Après la date de fin de la période de paie, vous devez effectuer une série d'opérations de « fin de période » en vue de fermer celle-ci dans ezLaborManager. Vous aurez notamment à verrouiller le cycle de paie afin d'empêcher qu'on y apporte d'autres changements, à corriger toute erreur critique décelée dans les entrées de la période de paie, à vérifier si toutes les approbations requises ont été données, à générer les rapports pertinents et à préparer un fichier d'exportation pouvant être lu par votre programme de traitement de la paie. Une fois toutes ces étapes accomplies, vous pourrez archiver les données de la période de paie et passer au cycle de paie suivant. Ainsi, la « période de paie en cours » deviendra une « période de paie passée » et ne pourra plus être modifiée. La période qui était auparavant considérée comme la « période de paie suivante » deviendra quant à elle la « période de paie en cours ».

Les opérations de fin de période doivent être exécutées pour chaque période de chaque cycle de paie employé par votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise utilise un cycle de paie bihebdomadaire pour générer la paie de certains employés et un cycle de paie mensuel dans certains autres cas, vous devrez effectuer les opérations de fin de période toutes les deux semaines pour le cycle de paie bihebdomadaire et tous les mois pour ce qui est du cycle de paie mensuel. La page Fin de la période vous permet de voir en un coup d'œil les dates de fin de la période de paie en cours et de la suivante pour chaque cycle de paie. Pour éviter de perdre les données relatives aux heures de travail des employés, vous devez exécuter les opérations de fin de période avant la date de fin de la période de paie suivante. Vous pouvez configurer le système de façon à ce qu'il vous envoie des avis à chaque cycle de paie pour vous rappeler d'effectuer les opérations de fin de période au moment opportun. Ainsi, quelques jours avant la date de fin du cycle de paie suivant, un avertissement s'affichera dans l'onglet Accueil des Services aux superviseurs. Vous pouvez aussi configurer l'application ezLaborManager pour qu'elle envoie des avertissements par courriel aux personnes voulues en fin de période.

L'interface des opérations de fin de période vous permet d'effectuer facilement toutes les tâches requises lors de la clôture d'une période de paie. Ces tâches se divisent en 7 étapes principales et sont présentées en ordre sur 7 pages distinctes. Cette rubrique d’aide décrit l’exécution des opérations de fin de période une étape à la fois. Cependant, vous pouvez aussi exécuter les opérations de fin de période automatiquement. Lorsque vous exécutez le traitement étape par étape, l'application s'arrête à chaque étape, même si aucune erreur n'est trouvée. Après avoir fait des corrections dans une page, vous pouvez cliquer sur le bouton Étape suivante pour passer à l'étape suivante. Lorsque vous exécutez le traitement automatiquement, vous n’avez qu’à cliquer sur un lien et ezLaborManager passe à l’étape suivante. Vous n’avez pas à cliquer sur le bouton Étape suivante. Si une erreur survient, le traitement automatique est interrompu et des instructions expliquant les actions à prendre pour corriger l’erreur seront affichées à l’écran. Une fois toutes les erreurs corrigées, ezLaborManager vérifiera de nouveau automatiquement l’étape pour s’assurer que toutes les erreurs ont été corrigées. Vous retournez ensuite au début de l’étape, à partir de laquelle vous pouvez relancer le traitement automatique.

Remarque : Si l'horaire de paie de votre entreprise ne comporte aucun délai entre la fin d'une période de paie et le jour de distribution de la paie aux employés pour cette période, vous pouvez utiliser la fonction de projection de la paie pour générer la paie avant la fin de la période. Si vous utilisez cette fonction, vous devez tout de même exécuter toutes les opérations de fin de période et fermer la période de paie au moment prescrit. Toutefois, le moment où vous devez exécuter certaines des étapes du processus et la marche à suivre varient légèrement pour les cycles de paient projetés. Pour obtenir de l'information détaillée à ce sujet, consultez la page Aperçu relatif à la projection de la paie et les rubriques connexes.

Pour en savoir plus sur l'exécution des tâches de fin de période, reportez-vous aux rubriques suivantes :