aucune erreur. Pour obtenir des détails
relatifs au traitement des paires de poinçons et aux exceptions qui
peuvent s'y rattacher, cliquez sur l'icône figurant dans la colonne
État en regard de la paire de poinçons voulue.
Si vous devez modifier
une paire de poinçons, cliquez sur la date correspondant à l'entrée
voulue. Cette action aura pour effet d'ouvrir le Gestionnaire des
fiches de présence en mode Un seul employé, dans lequel vous trouverez
toutes les paires de poinçons de l'employé en question pour la date
sélectionnée.
Pour consulter la fiche de présence d'un employé, y compris son sommaire
de paie (et, le cas échéant, ses gains supplémentaires), cliquez sur
le bouton 
.
Cliquez sur Soumettre
pour enregistrer vos approbations.
Remarques :
Contrairement aux employés, qui peuvent approuver leur fiche de présence
(le cas échéant) en une seule étape, les superviseurs doivent approuver
séparément chaque paire de poinçons..
Votre entreprise a pu configurer le système de façon à ce qu’une fois qu’un
superviseur (ou un superviseur emprunteur) approuve une entrée à une fiche
de présence, l'entrée est verrouillée et l’employé ne peut plus la modifier.
Si le système de votre entreprise est configuré de cette façon, vos employés
ne peuvent modifier que les entrées à une fiche de présence qui n’ont
pas encore été approuvées par leur superviseur (ou un superviseur emprunteur).
Si une ou plusieurs des entrées à la fiche de présence d’un employé ont
été verrouillées pour cette raison, le message suivant s'affichera en
haut de la page de la fiche de présence :
« Les rangées sont peut-être désactivées car l’approbation de votre superviseur
a déjà eu lieu ».
Si le système de votre entreprise n’est pas configuré de cette façon là,
les employés peuvent continuer à modifier des entrées à leur fiche de
présence après que l'approbation du superviseur ait eu lieu. Si vous ou
votre employé modifiez des entrées à la fiche de présence de cet employé,
que vous avez déjà approuvées, l'approbation sera supprimée et vous devrez
approuver de nouveau la fiche de présence. Si vous avez des questions
sur la modification des fiches de présence des employés, contactez
votre représentant ezLaborManager
à ADP.
Si votre
entreprise exige l'approbation du superviseur et que l'un des employés
que vous supervisez a déclaré des gains supplémentaires, vous devrez aussi
approuver les gains supplémentaires
de l'employé.
De plus, vous devrez peut-être approuver
les heures et/ou les gains supplémentaires
des employés qui vous ont été prêtés par un autre superviseur, le cas
échéant.
La procédure décrite ci-dessus constitue la façon la plus rapide et la
plus facile de visualiser et d'approuver toutes les paires de poinçons
de vos employés pour la période de paie courante et pour la suivante.
Toutefois, vous pouvez aussi approuver les paires de poinçons d'un seul
employé à la fois au moyen du Gestionnaire
des fiches de présence en mode Un seul employé,
ou une journée à la fois au moyen du Gestionnaire
des fiches de présence en mode Employés multiples.